Organizacja Konferencji Służby Geodezyjnej i Kartograficznej

1. Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez Strony
postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji: za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem:
https://gugik.ezamawiajacy.pl poprzez opcję „Zadaj pytanie” lub zakładkę „Korespondencja”.
2. Oferty z załącznikami, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy oraz pełnomocnictwa do złożenia oferty przekazywane są wyłącznie za pośrednictwem Platformy.
3. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii; https://gugik.ezamawiajacy.pl lub bezpośrednio: https://oneplace.marketplanet.pl
Szczegółowe informacje nt. przewidzianych środków komunikacji elektronicznej zawarte są w Rozdziale X Specyfikacji Warunków
Zamówienia (SWZ).

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych, pozyskanych dla potrzeb przeprowadzenia niniejszego postępowania, jest Główny Geodeta Kraju
z siedzibą w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii, 00 926 Warszawa, ul. Żurawia 6/12;
2) kontakt do inspektora ochrony danych w Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii: iod@gugik.gov.pl tel. +48 22 56 31 323;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o nr ref BDG-ZP.2610.6.2025.SWZ prowadzonego w trybie podstawowym, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu
o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1
i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność,
a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym
w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
8) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ,
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2. Na podstawie art. 14 RODO zobowiązuje się wykonawców będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, do przekazywania osobom, których dane osobowe pozyskali w celu udostępnienia Zamawiającemu dla potrzeb przeprowadzenia niniejszego postępowania, treści obowiązku informacyjnego Zamawiającego, o którym mowa w ust.1.

1. Przedmiot zamówienia podstawowego obejmuje organizację dwu i półdniowej Konferencji Służby Geodezyjnej i Kartograficznej. Realizacja zamówienia musi odbyć się w terminie między 8 kwietnia a 30 maja 2026 r.
2. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia opcjonalnego
w postaci dwu i półdniowej Konferencji Służby Geodezyjnej i Kartograficznej w IV kwartale 2026 r. – termin zostanie uzgodniony z Wykonawcą przynajmniej na 50 dni przed datą wydarzenia.
3. W ramach każdego ze spotkań Zamawiający przewiduje uczestnictwo czterystu (400) gości. Dwudziestu pięciu w pierwszym dniu i czterystu w drugim i trzecim dniu konferencji. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników spotkania wynagrodzenie za wykonanie Przedmiotu Umowy zostanie proporcjonalnie pomniejszone za każdą osobę nieobecną.
3. Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia opcjonalnego polegającego na organizacji dwuipółdniowej Konferencji Służby Geodezyjnej i Kartograficznej w IV kwartale 2026 r. Termin zostanie uzgodniony z wykonawcą na 50 dni przed datą wydarzenia. W ramach Prawa opcji Zamawiający przewiduje uczestnictwo 400 osób w konferencji. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników konferencji wynagrodzenie za wykonanie Przedmiotu umowy jak i prawa opcji zostanie proporcjonalnie zmniejszone o każdego nieobecnego uczestnika.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, spełniający następujące warunki udziału w postępowaniu w
zakresie zdolności technicznej i zawodowej - w odniesieniu do tego warunku w postępowaniu mogą wziąć udział
Wykonawcy którzy:
a) wykażą się doświadczeniem należytego wykonania w okresie ostatnich
3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie – co najmniej 3 (trzech) usług polegających na organizacji konferencji / spotkania o wartości min.130 000,00 zł każda, w tym co najmniej jedna z nich była zorganizowana dla min. 350 osób.
UWAGA:
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie usługę świadczoną
w ramach jednej umowy. Wykonawca w wykazie usług zobowiązany jest podać tylko te główne usługi, które potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wskazał konkretne usługi na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, Zamawiający nie dopuszcza ogólnych zapisów np. „zgodne z SWZ” lub kopiowania wymagań podanych przez Zamawiającego.
b) będą dysponować na etapie realizacji zamówienia potencjałem technicznym w postaci sali konferencyjnej, która łącznie spełniać będzie wszystkie następujące wymagania:
i. umożliwia rozmieszczenie w ustawieniu teatralnym co najmniej 400 osób;
ii. o minimalnej wysokości – 3 metry w najniższym punkcie,
iii. będzie wyposażona co najmniej w:
− stałą klimatyzację;
− podwyższenie-scenę z mównicą, stolikiem do laptopa, stołem dla prezentujących i krzesłami;
− dwa ekrany (główny i boczny do jednoczesnego wyświetlania prezentacji) o wymiarach minimum 2 x 3 metry (nie mogą to być ekrany rozkładane na stojakach, preferowany wysuwany z góry);
− rzutnik multimedialny, komputer/laptop kompatybilny z rzutnikiem i wyposażony w oprogramowanie umożliwiające realizację prezentacji podczas konferencji, z pilotem do zdalnego prezentowania;
− nagłośnienie sali, 4 mikrofony bezprzewodowe do jednoczesnego wykorzystania oraz 3 mikrofony w miejscu prezydialnym.

1. Każdy Wykonawca, wraz z ofertą, zobowiązany jest złożyć oświadczenie, aktualne na dzień składania ofert, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w Rozdziale VI i VII, a także na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. -
o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507), oraz że spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie:
1) nie podlega wykluczeniu,
2) Wykonawcy – odpowiednio – samodzielnie lub łącznie, spełniają warunki udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego
w SWZ.
3. W przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, składa
wraz z ofertą:
1) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 1, celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert podmiot ten nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu,
w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na zasoby tego podmiotu
w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu,
2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. Zakres zobowiązania podmiotu, winien obejmować w szczególności informacje, o których mowa w art. 118 ust. 4 ustawy Pzp.
Z treści zobowiązania musi jednoznacznie wynikać, jaki zasób zostaje udostępniony oraz zakres realizacji części zamówienia, do którego wykonania zobowiązuje się dany podmiot odpowiednio do zakresu udostępnianych zasobów. W przypadku polegania na zasobach podmiotu trzeciego, stosowne zobowiązanie musi zostać złożone wraz z ofertą.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, złoży następujące podmiotowe środki dowodowe, aktualne na dzień złożenia:
1) wykaz wykonanych usług, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 4 lit. a), a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Wzór usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
2) wykaz urządzeń technicznych o których mowa w rozdziale VIII ust. 1 pkt 4 lit. b) dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami. Wzór stanowiący Załącznik nr 7 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w oparciu
o treść art. 58 ustawy.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego:
1) warunek określony w Sekcji VIII ust. 1 pkt 4 lit. a winien spełniać samodzielnie przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie;
2) warunek określony w Sekcji VIII ust. 1 pkt 4 lit. b winien spełniać samodzielnie przynajmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie.
4. W przypadku gdy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego – w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia – mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane – składają wraz z ofertą oświadczenie,
o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.