Kompleksowa organizacja i koordynacja międzynarodowej, jubileuszowej konferencji naukowej Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego.

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą
elektroniczną przy użyciu bezpłatnej Platformy e-Zamówienia, https://ezamowienia.gov.pl/
2. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-43f7c304-be18-4a61-bec4-e4447f69f044
3.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
4. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” , „Formularze do komunikacji”. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” przekazywane są w szczególności wezwania, zawiadomienia, zaproszenia, pytania do SWZ i odpowiedzi na pytania zadane do treści SWZ oraz inne informacje.
5. Wykonawca składa ofertę, za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto.

1. Aby mieć dostęp do formularzy:
złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji, Wykonawca musi zarejestrować się na platformie e-Zamówienia.
2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularze komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze”, „Formularze do komunikacji”. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” przekazywane są w szczególności wezwania, zawiadomienia, zaproszenia, pytania do SWZ i odpowiedzi na pytania zadane do treści SWZ oraz inne informacje. Formularze do komunikacji umożliwiają również dodanie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
3. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
4. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
6. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

1. Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy ul. Słowiczej 32, 02-170 Warszawa (dalej „IOŚ-PIB”) oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia Zamówienia.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w IOŚ-PIB.: iodo@ios.edu.pl, tel. 22 3750593, IOŚ-PIB, 02-170 Warszawa, ul. Słowicza 32.
3. Dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1, będą przetwarzane przez IOŚ-PIB na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w przypadku, gdy w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarta Umowa z osobą fizyczną, jedynie w celu i zakresie niezbędnym do przeprowadzenia niniejszego postępowania, udzielenia zamówienia oraz wykonania Umowy – w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/ faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące Wykonawcę biorącego udział w prowadzonym niniejszym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę Wykonawcy, siedzibę i adres Wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej – jeżeli dane te zostały przez Wykonawcę przekazane IOŚ-PIB w związku z prowadzonym niniejszym postępowaniem o udzielenie Zamówienia.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1, będą przetwarzane przez IOŚ-PIB na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, polegających na:
1) przeprowadzeniu niniejszego postępowania o udzielenie Zamówienia;
2) wyłonieniu wykonawcy oraz udzielenia Zamówienia poprzez zawarcie Umowy;
3) realizacji zawartej Umowy;
4) przechowywaniu dokumentacji niniejszego postępowania o udzielenie Zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty;
5) przekazaniu dokumentacji niniejszego postępowania o udzielenie Zamówienia do archiwum, a następnie jej zbrakowanie (trwałe usunięcie i zniszczenie)
− w kategorii dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu i/ lub faksu, służbowy adres email, a także dane identyfikujące Wykonawcę biorącego udział w prowadzonym niniejszym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, tj. nazwę Wykonawcy, siedzibę i adres Wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej, dane dotyczące doświadczenia i kwalifikacji osób wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, dane ekonomicznofinansowe;
− w kategorii dane wrażliwe – w szczególności dane dotyczące wskazań, wynikających z dokumentów z Krajowego Rejestru Karnego – jeżeli dane te zostały przez Wykonawcę podane IOŚ-PIB w prowadzonym niniejszym postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
Ze względu na ograniczoną liczbę znaków w danej pozycji pozostała treść informacji dotyczącej RODO znajduje się w SWZ w Rozdziale XXVIII.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na kompleksowej organizacji i koordynacji międzynarodowej jubileuszowej konferencji naukowej IOŚ‑PIB, obejmującej m.in. wynajem przestrzeni, obsługę techniczną, streaming, nagrania, obsługę uczestników, catering oraz oznakowanie.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ (zwany dalej OPZ).

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

79954000-6 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

79992000-4 - Usługi recepcyjne

uczestników, cateringu, miejsc parkingowych, słuchawek do tłumaczenia, ilości sztalug/stojaków do prezentacji posterów, mebli na scenie tj. stolików kawowych, foteli, mównic. 2. Łączna wartość usług realizowanych w ramach opcji nie przekroczy 7 374,26 zł netto, tj. 9 070,34 zł brutto. 3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z opcji nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia (z wyjątkiem usługi cateringu w której ewentualne zmiany ilości zostanę zgłoszone najpóźniej 5 czerwca 2026 r.), na podstawie liczby osób zarejestrowanych lub innych potwierdzonych potrzeb organizacyjnych. 4. Przed złożeniem zlecenia, o którym mowa w ust. 3, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o przedstawienie wyceny usług objętych opcją, przy czym łączna wartość opcji nie może przekroczyć kwoty, o której mowa w ust. 2. 5. O zamiarze skorzystania z opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę składając oświadczenie (zlecenie) w formie pisemnej. 6. Brak skorzystania przez Zamawiającego z opcji lub skorzystanie z niej w zakresie węższym niż maksymalny nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń

Cena oferty brutto - Koszt organizacji wydarzenia” (C)– maksymalna liczba punktów (waga) 100 pkt.
Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna według poniższego wzoru: liczba punktów oferty ocenianej = cena oferty z najniższą ceną brutto / cena brutto oferty ocenianej x 100 pkt

Wykonawca wykonuje lub wykonał w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 3 (trzy) usługi polegające na organizacji wydarzeń o charakterze eventowym np. typu konferencja, seminarium, kongres, gala, szkolenie, integracja pracowników obejmującą w szczególności: koordynację agendy, zapewnienie zaplecza technicznego wraz z obsługą (w tym AV), organizację rejestracji, zapewnienie cateringu oraz realizację wydarzenia w miejscu do tego przeznaczonym (np. hotel, centrum konferencyjne) przy czym wartość co najmniej jednej z nich nie może być mniejsza niż 140 000,00 zł netto, oraz załączą dokumenty potwierdzające, że usługa ta została wykonana lub jest wykonywana należycie.

