Świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach działań doradczych projektu pn. „Projekt Doradztwa Energetycznego”. Projekt finansowany z Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) 2021– 2027, Priorytet FENX.01 - Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności, Działanie FENX.01.01 Efektywność energetyczna, Cel szczegółowy EFRR/FS.CP2.I. na terenie województwa mazowieckiego w lokalizacjach wskazanych poniżej oraz terminach zaoferowanych przez Wykonawcę. 2. Zakres zamówienia: 1) Lokalizacje spotkań: a) Maków Mazowiecki b) Ostrołęka c) Ostrów Mazowiecki d) Pułtusk e) Ciechanów f) Wyszków g) Płońsk h) Wolanów i) Pionki j) Sterdyń k) Brudzeń Duży l) Myszyniec Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania spotkań wyłącznie w miejscowościach wskazanych powyżej. Nie dopuszcza się organizacji spotkań w innych miejscowościach, np. sąsiednich. 2) Terminy spotkań (miesiąc październik jest wykluczony): a) Listopad – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) poza datami wykluczonymi, tj. 16-17.11.2026 r. oraz 30.11.2026 r. b) Grudzień – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) w dniach od 01.12.2026 r. do 04.12.2026 r. Z uwagi na fakt, że przewidywany czas trwania pojedynczego spotkania to około 2 godziny, Zamawiający dopuszcza, aby jednego dnia odbyły się dwa spotkania spośród wybranych, wskazanych wyżej lokalizacjach, pod warunkiem, że transfer z jednego miejsca na drugie nie będzie zajmował dłużej niż 45-60 minut samochodem osobowym, a drugie w kolejności spotkanie potrwa nie dłużej niż do godziny 17. Przykład: - 03.11.2026 r. godz. 10-12 spotkanie w Makowie Mazowieckim - 03.11.2026 r. godz. 14-16 spotkanie w Ostrołęce Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty nie wskaże daty lub godziny jakiekolwiek spotkania. 3) Wykonawca w Formularzu oferty, zobowiązany jest podać dane obiektów dla każdej lokalizacji (miejscowości). Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty: - wskaże w danej miejscowości obiekt nie spełniający wymagań Zamawiającego, - wskazany obiekt z podanej nazwy oraz adresu nie będzie odpowiadać standardom i wyposażeniu wskazanym w OPZ, - nie wskaże nazwy, daty oraz adresu obiektu lub wskaże jedynie nazwę obiektu bez daty, adresu lub sam adres, co uniemożliwi jednoznaczną identyfikację zaoferowanego obiektu oraz ocenę zgodności z zapisami SWZ; - jakikolwiek wskazany obiekt będzie się znajdował w innej miejscowości niż określona w SWZ. 4) Liczba spotkań – 12 5) Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób podczas każdego ze spotkań, przy czym ostateczna liczba uczestników poszczególnych spotkań zostanie zgłoszona Wykonawcy na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem – dopuszczamy minimum 20 osób, a maksimum 25 osób. 6) Zadania i główne obowiązki Wykonawcy: Usługa zorganizowana zostanie w obiekcie konferencyjnym o wysokim, co najmniej trzygwiazdkowym standardzie. Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w obiektach konferencyjnych bez nadanej kategoryzacji, natomiast o wysokim, co najmniej trzygwiazdkowym standardzie. Ww. obiekt musi być obiektem przystosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Zamawiający – w sytuacji, gdy we wskazanej lokalizacji nie znajduje obiekt spełniający wymagania trzygwiazdkowego standardu, dopuszcza także możliwość organizacji spotkania w domach kultury/ obiektach sportu i rekreacji pod warunkiem, że w obiektach tych jest dostępna sala konferencyjna/ o charakterze konferencyjnym dla minimum 25 osób z wyposażeniem audiowizualnym, dostępem do Internetu, spełniająca wymagania dla osób z niepełnosprawnościami oraz miejscem przewidzianym na catering. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ. Po zmianie: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych wraz z wynajmem sal na potrzeby organizacji spotkań w trakcie kampanii informacyjnej w ramach działań doradczych projektu pn. „Projekt Doradztwa Energetycznego”. Projekt finansowany z Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) 2021– 2027, Priorytet FENX.01 - Wsparcie sektorów energetyka i środowisko z Funduszu Spójności, Działanie FENX.01.01 Efektywność energetyczna, Cel szczegółowy EFRR/FS.CP2.I. na terenie województwa mazowieckiego w lokalizacjach wskazanych poniżej oraz terminach zaoferowanych przez Wykonawcę. 2. Zakres zamówienia: 1) Lokalizacje spotkań: a) Maków Mazowiecki b) Ostrołęka c) Ostrów Mazowiecki d) Pułtusk e) Ciechanów f) Wyszków g) Płońsk h) Wolanów i) Pionki j) Sterdyń k) Brudzeń Duży l) Myszyniec Dopuszcza się organizację spotkania w innej miejscowości, znajdującej się w tej samej gminie, wyłącznie w przypadku braku zlokalizowania w danej miejscowości obiektu spełniającego wymogi określone w SWZ. 2) Terminy spotkań (miesiąc październik jest wykluczony): a) Listopad – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) poza datami wykluczonymi, tj. 16-17.11.2026 r. oraz 30.11.2026 r. b) Grudzień – Wykonawca w „Formularzu oferty” zobowiązany będzie zaoferować termin spotkań (dni robocze od poniedziałku do piątku) w dniach od 01.12.2026 r. do 04.12.2026 r. Z uwagi na fakt, że przewidywany czas trwania pojedynczego spotkania to około 2 godziny, Zamawiający dopuszcza, aby jednego dnia odbyły się dwa spotkania spośród wybranych, wskazanych wyżej lokalizacjach, pod warunkiem, że transfer z jednego miejsca na drugie nie będzie zajmował dłużej niż 45-60 minut samochodem osobowym, a drugie w kolejności spotkanie potrwa nie dłużej niż do godziny 17. Przykład: - 03.11.2026 r. godz. 10-12 spotkanie w Makowie Mazowieckim - 03.11.2026 r. godz. 14-16 spotkanie w Ostrołęce Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty nie wskaże daty lub godziny jakiekolwiek spotkania. 3) Wykonawca w Formularzu oferty, zobowiązany jest podać dane obiektów dla każdej lokalizacji (miejscowości). Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w Formularzu oferty: - wskaże w danej miejscowości obiekt nie spełniający wymagań Zamawiającego, - wskazany obiekt z podanej nazwy oraz adresu nie będzie odpowiadać standardom i wyposażeniu wskazanym w OPZ, - nie wskaże nazwy, daty oraz adresu obiektu lub wskaże jedynie nazwę obiektu bez daty, adresu lub sam adres, co uniemożliwi jednoznaczną identyfikację zaoferowanego obiektu oraz ocenę zgodności z zapisami SWZ. 4) Liczba spotkań – 12 5) Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób podczas każdego ze spotkań, przy czym ostateczna liczba uczestników poszczególnych spotkań zostanie zgłoszona Wykonawcy na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem – dopuszczamy minimum 20 osób, a maksimum 25 osób. 6) Zadania i główne obowiązki Wykonawcy: Spotkania zostaną zorganizowane w obiektach konferencyjnych/ domach kultury/ obiektach sportu i rekreacji pod warunkiem, że w obiektach tych jest dostępna sala konferencyjna/o charakterze konferencyjnym dla minimum 25 osób z wyposażeniem audiowizualnym, dostępem do Internetu, spełniająca wymagania dla osób z niepełnosprawnościami oraz miejscem przewidzianym na catering. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ.