„Kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 r.”

1.1Nazwa zamawiającego

Instytut Książki

1.3Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 528799030

1.4Adres zamawiającego

1.4.1Ulica

Wróblewskiego 6

1.4.2Miejscowość

Kraków

1.4.3Kod pocztowy

31-148

1.4.4Województwo

małopolskie

1.4.5Kraj

Polska

1.4.6Lokalizacja NUTS 3

PL213 - Miasto Kraków

1.4.9Adres poczty elektronicznej

biuro@instytutksiazki.pl

1.4.10Adres strony internetowej zamawiającego

www.instytutksiazki.pl

1.5Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

2.1Identyfikator postępowania

ocds-148610-552ca9b6-a3c2-460e-a37c-03988f2de233

2.2Numer ogłoszenia

2026/BZP 00451638

2.3Wersja ogłoszenia

01

2.4Data ogłoszenia

2026-09-23

3.1Charakter zamówienia

Zamówienie klasyczne - od kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE

Tak

3.2.1Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE

2026/BZP 00146076

3.3Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

3.5Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6Rodzaj zamówienia

Usługi

3.7Nazwa zamówienia

Kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 r.”

3.8Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi kompleksowa organizacja VI Światowego Kongresu Tłumaczy Literatury Polskiej, który odbędzie się w Krakowie w dniach 2-4 lipca 2026 roku.
Zamówienie obejmuje w szczególności:
1) organizacja i prowadzenie biura organizacyjnego Kongresu, w tym wyznaczenie project managera,
2) prowadzenie korespondencji z uczestnikami,
3) organizacja podróży - zakup biletów/zwroty dla uczestników Kongresu, zapewnienie transferów,
4) organizacja noclegów - założenie lub przejęcie rezerwacji, koordynacja zakwaterowania, opłacenie noclegów,
5) zapewnienie hostów/ hostess,
6) przygotowanie sal do sesji,
7) przygotowywanie organizacyjne sesji,
8) organizacja szatni oraz recepcji,
9) ustawienie stanowisk dla wystawców,
10) stworzenie formularza zapisu online na wydarzenia;
11) przygotowanie i zebranie od uczestników ankiety, opracowanie raportu,
12) zaprojektowanie i produkcja materiałów graficznych oraz materiałów konferencyjnych na potrzeby Kongresu,
13) wykonanie oznakowania Centrum Kongresowego ICE,
14) rejestracja wideo wybranych sesji,
15) zapewnienie usług cateringowych,
16) wykonanie wszelkich innych niezbędnych czynności koniecznych do zapewnienia prawidłowej organizacji i przebiegu Kongresu, w szczególności wszelkie czynności wskazane w SWZ.

3.9Główny kod CPV

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

3.10Dodatkowy kod CPV

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55100000-1 - Usługi hotelarskie

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

72421000-7 - Usługi w zakresie rozwijania internetowych lub intranetowych aplikacji klienckich

4.1Data zawarcia umowy

2026-04-16

4.2Okres realizacji zamówienia

do 2026-07-31

4.3Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę

4.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy)

Ibento Sp. z o.o.

4.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

7010452322

4.3.3Ulica

Złotego Smoka 16

4.3.4Miejscowość

Warszawa

4.3.5Kod pocztowy

02-202

4.3.6Województwo

mazowieckie

4.3.7Kraj

Polska

4.4Wartość umowy

1910938,91 PLN

4.5Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej

2026/BZP 00211145/01

5.1Czy umowa została wykonana

Tak

5.2Termin wykonania umowy

2026-09-07

5.3Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie

Nie

5.4Informacje o zmianach umowy

5.4.1Liczba zmian

1

5.4.2Numer zmiany

1

5.4.3Podstawa prawna zmiany

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4Przyczyny dokonania zmian

Na wniosek Zamawiającego, strony uzgodniły rozszerzenie rodzaju, ilości i wartości realizowanych działań w ramach przygotowania i przeprowadzenia Kongresu

5.4.5Krótki opis zamówienia po zmianie

Dodatkowe zadania do zrealizowania (zwiększenie zakresu) pozycji z Formularz ofertowego:
Nr i nazwa pozycji - 3 - Obsługa organizacyjna (w tym koordynacja, kontakt z uczestnikami, organizacja punktów informacyjnych itp.) oraz techniczna;
Nr i nazwa pozycji - 5 - Materiały konferencyjne, materiały graficzne, promocyjne, brandingowe i informacyjne;
Nr i nazwa pozycji - 6 - Dokumentacja wideo wybranych sesji;
Nr i nazwa pozycji – 7 - Usługi cateringowe i gastronomiczne

5.4.6Wartość zmiany

135778

5.4.7Kod waluty

PLN

5.4.8Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej

Tak

5.5Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy

2046716,91 PLN

5.6Czy umowa została wykonana należycie

Tak

5.7Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy