Świadczenie usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych senatorów na terenie kraju.

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, między zamawiającym a wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:
1.1. formularzy do komunikacji dostępnych na Platformie e-Zamówienia, zwanej dalej „platformą”, w zakładce formularze do komunikacji. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”);
1.2. poczty elektronicznej. Komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przy użyciu poczty elektronicznej odbywa się z adresu i na adres: zamowienia@senat.gov.pl
2. Do korzystania z formularzy do komunikacji służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie przez wykonawcę na platformie tzw. konta uproszczonego.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy są określone w Regulaminie Platformy e-Zamówienia, który dostępny jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl, oraz zamieszczone są na tej stronie w zakładce centrum pomocy.
4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie ani logowania.
5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7. Link do postępowania oraz ID postępowania zostały wskazane w pkt 1.2 SWZ i 1.3 SWZ. Postępowanie można wyszukać również na stronie głównej platformy (przycisk „przeglądaj postępowania/konkursy”).
8. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx., .odt. – określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
9. Inne niż określone w pkt 8 informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzane w postaci elektronicznej w formatach, o których mowa w pkt 8, lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w pkt 1.
10. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, oraz na podstawie art. 19 ustawy Pzp, zamawiający informuje:
1. Administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest:
Kancelaria Senatu,
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel. 22 694 90 33,
e-mail: bpko@senat.gov.pl
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych w Kancelarii Senatu:
ul. Wiejska 6/8, 00-902 Warszawa,
tel. 22 694 94 44,
e-mail: iodo@senat.gov.pl
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych senatorów na terenie kraju, prowadzonym na podstawie przepisów ustawy Pzp.
4. Dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.
5. Podanie danych osobowych jest warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcia umowy. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
6. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
7. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
8. Osobie, której dane są przetwarzane przez zamawiającego, przysługuje:
8.1. na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do swoich danych osobowych;
8.2. na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych; skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp;
8.3. prawo wystąpienia z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, które nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nie ma zastosowania w przypadkach, o których mowa w art. 18 RODO (tj. do przechowywania i przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej);
8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.
10. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od dnia 1 stycznia 2027 r. do dnia 31 grudnia 2029 r. usług pocztowych polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych nierejestrowanych (list zwykły) i przesyłek listowych rejestrowanych (list polecony) w obrocie krajowym, w kategorii ekonomicznej, nadawanych przez senatorów, zwanych też „nadawcą”, oraz ich ewentualnym zwrocie do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatowi.
2. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia zgodnie z umową, stanowiącą załącznik nr 5 do SWZ, oraz obowiązującymi przepisami, w szczególności: ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, zwaną dalej „ustawą Pp”, aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz regulaminem świadczenia usług pocztowych wykonawcy, wydanym na podstawie art. 21 ustawy Pp.
3. Wykonawca zapewni senatorom realizację usługi pocztowej w obrocie krajowym w kategorii przesyłek ekonomicznych, obejmującej:
3.1. przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe) w formacie S (do 500 g) oraz w formacie M (do 1000 g);
3.2. przesyłki listowe rejestrowane (listy polecone) w formacie S (do 500 g) oraz w formacie M (do 1000 g).
4. Przesyłki, o których mowa w pkt 3, będą nadawane w kopertach o następujących wymiarach (szerokość x długość):
4.1. 110 mm x 220 mm (format S);
4.2. 162 mm x 229 mm (format S);
4.3. 229 mm x 324 mm (format M).
5. Ilekroć jest mowa o:
5.1. formacie S – należy przez to rozumieć przesyłkę listową, której:
5.1.1. minimalne wymiary strony adresowej wynoszą 90 mm x 140 mm;
5.1.2. maksymalne wymiary wynoszą: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm.
5.2. formacie M – należy przez to rozumieć przesyłkę listową, której:
5.2.1. minimalne wymiary strony adresowej wynoszą 90 mm x 140 mm;
5.2.2. maksymalne wymiary wynoszą: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm.
Wszystkie wymiary, o których mowa w pkt 5, przyjmuje się z tolerancją ± 2 mm.
6. Wykonawca zapewni realizację usługi pocztowej:
6.1. za pośrednictwem placówek pocztowych, w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Pp, którymi dysponuje wykonawca na terenie Polski, zwanych dalej „placówkami”, w których nadawca będzie miał możliwość nadania przesyłki listowej w kopercie senatorskiej. Placówki muszą pełnić funkcję nadawczą. Zamawiający wymaga, aby wykonawca dysponował co najmniej czterema placówkami pełniącymi funkcję nadawczą w każdym powiecie (minimum 1520 placówek na terenie Polski). W każdej z placówek będzie zatrudniona na podstawie stosunku pracy co najmniej jedna osoba wykonująca na stanowisku obsługi klienta usługę pocztową w zakresie przyjmowania przesyłek listowych. W trakcie realizacji umowy wykonawca, na żądanie zamawiającego, jest zobowiązany przedłożyć aktualny wykaz placówek, zgodnie z zasadami określonymi we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.
Wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy co najmniej jednej osoby wykonującej na stanowisku obsługi klienta usługę pocztową w zakresie przyjmowania przesyłek listowych, nie dotyczy czynności realizowanych przez osoby, które nie muszą być zatrudnione na umowę o pracę, o ile jest to dopuszczalne w oparciu o przepisy prawa;
6.2. w dni robocze (5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku), w godzinach urzędowania danej placówki, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ - Opis przedmiotu zamówienia.

