Świadczenie usług windykacji polubownej należności Zamawiającego obejmujących kary naliczone za przetrzymanie zbiorów bibliotecznych oraz windykację z tytułu niezwróconych zbiorów.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług windykacji polubownej należności Zamawiającego obejmujących kary naliczone za przetrzymanie zbiorów bibliotecznych oraz windykację z tytułu niezwróconych zbiorów zgodnie z zapisami projektu umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.
2. Szacunkowa wartość należności objętych windykacją wynosi 953 846,00 zł (słownie: dziewięćset pięćdziesiąt trzy tysiące osiemset czterdzieści sześć złotych 00/100).
3. Zakres czynności windykacyjnych obejmuje w szczególności:
a) kierowanie pisemnych wezwań do zapłaty do dłużników wskazanych przez Zamawiającego;
b) prowadzenie kontaktu telefonicznego i korespondencyjnego z dłużnikami;
c) prowadzenie negocjacji ugodowych z dłużnikami;
d) informowanie Zamawiającego o każdej wpłacie dokonanej przez dłużnika;
e) sporządzanie i przekazywanie Zamawiającemu raportów z przebiegu czynności windykacyjnych;
f) prowadzenie ewidencji spraw przekazanych do windykacji.
4. Wykonawca zobowiązany będzie do działania wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Zamówienie obejmuje wyłącznie windykację polubowną. Ewentualne czynności sądowe lub egzekucyjne mogą być realizowane wyłącznie na podstawie odrębnego pisemnego zlecenia lub odrębnej umowy.

Postępowanie zostało wszczęte na świadczenie usług windykacji polubownej należności Zamawiającego obejmujących kary naliczone za przetrzymanie zbiorów bibliotecznych oraz windykację z tytułu niezwróconych zbiorów. Po wszczęciu postępowania Zamawiający, w związku z pytaniami i wątpliwościami zgłoszonymi przez wykonawców do treści Specyfikacji Warunków Zamówienia, dokonał ponownej analizy opisu przedmiotu zamówienia oraz zasad obliczania i oceny wynagrodzenia Wykonawcy. Przeprowadzona analiza wykazała, że zakres przedmiotu zamówienia określony w dokumentacji postępowania nie odpowiada w pełni rzeczywistej potrzebie Zamawiającego. Rzeczywista potrzeba Zamawiającego obejmuje wyłącznie świadczenie usług windykacji polubownej należności obejmujących kary naliczone za przetrzymanie zbiorów bibliotecznych. Nie zachodzi natomiast potrzeba objęcia zamówieniem usług windykacji należności z tytułu niezwróconych zbiorów. W konsekwencji konieczne jest ponowne opracowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz jednoznaczne określenie zakresu usług, które mają być objęte zamówieniem.
Analiza dokumentacji postępowania, przeprowadzona również w następstwie pytań wykonawców, ujawniła ponadto istotne wątpliwości dotyczące sposobu obliczenia i porównania wynagrodzenia wykonawców. Zgodnie z formularzem ofertowym wykonawca miał wskazać „Stawkę prowizji od kwoty faktycznie wyegzekwowanej”, wyrażoną w % netto. Jednocześnie przewidziano, że wynagrodzenie Wykonawcy będzie miało charakter wyłącznie prowizyjny i będzie należne od kwot faktycznie odzyskanych przez Zamawiającego, przy czym podatek VAT według stawki właściwej dla danego wykonawcy miał być doliczany dopiero na etapie realizacji umowy. Taka konstrukcja powoduje, że na etapie oceny ofert Zamawiający dysponowałby wyłącznie informacją o wysokości stawki prowizji netto, podczas gdy rzeczywisty koszt ponoszony przez Zamawiającego może być uzależniony od statusu podatkowego danego wykonawcy. W szczególności wykonawcy będący podatnikami VAT oraz wykonawcy korzystający ze zwolnienia z VAT, przy wskazaniu takiej samej stawki prowizji netto, mogliby generować dla Zamawiającego różny rzeczywisty koszt realizacji zamówienia. Powyższe oznacza, że przy obecnej konstrukcji dokumentacji postępowania nie został w sposób jednoznaczny określony mechanizm pozwalający na obiektywne i porównywalne ustalenie kosztu ofert oraz prawidłowe zastosowanie kryterium oceny ofert.
Ujawnione okoliczności powodują zatem konieczność istotnego przeformułowania dokumentacji postępowania, zarówno w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, jak i zasad kalkulacji wynagrodzenia oraz sposobu oceny ofert. Dalsze prowadzenie postępowania w obecnym kształcie nie odpowiadałoby rzeczywistej potrzebie Zamawiającego, a jednocześnie mogłoby prowadzić do braku możliwości dokonania przejrzystego, obiektywnego i porównywalnego wyboru oferty.
Uzasadnienie prawne
Zgodnie z art. 256 Pzp Zamawiający może unieważnić postępowanie przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. W niniejszym postępowaniu okoliczności te zostały ujawnione po jego wszczęciu i dotyczą zarówno konieczności dostosowania przedmiotu zamówienia do rzeczywistej potrzeby Zamawiającego, jak i zapewnienia jednoznacznych i porównywalnych zasad kalkulacji oraz oceny ofert. Ponowne określenie zakresu zamówienia pozostaje konieczne z uwagi na art. 99 ust. 1 Pzp, natomiast sposób przygotowania dokumentacji powinien zapewniać zasady określone w art. 16 Pzp, w szczególności przejrzystość, uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców. Mając powyższe na uwadze, dalsze prowadzenie postępowania w obecnym kształcie jest nieuzasadnione, co stanowi podstawę do jego unieważnienia przed upływem terminu składania ofert na podstawie art. 256 Pzp.