„Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Żołynia oraz podległych jednostek organizacyjnych Gminy w latach 2024 - 2026”

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi bankowej budżetu Gminy Żołynia oraz podległych jednostek organizacyjnych Gminy wymienionych w punkcie 1 ppkt 2 zamówienia i finansowanych przez ten budżet, w okresie od 1 grudnia 2024 r. do 30 listopada 2026 r,

1. Otwieranie, prowadzenie, likwidacja rachunków bankowych z obsługą elektroniczną, w tym:
1) obsługę bankową rachunku podstawowego i rachunków pomocniczych budżetu Gminy Żołynia,
2) obsługę bankową rachunków podstawowych i rachunków pomocniczych jednostek organizacyjnych Gminy, w tym:
a) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żołyni,
b) Szkoła Podstawowa Nr 2 im. Batalionów Chłopskich w Żołyni,
c) Szkoła Podstawowa im. ks. J. Twardowskiego w Brzózie Stadnickiej,
d) Szkoła Podstawowa w Smolarzynach,
e) Zespół Szkół w Żołyni,
f) Przedszkole w Żołyni,
g) Punkt przedszkolny w Kopaniach Żołyńskich,
h) Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Żołyni
i) Żłobek Samorządowy w Żołyni,
i) Gminny Ośrodek Kultury w Żołyni,
j) Gminna Biblioteka Publiczna w Żołyni,
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby jednostek w skutek ewentualnych zmian organizacyjnych. W przypadku powołania nowych jednostek organizacyjnych, ich obsługa bankowa będzie prowadzona na warunkach zgodnych z zawartą umową.
3) prowadzenie subkont w ramach danego rachunku bankowego,
4) prowadzenie rachunku płatności podzielonej VAT na wniosek Zamawiającego,
5) otwieranie i likwidacja dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych na wniosek Zamawiającego bez dodatkowych opłat i prowizji,
6) zapewnienie przez wykonawcę obsługi kasowej w co najmniej jednym oddziale lub placówce bankowej na terenie Gminy Żołynia.
7) zapewnienie doradcy bankowego dla Zamawiającego.
8) wykonawca na rzecz Zamawiającego będzie bezpłatnie świadczył doradztwo w zakresie obsługi bankowej, bieżących kontaktów operacyjnych, wyjaśniania wszelkich niezgodności .
9) likwidacja rachunków bankowych nie wymaga sporządzania Aneksu do umowy.

2. Usługa bankowości elektronicznej
System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych. W ramach usługi Wykonawca zapewni:
1) obsługę w zakresie realizowania operacji bankowych we wszystkich trybach (zwykłym, pilnym, ekspresowym) oraz systemach (ELIXIR, SORBNET, SWIFT, …),
2) udostępnienie i wdrożenie bezpłatne wszelkich zmian w bankowości elektronicznej,
3) realizację przelewów krajowych w dniu ich złożenia,
4) informowanie za pośrednictwem systemu użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone, itp.,),
5) zapewnienie całodobowej ochrony systemu przed atakami cyberprzestępców,
6) składanie przelewów z datą przyszłą, ich przeglądania , modyfikowania, usuwania przed wysłaniem do wykonawcy,
7) zawiadamianie Zamawiającego w przypadku planowania jakichkolwiek zmian systemu lub formatu wymiany danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania banku, z odpowiednim wyprzedzeniem,
8) możliwość importu przelewów przygotowanych w systemach dziedzinowych informatycznych Zamawiającego do systemu bankowego,
9) dowolne przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach według różnych kryteriów z całego okresu objętego obsługą bankową, na potrzeby czego będzie prowadził archiwum,
10) sporządzanie wykazu numerów rachunków wirtualnych, przy użyciu których dokonano wpłaty n rachunek Zamawiającego, w ramach usługi systemu płatności masowych,
11) zapewnienie codziennego przepływu/dostępu do informacji o operacjach masowych, ich poboru i zaczytywanie do systemu zamawiającego,
12) umożliwi automatyczną weryfikację rachunków bankowych kontrahentów z listą Ministerstwa Finansów - Biała Lista,
13) zapewni dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych odpowiednią ilość instrumentów bankowości elektronicznej (karta, czytnik, itp.), a także konserwacji, naprawy i wymiany tych instrumentów w sposób niepowodujących przerw w pracy użytkowników,
14) telefoniczną pomoc techniczną w przypadku problemów w obsłudze systemu, w godzinach pracy urzędu i jednostek, gdy telefoniczna pomoc nie będzie wystarczającą, upoważniony pracownik banku będzie zobowiązany bezpłatnie udzielić pomocy technicznej w siedzibie Zamawiającego,
15) alternatywną formę realizowania przelewów w formie papierowej w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej lub braku możliwości realizacji zlecenia elektronicznego z innych przyczyn.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w okresie trwania umowy zmian dotyczących połączenia systemu bankowego w przypadku zmian systemu dziedzinowego informatycznego, umożliwiających bezpośrednie przekazywanie informacji m.in. import, eksport danych, automatyczne wyczytywanie przelewów z systemu dziedzinowego informatycznego do systemu bankowego i odwrotnie. Powyższe zmiany Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w ramach prowadzonej obsługi bankowej, bez nakładania na Zamawiającego dodatkowych opłat i prowizji.

3. Wpłaty i wypłaty gotówkowe.
W ramach tej usługi Wykonawca zapewni:
1) przyjmowanie wpłat i realizację wypłaty gotówkowych na rzecz Zamawiającego,
2) realizowanie dowodów wypłat gotówkowych (KW) wystawianych przez Zamawiającego.

4. Realizacja przelewów
Wykonawca zapewni realizacje przelewów papierowych i elektronicznych, w tym:
1) realizację przelewów elektronicznych, papierowych, wewnętrznych i zewnętrznych bez względu na formę, rodzaj i siedzibę banku odbiorcy,
2) bezpłatną realizację przelewów drogą elektroniczną,
3) bezpłatną realizację przelewów wewnątrz banku,
4) przelewy dotyczące wynagrodzeń na rachunki osobiste pracowników jednostek organizacyjnych gminy wewnątrz banku i poza bank realizowane będą w dniu złożenia zlecenia,
5) dokonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji,
6) elektroniczne przekazywanie poleceń przelewu, wygenerowanych z programu dziedzinowego informatycznego,
7) realizację poleceń przelewu po zatwierdzeniu dwoma podpisami uprawnionych osób, w przypadku przelewów elektronicznych podpisami elektronicznymi przez osoby upoważnione do dysponowania rachunkiem bankowym,
8) postawienia Zamawiającemu środki do dyspozycji w dniu, w którym wpłynęły na jego rachunek bez stosowania prowizji.

5. Usługa Systemu Masowych Płatności Przychodzących
W ramach tej usługi wykonawca bez pobierania opłat i prowizji zobowiązany będzie:
1) generować numery rachunków wirtualnych w standardzie NRB dla kontrahentów masowych płatności- numer ten traktowany będzie jako identyfikator, którego podanie będzie wystarczające do identyfikacji dla Zamawiającego jako odbiorcy płatności,
2) przeprowadzać rozliczenia przy użyciu rachunków wirtualnych w ramach rachunku rozliczeniowego bieżącego /pomocniczego wskazanego przez Zamawiającego, polegających na przyjmowaniu wpłat oraz przelewów na rachunek, realizowanych przy użyciu rachunku wirtualnego,
3) informować Zamawiającego o numerach wirtualnych, przy życiu których dokonano wpłaty na rachunek Zamawiającego w formie wykazu udostępnionego elektronicznie w ramach usługi bankowości elektronicznej,
4) do prowadzenia systemu masowych płatności z wykorzystaniem kodów kreskowych na własny koszt wyposażyć punkty obsługi kasowej w czytniki kodów kreskowych, umożliwiające wczytywanie kodów umieszczonych przez Zamawiającego na generowanych drukach do systemu bankowego,
Na dzień ogłoszenia zapytania ofertowego Zamawiający prowadzi System Masowych Płatności Przychodzących w zakresie podatków (rolny, leśny i od nieruchomości), opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Łącznie jest to około 7.700 kont.

