Świadczenie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczenia biletów lotniczych i kolejowych na trasy krajowe i zagraniczne wraz z ubezpieczeniem dla potrzeb OSW

1. Osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcami jest Pani Paulina Jaworska-Kot. Jednocześnie Zamawiający informuje, że przepisy ustawy Pzp dotyczące zasady równego traktowania Wykonawców nie pozwalają na jakikolwiek inny kontakt – zarówno z Zamawiającym jak i osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami – niż wskazany poniżej.
2.W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, adres email: zamowienia@osw.waw.pl (Uwaga: nie dotyczy składania ofert oraz dokumentów składanych wraz z ofertą).

1. Komunikacja w niniejszym postępowaniu, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z wykorzystaniem Platformy e-Zamówienia, zwanej dalej Platformą, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto „Wykonawca” na Platformie. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin Platformy, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/ oraz informacje zamieszczone w zakładce Centrum Pomocy, w szczególności w instrukcji Zakładanie konta użytkownika.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania.
4. Sposób sporządzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”).
5. Składanie ofert dostępne jest tylko dla użytkowników Platformy będących Wykonawcami, posiadającymi uprawnienie: Składanie ofert/wniosków/prac konkursowych. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 150 MB. Szerzej o sposobie sporządzania i składania ofert w rozdział III ust 5 i 6 SWZ.
6. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce Formularze (Formularze do komunikacji) na stronie prowadzonego postępowania. Za pośrednictwem Formularzy do komunikacji odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
7.Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
8. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia dostępny pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/.

Zgodnie z wymogami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, w związku z postępowaniem i zawieraną umową:
1) Administratorem przekazanych danych osobowych jest Ośrodek Studiów Wschodnich im. Marka Karpia z siedzibą przy ul. Koszykowej 6a, 00-564 Warszawa. Kontakt do inspektora ochrony danych OSW: IOD@osw.waw.pl;
2) przekazane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy,
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO ze względu na to, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (ustawa z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej – Dz. U. z 2022 r. poz. 902,);
3) odbiorcami przekazanych danych osobowych będą osoby lub podmioty, uprawnione na podstawie obowiązującego prawa do dostępu do informacji publicznej oraz osoby uprawnione do kontrolowania działalności OSW;
4) przekazane dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat z uwagi na obowiązek archiwizowania dokumentów przez jednostkę sektora finansów publicznych;
5) w odniesieniu do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
6) osoba, której dane przekazano, posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia,
d) przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
7) osobie, której dane przekazano, nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d i e RODO – prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art.
6 ust. 1 lit. b, c RODO.

1. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, a w szczególności: rezerwacji, wystawienia, sprzedaży i dostarczenia (nie wlicza się kosztu biletu wynikającego z taryfy przewoźnika), przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowania wariantów, zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, a także zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ – koszty polis ubezpieczeniowych.
2. Cenę oferty będą stanowić:
a) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego,
b) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego,
c) cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego
i zagranicznego,
d) cena brutto składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży (Ua) w czasie odbywania delegacji do krajów UE/EFTA obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW, OC i bagaż podróżny - znaczenie procentowe
d) cena brutto składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży (Ub) w czasie odbywania delegacji do USA/Kanada/Chiny/Japonia/Australia obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW, OC i bagaż podróżny - znaczenie procentowe
e) cena brutto składki ubezpieczenia za jeden dzień podróży (Uc) w czasie odbywania delegacji do pozostałych krajów świata obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW, OC i bagaż podróżny- znaczenie procentowe
3. Wysokość upustu będzie przyznana:
a) od ceny zagranicznego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu;
b) od ceny krajowego biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:
• nie podlegają wykluczeniu;
• spełniają warunki udziału w postępowaniu.
1. Na podstawie art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej,
o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat (jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonywał lub wykonuje należycie, co najmniej dwie usługi obejmujące łącznie: rezerwację, zakup i dostawy biletów lotniczych
i kolejowych na trasy krajowe i zagraniczne wraz z ubezpieczeniem o wartości co najmniej 200.000,00 (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100) każda. Wskazane przez Wykonawcę usługi będą musiały być potwierdzone odpowiednimi dokumentami, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W przypadku usług, które są nadal wykonywane, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że na dzień składania ofert zamówienie zostało zrealizowane na kwotę minimum 200 000,00 zł brutto.
• wykaz usług wykonanych lub w przypadku usług okresowych lub ciągłych wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
• dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
b) Wykonawca musi wykazać, że dysponuje lub będzie dysponować na etapie realizacji umowy odpowiednio wykwalifikowanym personelem niezbędnym do obsługi zamówienia zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy), tj pracownikami obsługi (min. dwie osoby) posiadającymi co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku pracownika obsługi. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

Do oferty Wykonawca zobowiązany jest załączyć :
a)aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1, pkt 4 i pkt 7-10 ustawy Pzp oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w ust. 4;
b) oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy
z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514); składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia w zakresie pkt a) i b) stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału
w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej należy złożyć:
• Wykaz usług wykonanych zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ oraz załączeniem dowodów dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny
o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
• Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponować na etapie realizacji umowy odpowiednio wykwalifikowanym personelem niezbędnym do obsługi zamówienia zatrudnionym na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy), tj pracownikami obsługi (min. dwie osoby) posiadającymi co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku pracownika obsługi. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
b) W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych oświadczenia Wykonawcy
o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp – złożonego na wzorze stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego

Dowód wniesienia wadium w formie niepieniężnej – obligatoryjnie / dowód wniesienia wadium w formie pieniężnej – potwierdzenie przelewu obligatoryjnie.
Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
Wykonawca zobowiązany jest załączyć pełnomocnictwo osób upoważnionych do złożenia oferty (jeśli dotyczy).
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

6 500,00 zł (słownie złotych: sześć tysięcy pięćset złotych 00/100). 2. Wadium powinno być wniesione na podstawie art. 97 ust. 5 ustawy Pzp przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 28 listopada 2025 r. do godz. 10:00. 3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a) w pieniądzu, b) w gwarancjach bankowych, c) w gwarancjach ubezpieczeniowych, d) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 09 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 419,1635).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku Wykonawcy są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego każdy z warunków musi spełniać w całości co najmniej jeden z Wykonawców lub podmiot trzeci, na zasoby którego powołują się Wykonawcy.
3.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), spełnienie wymogu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia, o którym mowa w rozdz. III ust. 3. ma zostać wykazane odrębnie przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku, gdy Wykonawca w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu bazuje na udostępnionych zasobach podmiotu trzeciego – spełnienie wymogu dotyczącego braku podstaw wykluczenia, o którym mowa w rozdz. III ust. 1 pkt 1.4) lit a) i lit. b) musi zostać wykazane również przez ten podmiot.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się, aby pełnomocnictwo zawierało wskazanie:
a. postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,
b. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,
c. ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego pełnomocnictwa