„Kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 r.”

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Instytut Książki

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 528799030

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Wróblewskiego 6

1.5.2Miejscowość

Kraków

1.5.3Kod pocztowy

31-148

1.5.4Województwo

małopolskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL213 - Miasto Kraków

1.5.9Adres poczty elektronicznej

biuro@instytutksiazki.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.instytutksiazki.pl

1.6Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/instytutksiazki

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Rekreacja, kultura i religia

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Tak

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 r.”

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-552ca9b6-a3c2-460e-a37c-03988f2de233

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00211145

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-04-22

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00143988/01/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.7 Kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej (usługa kompleksowa, w tym m.in. loty i usługi transportowe, noclegi, catering)

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Tak

2.14Numer ogłoszenia

2026/BZP 00146076

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

4.1Numer referencyjny

OZP.261.1.2026/PZP

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej, który odbędzie się w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 roku.
Zamówienie obejmuje w szczególności:
1) organizacja i prowadzenie biura organizacyjnego Kongresu, w tym wyznaczenie project managera,
2) prowadzenie korespondencji z uczestnikami,
3) organizacja podróży - zakup biletów/zwroty dla uczestników Kongresu, zapewnienie transferów,
4) organizacja noclegów - założenie lub przejęcie rezerwacji, koordynacja zakwaterowania, opłacenie noclegów,
5) zapewnienie hostów/ hostess,
6) przygotowanie sal do sesji,
7) przygotowywanie organizacyjne sesji,
8) organizacja szatni oraz recepcji,
9) ustawienie stanowisk dla wystawców,
10) stworzenie formularza zapisu online na wydarzenia;
11) przygotowanie i zebranie od uczestników ankiety, opracowanie raportu,
12) zaprojektowanie i produkcja materiałów graficznych oraz materiałów konferencyjnych na potrzeby Kongresu,
13) wykonanie oznakowania Centrum Kongresowego ICE,
14) rejestracja wideo wybranych sesji,
15) zapewnienie usług cateringowych,
16) wykonanie wszelkich innych niezbędnych czynności koniecznych do zapewnienia prawidłowej organizacji i przebiegu Kongresu, w szczególności wszelkie czynności wskazane w SWZ.

4.5.3Główny kod CPV

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.5.4Dodatkowy kod CPV

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55100000-1 - Usługi hotelarskie

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

72421000-7 - Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1Liczba otrzymanych ofert lub wniosków

3

6.1.1Liczba otrzymanych ofert wariantowych

0

6.1.2Liczba ofert dodatkowych

0

6.1.3Liczba otrzymanych od MŚP

3

6.1.4Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego

0

6.1.5Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG

0

6.1.6Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.1.7Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.2Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem

1784001,55 PLN

6.3Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem

2014110,33 PLN

6.4Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

1910938,91 PLN

6.5Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną

Nie

6.6Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową

Nie

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.2Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy

Mały przedsiębiorca

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

Ibento Sp. z o.o.

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

7010452322

7.3.3Ulica

Złotego Smoka 16

7.3.4Miejscowość

Warszawa

7.3.5Kod pocztowy

02-202

7.3.6Województwo

mazowieckie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Tak

7.4.1Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani

Usługi cateringowe - Masters Catering Sp. z o.o.

8.1Data zawarcia umowy

2026-04-16

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

1910938,91 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

do 2026-07-31

8.4Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy