Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz zapewnienie sal warsztatowych na potrzeby organizacji działań w projekcie „Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne”.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Śląski Ośrodek Adopcyjny w Katowicach

Dział Administracji i Kontroli

REGON 386274103

Graniczna 29

Katowice

40-017

śląskie

Polska

PL22A - Katowicki

501362322

zamowienia@soa-katowice.pl

soa-katowice.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Zamówienia publicznego

Tak

Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz zapewnienie sal warsztatowych na potrzeby organizacji działań w projekcie „Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne”.

ocds-148610-47d32829-13b7-4d6a-a032-70ff426b5c77

2025/BZP 00331632

01

2025-07-17

Tak

2024/BZP 00662767/03/P

1.3.2 Zapewnienie zaplecza hotelarsko-gastronomicznego na potrzeby organizacji działań w ramach projektu "Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne"

Nie

Nie

Tak

Zamówienie dofinansowane przez Unię Europejską w ramach projektu pod nazwą Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne. Sygnatura projektu: FESL.07.08-IZ.01-002B/23

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1136962

Nie

Tak

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1136962.
W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane były w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

Oferta oraz podmiotowe środki dowodowe, w tym zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty na platformie, podpis elektroniczny wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu (opcja rekomendowana przez platformazakupowa.pl).
Oferta powinna być:
a) sporządzona na podstawie załączników niniejszej SWZ w języku polskim,
b) złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformazakupowa.pl,
c) podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.
Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez Wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać wymogi “Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.
Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje, iż podlegać będą odrzuceniu.
Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.
Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń:
a) .zip
b) .7Z

Nie

Nie dotyczy

polski

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późniejszymi zmianami), dalej „RODO”, informuję, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Śląski Ośrodek Adopcyjny w Katowicach (40-017) przy ulicy Granicznej 29,
2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pod adresem poczty elektronicznej: iod@soa-katowice.pl;
3) W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w trakcie trwania postępowania czy realizacji umowy na: Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz zapewnienie sal warsztatowych na potrzeby organizacji działań w projekcie „Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne”. Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
4) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa.
5) Pani/Pan dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
6) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą: Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz zapewnienie sal warsztatowych na potrzeby organizacji działań w projekcie „Skoordynowane wsparcie pre i post adopcyjne” prowadzonym w trybie podstawowym;
7) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 78 ustawy;
8) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy, przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli zobowiązania wskazane w ofercie i umowie przekroczą w/w przedział czasowy, okres przechowywania obejmuje ten termin;
9) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
10) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
11) Posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W trakcie oraz po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

Nie

ŚOA.AK.331.3.5.2025

Usługi

Tak

44166,67 PLN

39621,51 PLN

Tak

2

Nie

Nie

1) Część I - Świadczenie usługi hotelarsko–gastronomicznej oraz zapewnienie sal warsztatowych wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji 2 zjazdów w ramach turnusu terapeutycznego dla dzieci z trudnościami rozwojowymi oraz ich rodzin adopcyjnych (terminy: 15 – 16 listopada 2025 roku (I zjazd), 29 – 30 listopada 2025 roku (II zjazd). Łączna liczba uczestników turnusu – maksymalnie 33 osoby, w tym: maksymalnie 12 rodziców adopcyjnych oraz maksymalnie 12 dzieci przysposobionych (w wieku do około 9 lat) oraz 9 osób prowadzących turnus.
Usługa obejmuje:
 zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 33 osób - w pokojach rodzinnych (dla rodzin z dziećmi) oraz w pokojach jednoosobowych/dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (dla specjalistów) podczas każdego z dwóch zjazdów, tj. łącznie:
- 66 noclegów (tj. 42 noclegi dla osób dorosłych (21 osób x 1 nocleg x 2 zjazdy w trakcie turnusu) oraz 24 noclegi dla dzieci (12 dzieci x 1 nocleg x 2 zjazdy w trakcie turnusu);
 zapewnienie wyżywienia tj. 2 obiadów, 1 kolacji, 1 śniadania, 2 mini bufetów z przekąskami dla maksymalnie 33 osób, podczas każdego z dwóch zjazdów, tj. łącznie:
- 66 śniadań (tj. 42 śniadania dla osób dorosłych (21 osób x 1 śniadanie x 2 zjazdy) oraz 24 śniadania dla dzieci (12 dzieci x 1 śniadanie x 2 zjazdy);
- 132 obiady (tj. 84 obiady dla osób dorosłych (21 osób x 2 obiady x 2 zjazdy) oraz 48 obiadów dla dzieci (12 dzieci x 2 obiady x 2 zjazdy);
- 66 kolacji (tj. 42 kolacje dla osób dorosłych (21 osób x 1 kolacja x 2 zjazdy) oraz 24 kolacje dla dzieci (12 dzieci x 1 kolacja x 2 zjazdy);
- 132 mini bufety (tj. 84 mini bufety dla osób dorosłych (21 osób x 2 mini bufety x 2 zjazdy) oraz 48 mini bufetów dla dzieci (12 dzieci x 2 mini bufety x 2 zjazdy);
 udostępnienie 2 sal wykładowych mieszczących swobodnie wszystkie osoby uczestniczące w turnusie, wyposażonych w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart oraz krzesła, dostępnych przez cały czas trwania zjazdów;
 udostępnienie 8 salek szkoleniowych/warsztatowych/pokoi – na potrzeby realizacji terapii, dostępnych przez cały czas trwania zjazdów;
 udostępnienie 1 sali/pokoju zabaw dla dzieci, mieszczącej co najmniej 12 dzieci wyposażonej w dywan / wykładzinę;
 udostępnienie 1 sali do ćwiczeń, przystosowanej do zajęć gimnastycznych;
 zapewnienie basenu wewnętrznego (wym. co najmniej 5 m x 7 m o głębokości umożliwiającej przeprowadzenie zajęć dla dzieci niepotrafiących pływać tj. z wyznaczoną strefą dla niepływających) do realizacji zajęć z zakresu hydroterapii dostępnego dla uczestników turnusu przez 2 godziny dziennie pomiędzy godziną 9:00 a 17:00, każdego dnia trwania turnusu. Zamawiający wymaga, aby basen znajdował się w hotelu, w którym realizowany będzie przedmiot zamówienia. Temperatura wody w basenie nie powinna być niższa niż 26 stopni Celsjusza oraz nie wyższa niż 33 stopnie Celsjusza. Wykonawca zapewni szatnie/miejsce do przebrania się dla uczestników, w bezpośrednim sąsiedztwie basenu, wyposażone w zamykane szafki na rzeczy osobiste oraz suszarki do włosów.
 zapewnienie co najmniej 9 bezpłatnych miejsc parkingowych znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu, podczas każdego ze zjazdów.
Minimalna wartość zamówienia będzie stanowiła 40% maksymalnej wartości zamówienia. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tytułu realizacji zamówienia w mniejszym niż maksymalny przewidywany wymiar.

27505,18 PLN

55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Nie

4 miesiące

Nie

Nie

1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, spośród ważnych ofert złożonych w postępowaniu.
2. Przez cenę oferty Zamawiający rozumie cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia, obejmującą wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, wynikające z wymogów zawartych w dokumentach zamówienia. Skutki finansowe błędnego obliczenia ceny oferty, wynikające z nieuwzględnienia wszystkich okoliczności, które mogą wpływać na cenę, obciążają Wykonawcę.
3. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia.
4. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Należy przyjąć obowiązującą na dzień składania ofert stawkę podatku VAT, ustaloną zgodnie z ustawą z dnia 11.03. 2004 r. o podatku od towarów i usług.
5. Obliczeń należy dokonać z dokładnością do pełnych groszy (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zarówno przy kwotach netto, VAT jak i brutto), przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
6. Wykonawca określa cenę brutto w polskich złotych.
7. Jeżeli Wykonawca ma zamiar zaproponować jakieś rabaty lub upusty cen, powinien je od razu ująć w obliczeniach ceny, tak aby wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną całościową.
8. Wykonawca powinien zapoznać się z całością niniejszego dokumentu, której integralną częścią są załączniki.

