Usługi recepcyjne w Ośrodku Szkoleniowo – Wypoczynkowym „Wołosań” w Cisnej

Nazwa przedmiotu zamówienia:
„Usługi recepcyjne w Ośrodku Szkoleniowo – Wypoczynkowym „Wołosań” w Cisnej”

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia:

1 Wymagania stanowiskowe:

recepcja OSW „Wołosań” obsługiwana całodobowo przez osoby posiadające odpowiednie przygotowanie do pracy na stanowisku recepcjonisty

recepcjonista zobowiązany jest do zachowania przez cały czas dyżuru postawy profesjonalnej, spokojnej i uprzejmej, z poszanowaniem godności gości, współpracowników oraz kontrahentów Ośrodka.

recepcjonista nie podnosi głosu, nie prowadzi prywatnych rozmów w obecności gości, nie korzysta z prywatnego telefonu w celach nie związanych z wykonywaną pracą, nie spożywa posiłków ani napojów na stanowisku pracy oraz nie pali tytoniu.

pracownik recepcji zobowiązany jest do znajomości:
a) rozkładu pomieszczeń Ośrodka,
b) rodzaju i standardu pokoi,
c) aktualnego cennika i zasad jego stosowania
d) oferty usług podstawowych oraz dodatkowych,
e) regulaminów obowiązujących w Ośrodku.

stanowisko recepcji musi być utrzymane w porządku, czystości, w sposób zapewniający profesjonalny wizerunek Ośrodka

Do obowiązków Wykonawcy obsługi recepcji należy:

sprawna , profesjonalna i życzliwa obsługa gości poprzez:
a) przyjmowanie gości do ośrodka;
b) dokonywanie formalności meldunkowych w ośrodku;
c) udzielanie informacji o dostępności, standardzie i wyposażeniu pokoi hotelowych,
d) kierowanie gości do właściwych miejsc lub osób,
e) w sytuacji, gdy gość musi czekać na przygotowanie pokoju poinformowanie go o orientacyjnym czasie oczekiwania, zaproponowanie przyjęcia bagażu,
f) reagowanie na skargi klientów i w miarę możliwości niezwłoczne ich eliminowanie,
g) przyjmowanie zleceń, próśb od gości i realizowanie ich (m.in. budzenie gości na życzenie),
h) udzielanie informacji w zakresie usług oferowanych przez OSW „Wołosań” oraz dodatkowych usług dotyczących m.in. komunikacji, usług przewoźników, usług rekreacyjnych, imprez kulturalnych i sportowych.
i) zakwaterowanie gości w pokojach ośrodka, wydawanie i odbiór kart hotelowych,
j) prowadzenie ewidencji zgodnej z programem komputerowym ośrodka,
k) sprzedaż miejsc noclegowych oraz przyjmowanie rezerwacji
l) każdorazowo po objęciu dyżuru prześledzenia całej korespondencji (e-mail, system rezerwacyjny, komunikaty służbowe) otrzymanej od zakończenia ostatniego dyżuru
m) dbanie o dobry wizerunek i promowanie Ośrodka
n) obciążanie gości za pobyt, przyjmowanie płatności w formie gotówkowej i płatności kartą w tym: wystawianie dokumentów KP i faktur, obsługa kasy fiskalnej i terminala płatności kartą z obowiązkiem rozliczenia się z pobranych należności z Kierownikiem Ośrodka, sporządzanie raportów,
o) zapewnienie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy zmianami
p) obsługa: centrali telefonicznej, systemu p.poż. faksu, ksero, komputera oraz innych urządzeń biurowych,
q) sprawne kierowanie ruchem osobowym podczas ewakuacji gości ośrodka, znajomość procedur bezpieczeństwa w sytuacjach zagrożenia,
r) kontrola wnoszonych i wynoszonych przedmiotów, elementów wyposażenia itp.,
s) dozorowanie ośrodka,
t) zamykanie okien, gaszenie świateł, sprawdzanie pomieszczeń pod kątem groźby zalania wodą, sprawdzanie urządzeń elektrycznych itp.,
u) egzekwowanie właściwych zasad, zgodnych z obowiązującym regulaminem korzystania z ośrodka przez gości,
v) obsługa depozytu ośrodka,
w) obsługa oprogramowania hotelowego połączonego z Booking.com.B.V., wizytówką Google oraz ze stroną Ośrodka,
x) obsługa systemu alarmowego i monitoringu,
y) prowadzenie książki dyżurów poprzez wpisy dotyczące przebiegu dyżuru z wyszczególnieniem wszelkich zdarzeń, uwag oraz przekazywanych poleceń Kierownika Ośrodka,
z) prowadzenie ewidencji awarii kotła co w budynku administracyjno-hotelowym,
aa) telefoniczne powiadomienie konserwatora i Kierownika ośrodka o zaistnieniu awarii w przypadku niemożności jej usunięcia,
bb) obowiązkowe sprawdzenie każdego pokoju po wyjeździe oraz przed przyjazdem gości, w szczególności pod kątem: czystości i estetyki, kompletności wyposażenia, sprawności urządzeń, zapachu i ogólnego stanu pokoju.
cc) obsługa systemu alarmowego Nadleśnictwa Cisna w godzinach od 15:00 do 7:00 oraz w dni wolne od pracy),
dd) bieżące informowanie Kierownika Ośrodka o wszystkich uwagach gości, awariach, usterkach,
ee) wydawanie i przyjmowanie kluczy firmie świadczącej usługi sprzątania,
ff) przekazywanie każdego dnia w godz. 7:00 – 8:00 (na piśmie) osobie, która nadzoruje i kontroluje prace personelu ze strony firmy sprzątającej informacji o obłożeniu w OSW „Wołosań”(tj. pokoi noclegowych i innych pomieszczeń) co najmniej na dzień bieżący i następny),
gg) przekazywanie na bieżąco do restauracji zleceń szczegółowych (w formie faksu, e-maila lub telefonicznie) lub bezpośrednio doręczanych Wykonawcy z potwierdzeniem na zleceniu,
hh) szczegółowe sprawdzanie zleceń wystawianych restauracji ze zgodnością z protokołem odbioru i fakturą wystawianą przez firmę świadczącą usługi restauracyjne,
ii) przygotowanie sal szkoleniowych, konferencyjnych (ustawianie stołów, krzeseł)oraz przygotowanie sprzętu(projektor, laptop, nagłośnienie) w zależności od wymagań klienta (z wyjątkiem sprzątania),
jj) zachowania w tajemnicy danych i informacji, o których powzięto wiadomość w związku z wykonywana pracą w czasie trwania jak również po rozwiązaniu umowy, przestrzegania tajemnicy,
kk) niezwłoczne powiadamianie Kierownika Ośrodka, a w przypadkach uznanych za konieczne Policji, w przypadku zaobserwowania na terenie ośrodka lub w bezpośrednim jego sąsiedztwie osób, których zachowanie może wskazywać na zamiar dokonania włamania, kradzieży, lub innego czynu przestępczego,
ll) przestrzeganie regulacji, w tym wewnętrznych obowiązujących w Lasach Państwowych, dotyczących przeciwdziałania lub zwalczania epidemii wirusa oraz egzekwowanie przestrzegania tych regulacji wobec gości Ośrodka.

