Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących użytkowanych w Oddziale Regionalnym KRUS w Bydgoszczy i podległych Placówkach Terenowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących określonych w załączniku nr 1A oraz 1B do SWZ – Rozdział III SWZ, która zabezpieczy potrzeby Oddziału Regionalnego KRUS w Bydgoszczy i podległych Placówek Terenowych.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz rodzaje i ilości materiałów eksploatacyjnych zawiera złącznik nr 1 do wzoru umowy – Rozdział II SWZ oraz załączniki nr 1A i 1B do SWZ – Rozdział III SWZ.
3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać na własny koszt i ryzyko przedmiot zamówienia do Oddziału Regionalnego KRUS w Bydgoszczy ul. Leona Wyczółkowskiego 22, 85-092 Bydgoszcz.
4. Przedmiot zamówienia obejmuje również bezpłatny odbiór zużytych w toku eksploatacji tuszy, tonerów, bębnów i pojemników na zużyty toner. Odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych będzie realizowany sukcesywnie, partiami na podstawie zgłoszenia na adres mailowy Wykonawcy przez Zamawiającego. Po przekazaniu zużytych materiałów przez Zamawiającego odpowiedzialność za ich zagospodarowanie ponosi Wykonawca. Zamawiający zastrzega sobie prawo przekazania zużytych materiałów eksploatacyjnych w takiej samej ilości jaką zamówił, lecz nie gwarantuje przekazania takich samych materiałów, co do rodzaju (taśma, toner, bęben, pojemnik na zużyty toner) oraz producenta jakie były dostarczone przez Wykonawcę.
5. Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego umowy zgodnie z warunkami przeprowadzonego postępowania, obowiązującymi przepisami, ogólnie przyjętą wiedzą w tym zakresie oraz ustaleniami z Zamawiającym.
6. Wykonawca zobowiązuje się sukcesywnie dostarczać zamawiane materiały eksploatacyjne, które winny być fabrycznie nowe, w oryginalnych opakowaniach zamkniętych fabrycznie, wolne od wad technicznych i prawnych, dopuszczone do obrotu. Sukcesywne dostarczanie przedmiotu zamówienia zostało szczegółowo opisane w § 4 wzoru umowy.
7. Dostarczone materiały eksploatacyjne muszą posiadać na opakowaniach zewnętrznych logo producenta, nazwę (typ, symbol) materiału, numer katalogowy, opis zawartości, termin przydatności do użycia. Produkty równoważne muszą posiadać zabezpieczenie szczelności zbiorników. Opakowanie producenta materiału eksploatacyjnego równoważnego winny być opatrzone logo producenta, symbolem oraz nr katalogowym produktu umożliwiającym identyfikację po rozpakowaniu oraz zweryfikowanie zgodności dostawy z zamówieniem i terminem przydatności do użytku, jak również etykietę wskazującą do jakiego urządzenia produkt jest przeznaczony.
8. Dostarczone materiały eksploatacyjne na opakowaniach zewnętrznych muszą zostać ometkowane etykietą z logiem bądź nazwą wykonawcy oraz zapiskiem „data ……………..”
9. Wykonawca gwarantuje, że zamontowanie i używanie dostarczonych przez niego materiałów eksploatacyjnych, w tym równoważnych, nie spowoduje utraty praw gwarancji producenta urządzenia, do którego są przeznaczone.
10. Wykonawca zobowiązany jest do:
a) poniesienia kosztów naprawy/konserwacji/czyszczenia urządzenia zabrudzonego w wyniku stosowania dostarczonego materiału eksploatacyjnego np. wysypanie się tonera,
b) poniesienia kosztów ekspertyzy biegłego rzeczoznawcy lub autoryzowanego serwisu producenta urządzenia wymaganej do jednoznacznego określenia przyczyny uszkodzenia, nieprawidłowego działania lub przedwczesnego zużycia się urządzenia lub jego podzespołu w przypadku stwierdzenia uszkodzenia urządzenia w związku z zastosowaniem materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę,
c) poniesienia kosztów naprawy urządzenia (lub jego podzespołu np. bębna, developera) uszkodzonego lub zużytego przedwcześnie w wyniku stosowania dostarczonego materiału eksploatacyjnego, a jeżeli naprawa jest niemożliwa to również kosztów zakupu fabrycznie nowego urządzenia o takich samych lub wyższych parametrach technicznych jeżeli przyczyną uszkodzenia lub przedwczesnego zużycia urządzenia jest zastosowanie dostarczonego materiału eksploatacyjnego równoważnego,
d) poniesienia kosztów naprawy lub konserwacji, jeżeli gwarant urządzenia odmówi bezpłatnego ich wykonania z powodu użytkowania materiałów eksploatacyjny dostarczonych przez Wykonawcę,
e) poniesienia kosztów gwarancji, jeżeli Zamawiający utraci ją w wyniku naprawy sprzętu z powodu użytkowania materiałów eksploatacyjny dostarczonych przez Wykonawcę,
11. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć materiał eksploatacyjny, w dni robocze (pracujące dla Zamawiającego tj. poniedziałek – piątek, z wyjątkiem występujących dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach 08:00 - 14:00.
