Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych dla jednostek organizacyjnych Politechniki Krakowskiej

W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem pk.ezamawiajacy.pl
Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: „Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych dla jednostek organizacyjnych Politechniki Krakowskiej”– znak sprawy: KZKN-2/128/2026.
Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin oraz uznaje go za wiążący.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:
podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j Dz.U. z 2023 r. poz. 57);
podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j Dz.U. z 2022 r. poz. 67).
Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PadES
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy zakupowej:
a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
b) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,
c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2,
d) włączona obsługa JavaScript,
e) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
Zamawiający dopuszcza następujący format przesyłanych danych:
1) pliki w formatach określonych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx;
2)w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip lub .7Z;
Ofertę, wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem: https://pk.ezamawiajacy.pl, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
W postępowaniu, wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pośrednictwem Platformy zakupowej dostępnej pod adresem: https://pk.ezamawiajacy.pl.
Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową zamawiającego. Opisane zostało to w Instrukcji dla wykonawców która jest udostępniana na platformie zakupowej zamawiającego. Szczegóły w pkt. 13 SWZ.

Przedmiot zamówienia obejmuje dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych dla jednostek organizacyjnych Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki.
W ramach zamówienia zakłada się dzierżawę:
1) 89 szt. urządzeń wielofunkcyjnych A3 kolorowych.
2) 20 szt. urządzeń wielofunkcyjnych A3 monochromatycznych.
3) 44 szt. urządzeń wielofunkcyjnych A4 kolorowych.
4) 34 szt. urządzeń wielofunkcyjnych A4 monochromatycznych.

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji terminowej, wartościowej i ilościowej- szczegółowy opis prawa opcji zawiera zał. nr 1 do SWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia obejmujący wymagania techniczne, funkcjonalne, instalacyjne, gwarancyjne oraz pozostałe wymagania dotyczące realizacji zamówienia, zostały określone w Załączniku nr 1 do SWZ stanowiącym Opis Przedmiotu Zamówienia oraz w projekcie umowy stanowiącym zał. nr 5 do SWZ.

50300000-8 - Usługi w zakresie napraw i konserwacji i podobne usługi dotyczące komputerów osobistych, sprzętu biurowego, sprzętu telekomunikacyjnego i audiowizualnego

79820000-8 - Usługi związane z drukowaniem

30120000-6 - Urządzenia fotokopiujące i do druku offsetowego

50313200-4 - Usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

48421000-5 - Pakiety oprogramowania do zarządzania urządzeniami

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

30125100-2 - Wkłady barwiące

W ramach prawa opcji Zamawiający przewiduje wykorzystanie prawa opcji w odniesieniu do przedmiotu umowy odpowiednio:
a) OPCJA nr 1 – wielokrotnego zwiększenia wartości zamówienia podstawowego, nie więcej jednak niż łącznie o 50 % wartości umowy, o której mowa w § 5 ust. 5 umowy jako zamówienie w ramach prawa opcji. Z prawa opcji Zamawiający będzie korzystał, gdy zajdzie taka konieczność, w zależności od potrzeb tj.:
- w przypadku wykorzystania całości zamówienia podstawowego w czasie obowiązywania umowy;
- w przypadku zwiększenia potrzeb oraz pozyskania środków finansowych.
b) OPCJA NR 2 – wielokrotnego wydłużenia terminu realizacji umowy, o którym mowa w § 3 Umowy, nie dłużej jednak niż łącznie o 18 miesięcy w przypadku, gdy w pierwotnie określonym terminie realizacji Umowy nie zostanie wykorzystana kwota zamówienia podstawowego lub kwota zamówienia podstawowego powiększona o wartość Opcji nr 1, o której mowa w pkt a). Realizacja prawa opcji będzie następowała w ramach usług określonych w Umowie jako zamówienie podstawowe. Zamówienia realizowane w ramach opcji będą tożsame z opisem przedmiotu zamówienia podstawowego. Skorzystanie z Opcji nr 2 po upływie 18 miesięcy od dnia podpisania Umowy jest uzależnione od potrzeb Zamawiającego;
c) OPCJA NR 3 – zmiana ilości urządzeń o max. 45 szt. (zmniejszenie lub zwiększenie ilości urządzeń).
Szczegóły w projekcie umowy -załącznik nr 5 do SWZ

