ZakończoneBZPOgłoszenie o zamówieniu

Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych

Zamawiający Gdyńskie Centrum Informatyki (Gdynia, Pomorskie) prowadził postępowanie „Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych”. Termin składania ofert minął 20 października 2026, 12:00.

Zamawiający
Gdyńskie Centrum Informatyki
Miejsce
Gdynia, Pomorskie
Data publikacji
opublikowano 8 października 2026
Zmiany
zmieniono 16 października 2026

Oferty są oceniane

Termin minął 20 października 2026, 12:00.

Ogłoszenie o wyniku zwykle między 11.11 a 07.12.2026.

Przypomnienia o terminie, zmiany i wynik mailem.

Ogłoszenie w BZP

Najważniejsze

Budżet
nie podano w ogłoszeniu
Kryteria oceny
cena 60%, termin wdrożenia 40%
Tryb
tryb podstawowy · z możliwością negocjacji
Konkurencja
średnio 2 oferty w oprogramowaniu w pomorskim · w 52% przetargów tylko jedna oferta (334 przetargi z 2 lat)
Realizacja
do 2027-12-31

Przebieg postępowania

  1. 8.10

    Publikacja

  2. 16.10

    Zmiana: termin +4 dni

  3. 20.10, 10:00

    Składanie ofert

  4. 11.11–07.12.2026

    Wynik zwykle

Zmiana z 16.10: termin składania ofert 16 października 2026 → 20 października 2026 (+4 dni); zmienione też: termin otwarcia ofert, termin związania ofertą. Ogłoszenie o zmianie 2026/BZP 00491025

Zakres i warunki

Podsumowanie
Przedmiot

Przedmiotem zamówienia jest roczna subskrypcja dostępu do systemu SaaS do przechowywania i archiwizacji elektronicznej dokumentacji pracowniczej oraz podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym, kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem dokumentowym.

Dokumenty

Oferta wraz z dokumentami jest składana na platformazakupowa.pl, a zamawiający przewiduje wybór oferty z możliwością negocjacji oraz dopuszcza zmiany umowy w zakresie określonym w ustawie Pzp i załączniku nr 3 do SWZ.

Części

System ma zapewniać pełną funkcjonalność przewidzianą w SWZ od 01.01.2027 r., a świadczenie obejmuje okres do 31.12.2027 r.; zamówienie nie jest podzielone na części ani objęte opcją.

Kryteria

Ocena obejmuje cenę oraz termin wdrożenia, przy czym termin wdrożenia stanowi kryterium jakościowe; wykonawca powinien uwzględnić wymagany model świadczenia i gotowość systemu od początku okresu subskrypcji.

Wadium

Wadium jest wymagane zgodnie z rozdziałem XIX SWZ, natomiast zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie jest wymagane; zamawiający nie przewiduje zaliczek.

Na podstawie ogłoszenia · Zawsze weryfikuj z oryginalnym ogłoszeniem

Podobne przetargi na maila

Nowe postępowania z tej branży w tym województwie i zmiany w nich, w dni robocze o 7:00. Bez rejestracji i hasła, rezygnacja jednym kliknięciem.

  • Oprogramowanie
  • woj. Pomorskie

Ogłoszenie

Dostawy · 2026/BZP 00478784 · z 8 października 2026 · oryginał w BZP ↗

1

Zamawiający

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Gdyńskie Centrum Informatyki

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 387844850

1.5Adres zamawiającego
1.5.1Ulica

ul. Śląska 35/37

1.5.2Miejscowość

Gdynia

1.5.3Kod pocztowy

81-310

1.5.4Województwo

pomorskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL633 - Trójmiejski

1.5.9Adres poczty elektronicznej

gci@gci.gdynia.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

https://gci.gdynia.pl/

1.6Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7Przedmiot działalności zamawiającego
Inna działalność

Realizacja zadań z zakresu wdrażania i utrzymywania systemów informatycznych, budowy i administrowania sieci teleinformatycznej, w tym infrastruktury telekomunikacyjnej, a także usług utrzymaniowych.

2

Informacje podstawowe

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-b8b12e42-2cfb-4c9c-bd19-3366c06bd21d

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00478784

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-10-08

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00051098/03/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.2.7 Zakup systemu do obsługi akt elektronicznych

2.11O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

2.14Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Tak

2.15Nazwa projektu lub programu

„Transformacja środowiska pracy w Urzędzie Miasta Gdyni” realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021 – 2027, Priorytet 5 Fundusze europejskie dla silnego społecznie Pomorza, Działanie 5.6. Adaptacyjność pracowników i pracodawców, Umowa o dofinansowanie o numerze FEPM.05.06-IZ.00-0037/25-00”.

2.16Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3

Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1357566

3.2Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

3.4Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

3.5Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://platformazakupowa.pl

3.6Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

: Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/gci/proceedings. Szczegóły wymagań technicznych i organizacyjnych dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w Rozdziale VII SWZ.

3.8Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

3.12Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

3.14Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

3.15RODO (obowiązek informacyjny)

Zgodnie z Rozdziałem XXIII SWZ

4

Przedmiot zamówienia

4.1Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia
4.1.1Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

4.1.2Numer referencyjny

GCI.DOZP.261.2.22.2026.KM

4.1.3Rodzaj zamówienia

Dostawy

4.1.4Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.1.8Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

4.1.13Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Nie

4.2Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia
4.2.2Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa subskrypcji dostępu do systemu umożliwiającego przechowywanie i archiwizację dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej oraz podpisywania dokumentów (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią, podpisem dokumentowym) świadczona w modelu SaaS w okresie od 01.01.2027 r. do 31.12.2027 r. – dalej „systemu”. Z dniem 01.01.2027 System musi zapewniać pełną funkcjonalność przewidzianą w SWZ.

4.2.6Główny kod CPV

48311100-2 - System zarządzania dokumentacją

4.2.8Zamówienie obejmuje opcje

Nie

4.2.10Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

do 2027-12-31

4.2.11Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

4.3Kryteria oceny ofert
4.3.2Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

4.3.3Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

4.3.5Nazwa kryterium

Cena

4.3.6Waga

60

4.3.4Rodzaj kryterium

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5Nazwa kryterium

Termin wdrożenia

4.3.6Waga

40

4.3.10Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5

Kwalifikacja wykonawców

5.1Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Nie

5.3Warunki udziału w postępowaniu

Nie

5.5Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

5.7Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

6

Warunki zamówienia

6.1Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

6.3Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

6.4Zamawiający wymaga wadium

Tak

6.4.1Informacje dotyczące wadium

Zgodnie z rozdziałem XIX

6.5Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Nie

6.7Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Tak

7

Projektowane postanowienia umowy

7.1Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

7.3Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

7.4Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian umowy w okolicznościach przewidzianych ustawą Pzp oraz wskazanym w załączniku nr 3 do SWZ.

7.5Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8

Procedura

8.1Termin składania ofert

2026-10-16 12:00

8.2Miejsce składania ofert

Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy umieścić na platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1357566 na stronie prowadzonego postępowania.

8.3Termin otwarcia ofert

2026-10-16 12:05

8.4Termin związania ofertą

do 2026-11-14

8.5Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji

Tak

Analiza rynku

Typowy budżet takich zamówień, podobne postępowania, historia zamawiającego i rynek lokalny.

Wszystkie przetargi w tej kategoriiSystem zarządzania dokumentacją

Ryzyko w tej branży

W oprogramowaniu nawet najtańsza oferta przekracza budżet w co czwartym przetargu

przetargów w ostatnich 12 miesiącach

Zamawiający musi wtedy dołożyć pieniędzy albo unieważnić przetarg. To częściej niż średnio we wszystkich branżach (co szósty przetarg).

Skąd te liczby?

Liczymy części zamówień rozstrzygnięte w BZP w ostatnich 12 miesiącach: 2 369 w tej branży. Budżet w ogłoszeniu o wyniku jest podany bez VAT (art. 28 Pzp), a ceny ofert z VAT, dlatego liczymy tylko przypadki, w których najtańsza oferta przekracza budżet o więcej niż 23%: takiej różnicy nie wyjaśnia sam podatek.

Dokładnie: 27,6% (przedział ufności 95%: 25,8–29,4%). Wszystkie branże razem: 16,2% z 162 681 części.

Gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie, zamawiający może tę kwotę zwiększyć albo unieważnia postępowanie (art. 255 pkt 3 Pzp).

Dokumenty i komunikacja

Platforma składania ofert, linki do dokumentacji i dane kontaktowe zamawiającego.

Platforma zakupowa

Miejsce składania ofert lub komunikacji z zamawiającym.

Platforma zakupowa
platformazakupowa.pl
gci.gdynia.plPlatforma zakupowaPlatforma zakupowa

Widzisz błąd w danych? Zgłoś go · Rejestr poprawek · Dane dotyczą Ciebie? Jak przetwarzamy dane · Zgłoś sprostowanie, sprzeciw lub żądanie usunięcia

Najczęstsze pytania o to ogłoszenie

Termin składania ofert upłynął 20.10.2026, 12:00. Nabór ofert w tym postępowaniu jest już zamknięty.
Gdyńskie Centrum Informatyki prowadzi postępowanie, a miejscem realizacji jest Gdynia.
Ogłoszenie zostało oznaczone kodem CPV 48311100-2 (System zarządzania dokumentacją). CPV (Common Procurement Vocabulary) to unijny słownik klasyfikacyjny, dzięki któremu możesz łatwo porównać to postępowanie z podobnymi zamówieniami w tej samej kategorii.
Pełne ogłoszenie jest dostępne w oficjalnym źródle (Biuletyn Zamówień Publicznych). Atlas Przetargów prezentuje treść zgodnie z dokumentem źródłowym wraz z linkiem do oryginału.
BZP