12. Termin, o którym mowa w ust. 10 powyżej uznawany będzie za dochowany tylko w przypadku dostarczenia we wskazanym terminie kompletnego zamówienia spełniającego wszystkie wymagania Zamawiającego określone w umowie oraz załącznikach do niej, co zostanie potwierdzone w dokumencie odbioru.
13. Na przedmiot zamówienia Wykonawca udziela gwarancji na zasadach określonych w kodeksie cywilnym oraz we wzorze umowy, na okres 12 miesięcy liczony dla każdej części dostarczonego przedmiotu umowy, od daty podpisania bezusterkowego protokołu odbioru tejże części.
14. Zakres gwarancji obejmuje wady techniczne i technologiczne i inne ujawnione podczas użytkowania, niebędące skutkiem użycia nadmiernej siły lub przeciążenia oraz niewynikające z niewłaściwego użytkowania.
15. Jako materiał podlegający wymianie na podstawie gwarancji, uznaje się opakowanie jednostkowe danego materiału eksploatacyjnego, w którym wykryto wadę. Wykonawca nie może żądać od Zamawiającego zwrotu kompletnego materiału, jeżeli ujawnienie wady nastąpiło w toku jego użytkowania i nastąpiło jego częściowe zużycie.
16. Zamawiający niezwłocznie po wykryciu wady, dokona stosownego zgłoszenia Wykonawcy, poprzez skierowanie do niego wiadomości elektronicznej na adres poczty elektronicznej Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do wymiany materiału reklamowanego w ramach gwarancji, przez Zamawiającego, na swój koszt, w ciągu 3 dni roboczych od dnia odebrania wiadomości elektronicznej.
17. Za zgodą Zamawiającego, w szczególności gdy dostarczane materiały eksploatacyjne nie spełniają parametrów określonych w umowie, Wykonawca może dostarczać materiały innego producenta (i oznaczenia) niż określone w kol. N i O Załącznika nr 4 do umowy, pod warunkiem, że spełniają one pozostałe warunki określone umową w tym ceny, a czego wykazanie jest obowiązkiem Wykonawcy.
18. Kwota zaoferowana przez Wykonawcę obejmuje wszelkie składowe niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia, w tym: koszt materiału eksploatacyjnego, opakowania, transportu, rozładunku, koszt odbioru od Zamawiającego i utylizacji zużytych pojemników, koszty odbioru reklamowanego materiału, oraz wszelkie należne cła i podatki, w tym VAT. Wynagrodzenie to należy postrzegać jako wynagrodzenie ryczałtowe.
19. Określona w SWZ ilość zamówienia jest wartością szacunkową, ustaloną na podstawie analizy zamówienia w roku ubiegłym, i może ulec zmianie w trakcie realizacji umowy w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego z zachowaniem cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym A i B Wykonawcy i do kwoty zaoferowanej przez Wykonawcę w Formularzu oferty.
20. Zamówienia realizowane w trakcie obowiązywania umowy mogą dla poszczególnych pozycjach różnić się ilościowo od wartości podanych na formularzu cenowym A oraz formularzu cenowym B, jednak łączna wartość zamówienia nie może przekroczyć całkowitej wartości oferty wybranego Wykonawcy.
21. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację dostawy w wielkościach podanych w SWZ. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje, iż minimalna wartość realizacji przedmiotu zamówienia wyniesie 80 % wynagrodzenia określonego w § 6 ust. 2 umowy.
22. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Wysokość kar została szczegółowo opisana przez Zamawiającego w § 8 wzoru umowy – Rozdział II SWZ.
23. Zamawiający informuje, że zamówienie obejmuje również dostarczanie materiałów eksploatacyjnych równoważnych na zasadach określonych w SWZ pod warunkiem, że spełniają wymagane parametry techniczne co najmniej takie jak oryginalne, nie będą powodowały uszkodzeń sprzętu kopiującego i drukującego oraz będą w sposób właściwy współpracować ze sprzętem i oprogramowaniem posiadanym przez Zamawiającego.
24. Składając ofertę Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia zarówno Formularza cenowego A jak i Formularza cenowego B – załącznik 1A i 1B do formularza oferty. Oferując produkty równoważne w zamówieniu Wykonawca zobowiązany jest do wpisania w „Formularzu cenowym B” – załącznik nr 1B do formularza oferty odpowiednio producenta oraz symbolu oferowanego materiału eksploatacyjnego (kol. N i O). Jeżeli Wykonawca nie posiada zamienników we wszystkich pozycjach Formularza cenowego B, to w tych pozycjach gdzie nie ma zamiennika należy zaoferować produkt oryginalny. Formularze cenowe A i B muszą być uzupełnione we wszystkich pozycjach.
25. Zamawiający do zamówienia stawia następujące wymagania:
a) dostarczone materiały eksploatacyjnej muszą być fabrycznie nowe, nie regenerowane, pochodzące z bieżącej produkcji, wytworzone w cyklu produkcyjnym zgodnym z normą ISO 9001 oraz ISO 14001lub normami równoważnymi,
b) dostarczone materiały eksploatacyjnej muszą być zgodne z następującymi normami ( lub równoważnymi do nich):
- ISO/IEC 19752 – dla kaset z tonerem do drukarek monochromatycznych,
- ISO/IEC 19798 – dla kaset do kolorowych drukarek laserowych,
- ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 dla wkładów atramentowych.