Obsługa recepcji ma być pełniona przez 24 godziny na dobę w ciągu całego okresu obowiązywania umowy.

Recepcjonista zobowiązany jest do zachowania tajemnicy odnośnie wszelkich informacji powziętych w związku z realizacją przedmiotu niniejszej umowy, oraz wykonywania innych poleceń Kierownika Ośrodka.

Personel Wykonawcy zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji powziętych w trakcie wykonywania przedmiotowej usługi, oraz do wykonywania innych poleceń Kierownika Ośrodka dotyczących realizacji umowy ws. zamówienia publicznego. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie, a za jego naruszenie Wykonawca ponosi odpowiedzialność prawną.

Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich wewnętrznych zarządzeń i regulaminów obowiązujących w Ośrodku, pod warunkiem ich udostępnienia przez Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej. Postanowienia wewnętrznych zarządzeń i regulaminów obowiązujących w Ośrodku, kształtują uprawnienia i obowiązki umowne Wykonawcy oraz Zamawiającego, pod warunkiem przekazania ich treści Wykonawcy w sposób określony w zdaniu poprzedzającym.

Pracownikom Wykonawcy świadczącym usługi jak również innym osobom, które chociażby tylko powoływały się na działanie w imieniu Wykonawcy, nie wolno wynosić jakichkolwiek rzeczy, wyposażenia, dokumentów itp. znajdujących się w pomieszczeniach, do których Wykonawca będzie miał wstęp w związku z realizacją przedmiotu niniejszej umowy.

Pracownikom świadczącym usługi jak również innym osobom, które chociażby tylko powoływały się na działanie w imieniu Wykonawcy, nie wolno zapoznawać się z treścią należących do Zamawiającego lub do gości Ośrodka dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej i innych materiałów zawierających informacje, jak również nie wolno wykonywać fotokopii, kserokopii lub utrwalać, zwielokrotniać w jakikolwiek inny sposób, a także nie wolno przekazywać dalej ich treści.

Wykonawca będzie realizował usługi przy pomocy wyposażenia (w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania) należącego do Zamawiającego. Zabrania się Wykonawcy używania własnego sprzętu komputerowego, oraz korzystania z własnego oprogramowania w związku z realizacją usługi. Przekazanie przez Zamawiającego sprzętu lub wyposażenia w celu realizacji przedmiotu umowy zostanie potwierdzone pisemnym protokołem. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej według wzoru stanowiącego załącznik do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca oraz Personel Wykonawcy zostaną upoważnieni przez Zamawiającego do wystawiania faktur za usługi świadczone przez Ośrodek Szkoleniowo Wypoczynkowy “Wołosań”. Faktury będą wystawiane z wykorzystaniem funkcjonalności Systemu Informatycznego Lasów Państwowych SILP. W związku z powyższym Wykonawcy zabrania się instalowania na urządzeniach komputerowych Zamawiającego jakiegokolwiek oprogramowania.

Lokalizacja: Usługi będą realizowane w pomieszczeniach Ośrodka Szkoleniowo Wypoczynkowego „Wołosań”, adres: 38-607 Cisna 87.

Zgodnie z art. 95 ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w ofercie tych części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz do podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.

Zamawiający przewiduje zapłatę wynagrodzenia z częściach. Płatności będą realizowane w cyklach comiesięcznych, po wykonaniu usługi w każdym kolejnym miesiącu obowiązywania umowy.
Szczegółowy opis zamówienia został opisany w rozdziale 3 SWZ.