Wynajem przestrzeni konferencyjno-warsztatowej wraz z zapewnieniem usługi cateringowej w celu organizacji 9 jednodniowych spotkań

14.1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawia-jącym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest do-stępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl
14.2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
14.3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami: Pan Dawid Studencki.
14.4. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).
14.5. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-0523d304-02cc-474f-b224-ef29df845c16
14.7. Wykonawca dla pełnego korzystania z Platformy, w tym złożenia oferty, powinien oprócz rejestracji dokonać również aktywacji konta podmiotu oraz nadać pełne uprawnienia dla użytkowników. Interaktywne instrukcje dostępne są na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/
14.8. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
14.9. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
14.10. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą PZP lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
14.11. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia, wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
14.12. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
14.13. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
14.14. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
18.4. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub osobistym, lub w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym (art. 63 ust. 2 PZP).

26.1. Zamawiający informuje, że:
26.1.1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający.
26.1.2. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: tel.: 12 634-29-53 wew. 28, e-mail: rodo@irmir.pl
26.1.3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym, w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
26.1.4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 PZP oraz odpowiednie organy kontrolne w zakresie ich kompetencji;
26.1.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Dane te mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż wskazany, o ile wynika to z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do tej ustawy.
26.1.6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
26.1.7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
26.1.8. posiada Pani/Pan:
26.1.8.1. prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
26.1.8.2. prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania)
26.1.8.3. prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
26.1.8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy;
26.1.9. nie przysługuje Pani/Panu:
26.1.9.1. prawo do usunięcia danych osobowych;
26.1.9.2. prawo do przenoszenia danych osobowych;
26.1.9.3. prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym.
26.2. Ponadto Zamawiający informuje, iż:
26.2.1. w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;
26.2.2. wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
26.2.3. Ponadto przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

3.1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjno-warsztatowej wraz z zapewnieniem niezbędnego zaplecza technicznego i organizacyjnego oraz usługi cateringowej, umożliwiającymi przeprowadzenie 9 jednodniowych spotkań (4 stacjonarnych warsztatów upowszechniająco-informacyjnych o Społecznych Agencjach Najmu (SAN) oraz 5 spotkań stacjonarnych sieciujących gminy objęte wsparciem) w 9 miastach, w okresie od listopada 2026 r. do grudnia 2028 r., zgodnie z harmonogramem określonym w załączniku nr 1 do SWZ – OPZ.

9.2. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zwiększeniu liczby uczestników każdego z 9 spotkań ponad liczbę podstawową wynoszącą 50 osób, do maksymalnie 60 osób na jedno spotkanie.
9.3. Zakres zamówienia objętego prawem opcji obejmuje zapewnienie dla dodatkowych uczestników wszystkich świadczeń przewidzianych w OPZ, w szczególności:
miejsca w sali konferencyjno-warsztatowej,
dostępu do infrastruktury technicznej,
usługi cateringowej obejmującej przerwę kawową oraz lunch,
obsługi organizacyjnej i technicznej wydarzenia.
9.4. Maksymalny zakres prawa opcji wynosi łącznie 90 dodatkowych uczestników w całym okresie realizacji zamówienia (maksymalnie 10 dodatkowych uczestników podczas każdego z 9 spotkań).
9.5. Zamawiający będzie uprawniony do skorzystania z prawa opcji w przypadku, gdy liczba zgłoszonych uczestników danego spotkania przekroczy 50 osób.
9.6. O zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 14 dni przed terminem danego spotkania, przekazując ostateczną liczbę uczestników.
W przypadku spotkania organizowanego w Poznaniu Zamawiający przekaże Wykonawcy informację o przewidywanej liczbie uczestników nie później niż 7 dni przed planowaną datą spotkania.
9.7. Skorzystanie z prawa opcji stanowi uprawnienie Zamawiającego, a nie jego obowiązek. Wykonawcy nie przysługują roszczenia z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub w części.
9.8. Wynagrodzenie za realizację zamówienia w ramach prawa opcji zostanie ustalone na podstawie cen jednostkowych wskazanych przez Wykonawcę w formularzu ofertowym i będzie rozliczane wyłącznie za faktycznie zamówioną liczbę dodatkowych uczestników.
9.9. Skorzystanie z prawa opcji nie powoduje zwiększenia ceny jednostkowej wynajmu sali konferencyjno-warsztatowej. Wynagrodzenie w ramach prawa opcji obejmuje wyłącznie iloczyn liczby dodatkowych uczestników oraz sumy ceny jednostkowej przerwy kawowej i ceny jednostkowej obiadu, wskazanych w formularzu ofertowym.

