Zakup oprogramowania Firmy REKORD dla UM i jednostek budżetowych Gminy Chełmek

1) Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 305 pkt. 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp zamawiający udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

Na rynku szeroko rozumianym, krajowym i zagranicznym nie istnieją rozwiązania, które pod względem funkcjonalnym mogłyby stanowić rozwiązania równoważne - odpowiadające rzeczywistym potrzebom zamawiającego - oferowane przez danego wykonawcę.

Oprogramowanie, które wykorzystywane jest w Gminie Chełmek to programy wchodzące w skład Pakietu RATUSZ autorstwa Firmy REKORD SI z Bielska – Białej (system do elektronicznego zarządzania dokumentacją eDokument EZD.JST oraz systemy dziedzinowe min.: Posesja, Odpady komunalne, dzierżawa, kadry i płace, środki trwałe i inne).
Obowiązkowe wprowadzenie od 1 stycznia 2028 r. elektronicznego obiegu dokumentów w JST również wymusza na nas podjęcie działań w celu usprawnienia procesów administracyjnych zachodzących w jednostkach, zwiększenia efektywności i zapewnienia większej przejrzystości działania jednostek budżetowych

Wykorzystywane w jednostce systemy nie zapewniają pełnej automatyzacji przepływu danych pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności, co powoduje konieczność ręcznego wprowadzania danych oraz zwiększa ryzyko błędów. Wdrożenie nowych modułów umożliwi integrację procesów finansowych, budżetowych oraz administracyjnych, a także usprawni wymianę danych pomiędzy systemami i jednostkami.

Wdrożenie systemu eDokument EZD.JST wraz z usługą komunikacyjną R_KSeF jest niezbędne w związku z obowiązkiem korzystania z Krajowy System e-Faktur, który wprowadza powszechny obowiązek wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Integracja systemów zapewni automatyczną komunikację pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi oraz obiegiem dokumentów w jednostkach budżetowych.

W związku z wejściem w życie od lutego 2026 roku obowiązku przyjmowania i wystawiania faktur w wersji elektronicznej koniecznym staje się rozszerzenie posiadanego w ramach jednostek pakietu RATUSZ o funkcjonalność wspierającą obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). „Usługa R_KseF” zapewnia komunikację z posiadanym już przez Urząd Miejski w Chełmku programowaniem eDokument EZD.JST z platformą KSeF. Jest ona dodatkowym elementem zapewniającym automatyczną komunikację na linii: KSeF – eDokument – Systemy dziedzinowe co pozwala na sprawne i efektywne wykonywanie obowiązków narzuconych przez wymogi ustawowe.

Dodatkowo wdrożenie systemów takich jak DYSPONENT Budżetowy oraz Wyciągi Bankowe umożliwi bieżącą kontrolę realizacji budżetu oraz automatyczne przetwarzanie danych finansowych, natomiast system ewidencji mienia publicznego (eMP) oraz system Przekształcenia pozwolą na uporządkowanie i sprawne ewidencjonowanie danych majątkowych oraz umów.

Realizacja zamówienia obejmować będzie również prace wdrożeniowe, konfigurację systemów oraz szkolenia użytkowników, co zapewni prawidłowe i efektywne wykorzystanie zakupionego oprogramowania.

Na część a) i b) zostaną zawarte odrębne umowy.