1.1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, zwanej dalej „ustawą Pp”; wykonawca musi wykazać swój numer w rejestrze operatorów pocztowych w oświadczeniu – załącznik nr 3 do SWZ; 1.2. zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca oświadczy w załączniku nr 3 do SWZ, że dysponuje w każdym powiecie na terenie Polski co najmniej czterema placówkami pocztowymi, w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Pp, które pełnią funkcję nadawczą, zwanymi dalej „placówkami pocztowymi”. 2. W przypadku oferty składanej przez wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia warunek określony w: – pkt 1.1 musi spełnić każdy wykonawca, – pkt 1.2 musi spełnić co najmniej jeden wykonawca lub wykonawcy wspólnie. 3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. 4. Wykonawca, który polega na zdolnościach innych pomiotów musi udowodnić zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający tę okoliczność. 5. Zamawiający oceni, czy udostępniane wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunku udziału w postępowaniu, a także zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem wykonawcy. 6. Wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 7. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

1. W zakresie potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 5.1.1 SWZ i 5.1.2 SWZ zamawiający żąda od wykonawców złożenia, aktualnego na dzień składania ofert, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie ze wzorem i w zakresie wskazanym w załączniku nr 3 do SWZ.
2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą:
2.1. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (art. 118 ust. 3 ustawy Pzp); zobowiązanie musi spełniać warunki określone w art. 118 ust. 4 ustawy Pzp;
2.2. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
3. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.
4. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

2.1. formularz oferty – załącznik nr 2 do SWZ wraz z wykazem placówek pocztowych, do przyznania punktów zgodnie z zasadami określonymi w pkt 1.2 SWZ – jeżeli dotyczy; 2.2. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wyżej wymienione oświadczenie składają również wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia; 2.3. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy – jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo innego rejestru. W przypadku osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio; 2.4. zastrzeżenie informacji zawartych w ofercie, jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa wraz z wykazaniem, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczy; 2.5. w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia –oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy; 2.6. w przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach innych podmiotów – dokument, o którym mowa w pkt 6.2.1 SWZ, oraz oświadczenie, o którym mowa w pkt 6.2.2 SWZ. 3. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, w tym dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania wykonawcy, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Szczegółowe informacje zawiera SWZ.

Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zobowiązani są ustanowić pełnomocnika zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu wykonawców. Pełnomocnictwo podpisują osoby uprawnione do udzielenia pełnomocnictwa, zgodnie z formą reprezentacji każdego z wykonawców. W przypadku wspólników spółki cywilnej dopuszczalne jest przedłożenie umowy spółki cywilnej, z której wynika zakres i sposób reprezentacji, a w przypadku konsorcjum przedłożenie umowy konsorcjum. Postanowienia pkt 11.9 SWZ stosuje się odpowiednio.

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem zakładki „oferty/wnioski”, która jest widoczna w podglądzie postępowania po zalogowaniu na konto wykonawcy. Po wybraniu przycisku „złóż ofertę” system wygeneruje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag@drop – „Przeciągnij” i „upuść” służące do dodawania plików.