21.1. Ocenie podlegają nieodrzucone oferty.
21.2. Kryteria oceny ofert
(P) Cena brutto (zakres podstawowy) – 100%
21.3. Punkty za kryterium „Cena (P)” obliczone zostaną według wzoru:

Cmin
P = ------------- x 100 pkt
Cb
gdzie:
P – ilość punktów w kryterium „Cena”,
CMIN – najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych,
CB – cena oferty badanej.
W kryterium „Cena”, oferta z najniższą ceną otrzyma 100,00 punktów, a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta niepodlegająca odrzuceniu, która uzyska najwyższą liczbę punktów w ramach opisanych wyżej kryteriów.
21.4. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania określone w SWZ oraz otrzyma największą liczbę punktów (P). Obliczenie będzie dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ocenie będą podlegały oferty niepodlegające odrzuceniu.

11.1.1. spełnia warunki dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, tj.: Zamawiający nie określa; 11.1.2. spełnia warunki dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, tj.: Zamawiający nie określa; 11.1.3. spełnia warunki dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej, tj.: Zamawiający nie określa; 11.1.4. spełnia warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj.: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, należycie wykonał co najmniej jedną usługę, która obejmowała zapewnienie lub wynajem przestrzeni konferencyjnej, szkoleniowej, warsztatowej, hotelowej albo eventowej na potrzeby wydarzenia z udziałem co najmniej 30 uczestników oraz zapewnienie usługi cateringowej dla uczestników tego wydarzenia, obejmującej co najmniej serwis kawowy oraz posiłek albo lunch. 11.1.5. UWAGA: Zamawiający nie stosuje poziomów zdolności określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o certyfikacji Wykonawców zamówień publicznych, ponieważ dla przedmiotu niniejszego zamówienia nie został określony odpowiedni poziom zdolności. 11.2. Warunki udziału w postępowaniu mogą zostać potwierdzone: 11.2.1. podmiotowymi środkami dowodowymi wskazanymi w pkt 12.4 SWZ, składanymi na wezwanie Zamawiającego na podstawie art. 274 PZP; 11.2.2. ważnym certyfikatem Wykonawcy, jeżeli z treści certyfikatu wynika potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie wymaganym przez Zamawiającego, a dane zawarte w oświadczeniu składanym na podstawie art. 125 PZP, umożliwiają Zamawiającemu identyfikację certyfikatu oraz jego samodzielne uzyskanie.

12.4.1. wykaz usług, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – w zakresie potwierdzającym spełnianie warunku, o który mowa w pkt. 11.1.4 SWZ

12.1.1. Dokumenty, z których wynika umocowanie do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy (przynajmniej do złożenia oferty) – np. odpis z KRS lub CEIDG (o ile dotyczy). Jeżeli Wykonawca działa przez pełnomocnika należy dodatkowo załączyć stosowne pełnomocnictwo dla danej osoby. 12.1.2. Wypełniony formularz ofertowy - stanowiący załącznik nr 2 do SWZ 12.1.3. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w pkt. 11.1 SWZ – którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ. 12.1.3.1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;

10.4. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia żaden z Wykonawców nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z zasobów innego podmiotu na zasadach określonych w pkt 11.3 SWZ, podmiot ten także nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
11.3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:
11.3.1. Szczególny sposób spełniania zamówienia warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający nie określa;
11.3.2. Szczególny sposób określenia wymagań związanych z realizacją zamówienia: Zamawiający nie określa;
11.3.3. Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
11.3.4. Stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące Wykonawcy.

Zmiany umowy
1. Dopuszczone są zmiany umowy w zakresie określonym w art. 455 ustawy p.z.p.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadkach określonych poniżej.
3. Zamawiający określa następujące sytuacje, w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy oraz warunki dokonania tych zmian:
1) zmiana regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy (m in. stawki podatku od towarów i usług, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427)-jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę - dopuszczalna jest zmiana wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy.
2) wystąpienia Siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami.
3) zmiany terminu realizacji poszczególnych spotkań w stosunku do harmonogramu wskazanego orientacyjnie w OPZ – w przypadku zmiany planu realizacji Projektu „Ośrodek Rozwoju Najmu Społecznego” lub wystąpienia innych okoliczności niezależnych od Zamawiającego uniemożliwiających przeprowadzenie danego spotkania w pierwotnie ustalonym terminie - dopuszczalna jest zmiana terminu danego spotkania, bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy; Zamawiający zakłada zmianę nie więcej niż jednego spotkania;
4) zmiany warunków realizacji Projektu „Ośrodek Rozwoju Najmu Społecznego” (Program Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, Projekt nr FERS.05.01-IZ.00-0040/25), w tym zmiany umowy o dofinansowanie Projektu, wytycznych programowych lub decyzji Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej, mających wpływ na sposób, zakres, terminy, liczbę lub lokalizacje spotkań objętych przedmiotem umowy - dopuszczalna jest odpowiednia zmiana postanowień umowy w zakresie niezbędnym do dostosowania realizacji zamówienia do zmienionych warunków realizacji Projektu, w tym zmiana terminu wykonania umowy;
5) ograniczenia zakresu zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub wynikających z realizacji Projektu – dopuszczalne jest odpowiednie zmniejszenie liczby spotkań objętych umową wraz z proporcjonalnym zmniejszeniem wynagrodzenia Wykonawcy, adekwatnie do zakresu faktycznie zrealizowanej usługi.