Świadczenie Usługi Polegającej Na Udostępnieniu Powierzchni Konferencyjno-eventowej Wraz Z niezbędną InfrastrukturąTechniczną, multimedialną, organizacyjną I obsługowąNaPotrzebyOrganizacjiKonferencji

Komunikacja Wykonawcy z Zamawiającym oraz przekazywanie informacji,
oświadczeń, wniosków, zawiadomień i dokumentów odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja
miedzy zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w
formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość”, dostępnej pod adresem
https://platformazakupowa.pl/pn/port lub poczty elektronicznej Zamawiającego wskazanej w pkt. 10.6 SWZ.

Zamawiający, zgodnie z
Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji
oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na
platformazakupowa.pl, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
6) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.
7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
8) Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy formularzy do: złożenia, zmiany,
wycofania oferty, wynosi 150MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.
Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1) Akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod
linkiem https://platformazakupowa.pl/strona/regulamin w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
2) Zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na udostępnieniu powierzchni konferencyjno-eventowej wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną, multimedialną, organizacyjną i obsługową na potrzeby organizacji Konferencji przez Polski Ośrodek Rozwoju Technologii PORT.
Zakres zamówienia obejmuje: 
1) podstawowy zakres zamówienia, a mianowicie:
udostępnienie powierzchni konferencyjno-eventowej wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną, multimedialną, organizacyjną i obsługową, udostępnienie sali konferencyjnej, sal i korytarzy dla części wystawienniczej i cateringowej, sali bankietowej, tarasu i przestrzeni zewnętrznych, zapewnienie infrastruktury technicznej i multimedialnej,  zapewnienie personelu obsługowego,  
2) zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji (w ramach opcji).

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zagwarantuje też Zamawiającemu możliwość prowadzenia na terenie Przedmiotu najmu działań promocyjnych, w szczególności ustawienia ścianek promocyjnych
i roll-upów.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z wymaganiami Zamawiającego względem przedmiotu zamówienia zostały określone
w załączniku nr 2 do SWZ – Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz w załączniku nr 3 do SWZ – wzorze umowy.

Zamawiający przewiduje skorzystanie z opcji w następującym zakresie:
Zamawiającemu, w ramach opcji, przysługuje możliwość rozszerzenia Przedmiotu Umowy o usługę zapewnienia cateringu dla uczestników w czasie trwania Konferencji, na zasadach i w zakresie określonych w dokumentach zamówienia, w szczególności w WOC, stanowiącym Załącznik nr 8 do wzoru Umowy, będącego Załącznikiem nr 3 do SWZ.
W przypadku skorzystania z opcji Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia cateringu w czasie trwania Konferencji, a z tytułu realizacji usługi objętej opcją przysługiwać mu będzie wynagrodzenie ustalone zgodnie z cenami wskazanymi w ofercie Wykonawcy oraz postanowieniami Umowy. Wykonanie opcji może nastąpić poprzez złożenie Wykonawcy przez Zamawiającego oświadczenia o skorzystaniu z opcji, w formie pisemnej lub elektronicznej, o której mowa w art. 78¹ Kodeksu cywilnego, nie później niż na 30 dni kalendarzowych przed planowanym dniem rozpoczęcia Konferencji.

Oświadczenie wykonawcy,
w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego
2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o
dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami
lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca posiada certyfikat wykonawcy zamówień publicznych wydany zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o
certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, może złożyć ten certyfikat zamiast podmiotowych środków dowodowych w zakresie
okoliczności objętych certyfikacją, na wezwanie Zamawiającego o podmiotowe środki dowodowe.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia
publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 7.1
SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

Zamawiający przewiduje udzielenie zaliczki na poczet wykonania zamówienia publicznego. W terminie 30 dni od dnia zawarcia Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy zaliczkę na poczet wykonania zamówienia w wysokości 30% kwoty wynagrodzenia z tytułu wykonania podstawowego przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1 w załączniku nr 3 do SWZ, tj. Wzorze Umowy. Podstawą zapłaty zaliczki będzie wystawiona przez Wykonawcę i dostarczona do Zamawiającego faktura proforma. Wykonawca po otrzymaniu zaliczki wystawi i doręczy Zamawiającemu fakturę zaliczkową dokumentującą płatność.

1. Wszystkie zmiany Umowy, jak również jednostronne oświadczenia woli jej dotyczące, mające na celu rozwiązanie Umowy (oświadczenie o odstąpieniu) wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że Umowa stanowi inaczej.
2. Zakazuje się zmian postanowień Umowy, chyba że zachodzi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności oraz z zastrzeżeniem, iż zmiany te nie mogą powodować negatywnych skutków finansowych, jakościowych ani organizacyjnych dla Zamawiającego:
1) nastąpi działanie siły wyższej mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu Umowy, powodujące zmianę terminu jej realizacji – w takim przypadku zmianie ulegną poszczególne postanowienia Umowy przewidujące wykonanie obowiązków przez Strony w określonym terminie, niemniej jednak maksymalnie o czas występowania siły wyższej;
2) nastąpią zmiany sposobu realizacji Umowy wynikające ze zmian w obowiązujących przepisach prawa – w takim przypadku zmianie ulegną odpowiednie postanowienia Umowy w zakresie wynikającym ze zmian przepisów;
3) nastąpi konieczność przesunięcia terminu organizacji Konferencji – w takim przypadku zmianie ulegnie w szczególności § 2 ust. 2;
4) nastąpi konieczność zmniejszenia zakresu Umowy, a tym samym wynagrodzenia, z przyczyn o obiektywnym charakterze lub istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie całości lub części przedmiotu Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia.
3. 3. Strony, mając na uwadze art. 439 i nast. PZP, przewidują możliwość wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia
należnego Wykonawcy, na zasadach określonych w paragrafie 11 ust. 3 ppkt 1-9 zał. nr 3 do SWZ tj. wzorze umowy, które
nie zostały tu wpisane ze względu na ograniczona ilość znaków możliwą do wpisania w tym polu.