Świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego

Zamówienie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) 2021-2027 "Projekt Doradztwa Energetycznego" w ramach działania "Efektywność energetyczna" priorytet "Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności".

Zgodnie z art. 305 pkt 2 ustawy Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym nie złożono żadnej oferty albo wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lub 5 ustawy Pzp, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.
Zamawiający w dniu 30.09.2026 r. w trybie podstawowym bez negocjacji wszczął postępowanie pn. Świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego, nr sprawy ZP-17/2026. Ogłoszenie o zamówieniu dla przedmiotowego postępowania zostało opublikowane w BZP pod nr 2026/BZP 00462811/01 z dnia 30.09.2026 r. W powyższym postępowaniu do upływu terminu składania ofert, tj. do 14.10.2026 r. godz. 10:00 wpłynęły dwie oferty.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach działań doradczych projektu pn. „Projekt Doradztwa Energetycznego”. Projekt finansowany z Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) 2021– 2027, Priorytet FENX.01 - Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności, Działanie FENX.01.01 Efektywność energetyczna, Cel szczegółowy EFRR/FS.CP2.I. na terenie województwa mazowieckiego w lokalizacjach wskazanych poniżej oraz terminach zaoferowanych przez Wykonawcę.
2. Zakres zamówienia:
1) Lokalizacje spotkań:
a) Maków Mazowiecki
b) Ostrołęka
c) Ostrów Mazowiecki
d) Pułtusk
e) Ciechanów
f) Wyszków
g) Płońsk
h) Wolanów
i) Pionki
j) Sterdyń
k) Brudzeń Duży
l) Myszyniec
Dopuszcza się organizację spotkania w innej miejscowości, znajdującej się w tej samej gminie, wyłącznie w przypadku braku zlokalizowania w danej miejscowości obiektu spełniającego wymogi określone w Zaproszeniu do negocjacji.
2) Terminy spotkań (miesiąc październik jest wykluczony):
a) Listopad – Wykonawca w „Formularzu oferty wstępnej” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) poza datami wykluczonymi, tj. 16-17.11.2026 r. oraz 30.11.2026 r.
b) Grudzień – Wykonawca w „Formularzu oferty wstępnej” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) w dniach od 01.12.2026 r. do 04.12.2026 r.
Z uwagi na fakt, że przewidywany czas trwania pojedynczego spotkania to około
2 godziny, Zamawiający dopuszcza, aby jednego dnia odbyły się dwa spotkania spośród wybranych, wskazanych wyżej lokalizacjach, pod warunkiem, że transfer z jednego miejsca na drugie nie będzie zajmował dłużej niż 45-60 minut samochodem osobowym, a drugie w kolejności spotkanie potrwa nie dłużej niż do godziny 17.
Przykład:
- 03.11.2026 r. godz. 10-12 spotkanie w Makowie Mazowieckim
- 03.11.2026 r. godz. 14-16 spotkanie w Ostrołęce
3) Wykonawca w Formularzu oferty wstępnej, zobowiązany jest podać dane obiektów dla każdej lokalizacji (miejscowości).
4) Liczba spotkań – 12
5) Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób podczas każdego ze spotkań, przy czym ostateczna liczba uczestników poszczególnych spotkań zostanie zgłoszona Wykonawcy na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem – dopuszczamy minimum 20 osób, a maksimum 25 osób.
6) Zadania i główne obowiązki Wykonawcy:
Spotkania zostaną zorganizowane w obiektach konferencyjnych/ domach kultury/ obiektach sportu i rekreacji pod warunkiem, że w obiektach tych jest dostępna sala konferencyjna/o charakterze konferencyjnym dla minimum 25 osób z wyposażeniem audiowizualnym, dostępem do Internetu, spełniająca wymagania dla osób z niepełnosprawnościami oraz miejscem przewidzianym na catering.
3. Szczegółowy zakres Usług określony został w załączniku nr 1 do umowy, stanowiącej załącznik nr 6 do Zaproszenia do negocjacji.