1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny.
4. Zdolność techniczna lub zawodowa
Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert(a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie ) należycie wykonał lub wykonuje co najmniej 2 usługi, z których każda polegała na dzierżawie urządzeń wielofunkcyjnych z minimum funkcją drukowania, skanowania i kopiowania wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto każda. Jedna usługa oznacza wykonywanie na podstawie jednej umowy, wszystkich powyższych elementów.
Pod pojęciem wykonanej usługi należy rozumieć usługę zrealizowaną (zakończoną), natomiast pod pojęciem usługi wykonywanej w ramach świadczeń powtarzających się lub ciągłych należy rozumieć usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym w przypadku usług nadal wykonywanych wartość zrealizowanej już części usługi (na dzień upływu terminu składania ofert) musi wynosić co najmniej 200 000,00 zł brutto.

Przez jedno zamówienie należy rozumieć usługę świadczoną na rzecz jednego Zleceniodawcy przez Wykonawcę lub przez podmiot udostępniający zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędne zasoby na czas realizacji danego zamówienia lub przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, na podstawie jednej umowy (przez jednego Zleceniodawcę Zamawiający rozumie osobę fizyczną, osobę prawną, a także inne podmioty).

Uwaga: W przypadku, gdy świadczone usługi były częścią zamówienia/zamówień o większym zakresie, w wykazie usług należy wyszczególnić kwotę zrealizowanych usług w wymaganym powyżej zakresie z całości zamówienia/zamówień.
Zamawiający nie stosuje poziomu zdolności określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, ponieważ dla przedmiotu niniejszego zamówienia nie zostały określone odpowiednie poziomy zdolności.

Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 6.3. ppkt 4) SWZ. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
Edytowalny wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

Zamawiający będzie żądał złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z określonymi przez Zamawiającego wymaganiami, cechami lub kryteriami, tj.: Wykaz elementów ICT objętych ofertą- zał. 2a do SWZ, tj.: Wykaz produktów, oprogramowania, usług i procesów ICT objętych przedmiotem zamówienia, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ. Wykaz składany jest wraz z ofertą i służy potwierdzeniu spełniania wymagań określonych w SWZ dotyczących produktów ICT, oprogramowania ICT, usług ICT oraz procesów ICT wykorzystywanych do realizacji zamówienia, w szczególności w zakresie wymagań wynikających z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.
Dane identyfikujące produkty ICT, oprogramowanie ICT, usługi ICT oraz procesy ICT objęte przedmiotem zamówienia Wykonawca przekazuje w Wykazie produktów, oprogramowania, usług i procesów ICT, stanowiącym Załącznik nr 2a do SWZ, składanym wraz z ofertą. Wykaz ten stanowi podstawę weryfikacji spełniania wymagań określonych w pkt. 3.11-3.14 SWZ dotyczących bezpieczeństwa ICT

Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych wskazanych w pkt. 9.1 SWZ , tj.: Wykaz elementów ICT objętych ofertą- zał. 2a do SWZ. Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

a) wypełniony formularz ofertowy– załącznik nr 2 do SWZ
b) Wykaz elementów ICT objętych ofertą-zał. 2a do SWZ
c) Oświadczenie wykonawcy dot. cyberbezpieczeństwa- zał 8 do SWZ
d) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3 do SWZ
e) jeśli dotyczy – zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów (załącznik nr 4 do SWZ)
f) jeśli dotyczy – oświadczenie podmiotu trzeciego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3A do SWZ
g) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ
h) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą , a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
W odniesieniu do warunków określonych w pkt 6, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi do realizacji których te zdolności są wymagane. Warunek udziału w postępowaniu musi spełniać samodzielnie co najmniej 1 Wykonawca.
W przypadku, o którym mowa w pkt 12.3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ), z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia zamawiający bada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych wykonawców.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia certyfikat składa ten uczestnik konsorcjum, którego dotyczą okoliczności objęte certyfikacją.
Ocena spełniania warunków udziału oraz braku podstaw wykluczenia następuje odrębnie dla każdego z wykonawców w zakresie wymaganym przepisami ustawy Pzp.