Za 1 (jedną) usługę Zamawiający rozumie usługę wykonaną na podstawie 1 (jednej) umowy.
W przypadku, gdy wartość zamówienia jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie - na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej, określonej w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień zamieszczenia Ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP). Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, Zamawiający przyjmie średni kurs z ostatniego dnia przed dniem zamieszczenia ogłoszenie w BZP.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby;
2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ;

1) Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). 2) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty - o ile ofertę składa pełnomocnik. 3) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, powyższe oświadczenie składa również ten podmiot. 4) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, powyższe oświadczenie składa również ten podmiot, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby. 5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – jeżeli dotyczy. Składa Wykonawca w przypadku, gdy polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby (do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ). Dokument należy złożyć w postaci elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez podmiot udostępniający. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa również dokumenty wskazane w pkt. 3) i 4) (Załącznik nr 3 i 4 do SWZ). 6) Oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie (dotyczy konsorcjów oraz spółek cywilnych) - do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 10 do SWZ, z treści którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) – jeżeli dotyczy.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 58 ustawy pzp. Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców pod warunkiem, że spełnione będą następujące wymagania:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona do reprezentowania podmiotu z mocy prawa lub Umowy spółki, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwa do dokonania tej czynności;
2) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia należy złożyć w formie oryginału podpisanego podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub kopii potwierdzonej notarialnie;
3) w przypadku gdy pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 2) zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.
4) potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w pkt 3) dokonuje notariusz lub pełnomocnik.
5) pełnomocnictwo to powinno wyraźnie wskazywać:
a) jakiego postępowania dotyczy,
b) jakie podmioty występują wspólnie,
c) kto w imieniu tych podmiotów ma pełnić funkcję pełnomocnika,
d) jakie konkretne czynności w postępowaniu ma prawo wykonywać pełnomocnik,
e) na jaki okres jest udzielone.
6) jeżeli pełnomocnik ma być uprawniony do wykonywania czynności nie tylko w imieniu wszystkich Wykonawców występujących wspólnie, lecz również w imieniu każdego z tych Wykonawców z osobna, to należy taką informację zamieścić w treści pełnomocnictwa.
7) Żaden z Wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu
z postępowania, spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie.
8) Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami ustawy pzp.
2. Strony dopuszczają możliwość zmiany postanowień Umowy na podstawie stosownego aneksu podpisanego przez Strony w następującym zakresie oraz w sytuacjach opisanych poniżej:
1) w zakresie zmiany OPZ oraz w razie potrzeby odpowiednich postanowień Umowy dotyczących wynagrodzenia Wykonawcy, w celu aktualizacji liczby uczestników wydarzenia. Z zastrzeżeniem § 17 Umowy, zmiany Umowy mogą dotyczyć zwiększenia albo zmniejszenia liczby uczestników, zwiększenia albo zmniejszenia cateringu, miejsc parkingowych, słuchawek do tłumaczenia, ilości sztalug/stojaków do prezentacji posterów, mebli na scenie tj. stolików kawowych, foteli, mównic. Zamawiający nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, a w przypadku zmiany usługi cateringu nie później niż do dnia 5 czerwca 2026 r., zgłosi treść proponowanej zmiany Wykonawcy;
2) w zakresie zmiany terminu wykonania Przedmiotu Umowy – dopuszcza się zmianę terminu wykonania usługi na wniosek Zamawiającego w przypadku zaistnienia konieczności przeniesienia terminu wydarzenia, pod warunkiem zgłoszenia takiej potrzeby nie później niż 5 dni przed planowaną datą wydarzenia;
3) w przypadku, gdy wprowadzenie zmian w sposobie realizacji zamówienia jest uzasadnione i niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy, a zaistniała sytuacja była niemożliwa wcześniej do przewidzenia;
4) w przypadku zmiany w innych, powiązanych z przedmiotem zamówienia przedsięwzięciach realizowanych lub przewidzianych do realizacji przez Zamawiającego, których to zmian nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, wpływających na zakres, sposób lub terminy realizacji przedmiotu zamówienia;
5) wystąpienia siły wyższej, o której mowa w § 13 Umowy - w zakresie dostosowania Umowy do zmian nią spowodowanych;
6) zmiany zakresu, sposobu lub terminu realizacji przedmiotu Umowy, jeżeli taka zmiana wynika z nieprzewidzianych i niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy okoliczności, które wystąpiły w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia oraz zmiana ta nie powoduje ograniczenia korzyści Zamawiającego;
7) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń dotyczących przedmiotu Umowy, instytucji nadzorującej, w szczególności w zakresie sprawozdawczości oraz dodatkowych wytycznych oraz zaleceń Zamawiającego;
8) zaistnienia innych okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie zawierania Umowy, uniemożliwiających wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z Umową lub powodujących nieracjonalność lub niecelowość dalszej realizacji przedmiotu Umowy;
9) w zakresie formy wykonania przedmiotu Umowy, o której mowa w załączniku nr 1 do Umowy – Opis przedmiotu zamówienia, w przypadku gdyby zachowanie dotychczasowej formy było niemożliwe ze względów technicznych lub z innych przyczyn niezasadne lub niemożliwe.


Ze względu na ograniczoną ilość znaków, pełna treść rodzaju i zakresu zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia znajduje się w § 8 Załącznika nr 5 do SWZ – Projektowanych postanowieniach Umowy w sprawie zamówienia publicznego (Wzór Umowy)