6. Oprocentowanie środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych
W ramach tej usługi wykonawca:
1) automatycznie przeniesie na rachunek bankowy podstawowy gminy odsetki dopisane do poszczególnych rachunków bankowych pomocniczych wskazanych przez Zamawiającego oraz na rachunek podstawowy poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy odsetki dopisane do rachunków pomocniczych tych jednostek,
2) zamawiający zastrzega sobie prawo, wskazania rachunku pomocniczego, na którym dopisane odsetki pozostaną do chwili jego likwidacji,
3) dokona „wyzerowania” rachunków bankowych zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego.
Bieżące oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych liczone w oparciu o stawkę WIBID 1M i marżę banku niezmienną przez czas obowiązywania umowy, wskazaną w ofercie.

7. Sporządzanie wyciągów bankowych
Wykonawca bez pobierania opłat i prowizji:
1) zobowiązuje się do codziennego sporządzania wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi i potwierdzeń przez system bankowości internetowej, z wyszczególnieniem danych, których przelewy dotyczą. Dla operacji dokonanych w tym samym dniu sporządzany będzie jeden wyciąg.
2) sporządzanie przez bank wyciągów bankowych najpóźniej do godz. 10.00 dnia następnego w wersji papierowej, bez prowizji i opłat,
3) wyciągi generowane i przekazywane będą w formie pliku elektronicznego oraz pliku do wydruku w formacie PDF. Wyciągi w formacie pliku elektronicznego muszą spełniać wszystkie cechy dowodu księgowego oraz zawierać klauzulę z art. 7 ustawy Prawo Bankowe,
4) wyciągi elektroniczne muszą zawierać wszystkie informacje o płatnościach jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności, informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie, pełna nazwę rachunku, walutę, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku beneficjenta, zleceniodawcy ich pełne nazwy, pełny tytuł płatności datę wpłaty.
Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków, cd. opisu przedmiotu zamówienia znajduje się w Informacjach dodatkowych.

Uzasadnienie faktyczne:
W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie na realizację zamówienia wpłynęła jedna oferta:
Oferta nr 1: Bank Spółdzielczy w Żołyni, ul. Kmiecie 1, 37-110 Żołynia
1) Koszt obsługi bankowej w okresie objętym ofertą – 643 520,00 zł brutto,
2) Oprocentowanie środków na rachunku bieżącym i pomocniczych
WIBID 1M - stała marża = oprocentowanie
5,62% - 4,80 p.p. = 0,82%
3) Oprocentowanie środków na lokacie overnight
WIBID 1M – stała marża = oprocentowanie
5,62% - 5,30 p.p. = 0,32%
4) Oprocentowanie kredytu w rachunku podstawowym budżetu gminy
WIBOR 1M + stała marża Wykonawcy = Oprocentowanie
5,82% + 2 p.p. = 7,82%
5) Prowizja za udzielenie kredytu 0,50% od kwoty wnioskowanej.

Zamawiający na sfinansowanie całości zamówienia zamierzał przeznaczyć kwotę – 520 000,00 zł brutto (Zamawiający nie ma możliwości zwiększenia tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty).
Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 16 maja 2011 r. KIO/UZP 964/11- W sytuacji, gdy ceny zaproponowane w ofercie odwołującego są wyższe od kwot, które zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia i które podał przed otwarciem ofert, zamawiający mógł unieważnić postępowanie lub zdecydować się wydać na jego sfinansowanie kwoty większej niż pierwotnie zamierzał. Wykonawcy nie mają więc żadnej podstawy materialnoprawnej aby domagać się powyższego od zamawiającego. Decyzja, co do podniesienia kwoty, którą chce wydać na zakup określonego przedmiotu zamówienia mieści się w dyskrecjonalnej władzy zamawiającego.
Podobnie w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 czerwca 2012 r. KIO 1085/12 - Podwyższenie kwoty na finansowe zamówienia po otwarciu ofert jest prawem, a nie obowiązkiem Zamawiającego. Decyzja w tym zakresie należy do podmiotu Zamawiającego.

Uzasadnienie prawne:
Na podstawie art. 255 pkt 3 uPzp Zamawiający unieważnił postępowanie na zadanie pn. „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Żołynia oraz podległych jednostek organizacyjnych Gminy w latach 2024 - 2026”, ponieważ cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie całości zamówienia.