Procentowo

Wyłącznie kryterium ceny

Cena

100

Nie

Część II - Świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej oraz zapewnienie sal warsztatowych wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji szkolenia dla pracowników ośrodków adopcyjnych.
Termin: Październik 2025 r.
Szkolenie organizowane w kolejno następujące po sobie dni robocze, między poniedziałkiem a piątkiem. Łączna liczba osób: 30 osób.
Usługa obejmuje:
 zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 30 osób w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych lub trzyosobowych, tj. łącznie:
- 30 noclegów (30 osób x 1 nocleg)
 zapewnienie wyżywienia tj. 2 obiadów, 1 kolacji, 1 śniadania, 2 mini bufetów z przekąskami dla maksymalnie 30 osób, tj. łącznie:
- 30 śniadań (30 osób x 1 śniadanie),
- 60 obiadów (30 osób x 2 obiady)
- 30 kolacji (30 osób x 1 kolacja)
- 60 mini bufetów (30 osób x 2 mini bufety)
 udostępnienie sali wykładowej, mieszczącej swobodnie wszystkie osoby uczestniczące w szkoleniu, wyposażonych w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart oraz krzesła, dostępnej przez cały czas trwania szkolenia.
 udostępnienie 1 sali do ćwiczeń, przystosowanej do zajęć gimnastycznych.
 zapewnienie co najmniej 9 bezpłatnych miejsc parkingowych znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu, podczas każdego ze zjazdów.
Minimalna wartość zamówienia będzie stanowiła 40% maksymalnej wartości zamówienia. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tytułu realizacji zamówienia w mniejszym niż maksymalny przewidywany wymiar.

12116,33 PLN

55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Nie

4 miesiące

Nie

Nie

1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, spośród ważnych ofert złożonych w postępowaniu.
2. Przez cenę oferty Zamawiający rozumie cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia, obejmującą wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, wynikające z wymogów zawartych w dokumentach zamówienia. Skutki finansowe błędnego obliczenia ceny oferty, wynikające z nieuwzględnienia wszystkich okoliczności, które mogą wpływać na cenę, obciążają Wykonawcę.
3. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia.
4. Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Należy przyjąć obowiązującą na dzień składania ofert stawkę podatku VAT, ustaloną zgodnie z ustawą z dnia 11.03. 2004 r. o podatku od towarów i usług.
5. Obliczeń należy dokonać z dokładnością do pełnych groszy (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zarówno przy kwotach netto, VAT jak i brutto), przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
6. Wykonawca określa cenę brutto w polskich złotych.
7. Jeżeli Wykonawca ma zamiar zaproponować jakieś rabaty lub upusty cen, powinien je od razu ująć w obliczeniach ceny, tak aby wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną całościową.
8. Wykonawca powinien zapoznać się z całością niniejszego dokumentu, której integralną częścią są załączniki.

Procentowo

Wyłącznie kryterium ceny

Cena

100

Nie

Nie

Nie

Tak

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania:
Zamawiający nie wymaga podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia

Nie

1) wypełniony i podpisany formularz ofertowy (treść formularza zamieszczona w załączniku nr 1 do SWZ),
2) oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu uwzględniające przesłanki wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (treść oświadczenia zamieszczona w załączniku nr 2 do SWZ),
3) pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy (dotyczy również wspólników spółki cywilnej),
4) pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy, w przypadku, gdy dokumentów składających się na ofertę nie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego lub Wykonawca w przypadku osób fizycznych.

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Tak

Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie uregulowanym w art. 454-455 ustawy tj:
a) zmiany terminu realizacji umowy w następujących przypadkach:
i. jeżeli w wyniku przeprowadzonej rekrutacji do udziału w turnusie/szkoleniu nie zostanie zakwalifikowana przynajmniej 60% grupa uczestników spełniających kryteria stawiane na etapie procesu rekrutacji.
ii. jeżeli ze względu na wypadek losowy nie będzie możliwe przeprowadzenie turnusu/szkolenia (w szczególności: choroba specjalistów/trenerów, siła wyższa),
iii. zaistnienia siły wyższej, w tym w szczególności: powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej, zagrożenia epidemiologiczne i inne zdarzenia mające wpływ na realizację umowy,
iv. nierozstrzygnięcia/unieważnienia prowadzonych przez Zamawiającego postępowań na usługę realizacji turnusów/warsztatów dla rodzin adopcyjnych,
v. wystąpienia innych zdarzeń mających wpływ na realizację umowy, w szczególności takich, które powstały niezależnie od działań samych stron, bądź których strony nie były w stanie przewidzieć.
b) zaistnienia omyłki pisarskiej,
c) zmiany danych teleadresowych,
d) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
e) konieczności wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących Programu Operacyjnego lub wytycznych i zaleceń Instytucji Pośredniczącej i /lub Zarządzającej.

Nie

2025-07-31 10:00

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1136962

2025-07-31 10:05

do 2025-08-29