Świadczenie usług drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania dokumentów za pomocą zintegrowanego systemu zarządzająco – monitorującego.

Zamawiający wskazuje podstawowe
informacje dotyczące Systemu, o których mowa w art. 67 ustawy Pzp:
a) Niezbędne wymagania sprzętowe:
• Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s na komputer;
• Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej
przeglądarki internetowej;
• Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta, obsługująca TLS 1.2;
• Włączona obsługa JavaScript;
• Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
b) Dopuszczalne wielkości i formaty przesyłanych danych:
• Wielkość pojedynczego pliku zamieszczanego w systemie nieprzekraczająca 2 GB;
• Dopuszczalne formaty plików: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg,
wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL,
XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
c) Kodowanie i czas odbioru danych
• Plik załączony i zapisany przez Wykonawcę, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość
otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania Ofert;
• Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego
serwera synchronizowanego Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu
w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce;
• Czas przeprocesowania transakcji może być różny w zależności od obciążenia serwera, co należy uwzględnić przy składaniu
oferty.
d) Wymagania sprzętowo-aplikacyjne w zakresie podpisywania ofert kwalifikowanym podpisem elektronicznym
• Przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Chrome, Firefox w wersji wspieranej przez producenta;
• Zainstalowana Java (licencja EPL) w wersji OpenJDK 8 lub Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 lub wyższa – 32 lub 64
bitowej. Konieczne jest dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiajacy.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie.
• Zainstalowany komponent Szafir SDK oraz aplikacja Szafir Host (aplikacja dostępna do pobrania z poziomu Systemu);
• Podłączony do komputera czytnik z kartą kryptograficzną;
Informacje dotyczące przygotowania stanowiska znajdują się na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pcwykonujac-
ponizsze-kroki Prawidłowość konfiguracji stanowiska do złożenia oferty zaleca się zweryfikować po zalogowaniu do
OnePlace, po kliknięciu przycisku „SPRAWDŹ PODPIS”.
e) Wymagania sprzętowo-aplikacyjne w zakresie podpisywania ofert podpisem osobistym
• Osoba składająca (podpisująca) wniosek lub ofertę musi posiadać e-dowód osobisty;
• Włączona w przeglądarce opcja obsługi JavaScript;
• Zainstalowana Java (licencja EPL) w wersji OpenJDK 8 lub Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 lub wyższa – 32 lub 64
bitowej;
• Zainstalowana aplikacja Szafir Host;
• Zainstalowane oprogramowanie do obsługi e-dowodu (E-dowód menadźer) – dostępne na https://www.gov.pl/web/e-dowod
• Podłączony lub wbudowany w komputer czytnik karty e-dowód.
Prawidłowość konfiguracji stanowiska do złożenia oferty zaleca się zweryfikować po zalogowaniu do OnePlace, po kliknięciu
przycisku „SPRAWDŹ PODPIS”.
f) Wymagania sprzętowo-aplikacyjne w zakresie podpisywania ofert profilem zaufanym
• Osoba składająca (podpisująca) wniosek lub ofertę musi posiadać profil zaufany;
g) Informacje dodatkowe:
• Dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES;
• Jeżeli w wyniku podpisywania pliku innego niż „pdf” zostanie utworzony dodatkowy plik z podpisem, Wykonawca jest zobowiązany
przekazać Zamawiającemu oba pliki (plik podpisywany i plik z podpisem).

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Prezydent m.st. Warszawy z siedzibą w Warszawie (00-950), pl. Bankowy
3/5;
2. Z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie m.st. Warszawy, można kontaktować się za pośrednictwem adresu poczty
elektronicznej iod@um.warszawa.pl;
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie
zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usług drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania dokumentów za pomocą zintegrowanego systemu zarządzająco – monitorującego”;
4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja związana z ww.
postępowaniem;
5. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, a
jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, natomiast w celach
archiwalnych będą przechowywane przez okres wskazany w odpowiednich przepisach zgodnie z ustawą o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy;
6. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym ze
złożeniem oferty w ww. postępowaniu; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z udzieleniem zamówienia publicznego decyzje nie będą
podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
9. W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
Wykonawcy przysługują następujące prawa:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania nie
może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie
niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem, że
prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania z
środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu
publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych
osobowych narusza przepisy RODO.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia
przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
2. W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
Wykonawcy nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Opis przedmiotu zamówienia
3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania dokumentów za pomocą zintegrowanego systemu zarządzająco-monitorującego.
3.2. Na przedmiot zamówienia składa się w szczególności następujący zakres czynności:
a) dostarczenie, instalacja i uruchomienie 27 szt. urządzeń wielofunkcyjnych o parametrach zgodnych z wymogami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do PPU),
b) instalacja i wdrożenie systemu zarządzająco-monitorującego,
c) szkolenie pracowników Zamawiającego, korzystających z urządzeń w zakresie ich obsługi,
d) dostarczenie instrukcji obsługi 27 szt. urządzeń wielofunkcyjnych urządzeń w języku polskim wraz
z innymi niezbędnymi do eksploatacji dokumentami,
e) obsługa konserwacyjno-serwisowa 27 szt. urządzeń wielofunkcyjnych przez cały okres trwania umowy.
Minimalna ilość faktycznie wykonanego zamówienia wynosić będzie co najmniej 80%.
Prognozowana ilość kopii w okresie trwania umowy wynosi 5 262 000.
Szczegóły dotyczące wykonania zamówienia określone w SWZ, Projektowanych postanowieniach umowy – załącznik 1 do SWZ :
a) Załącznik nr 1 do PPU - Opis przedmiotu zamówienia;
b) Załącznik nr 2 do PPU – Formularz Cenowy;
c) Załącznik nr 3 do PPU – Protokół rozpoczęcia świadczenia usługi;
d) Załącznik nr 4 do PPU - Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych;
e) Załącznik nr 5 do PPU - Klauzula informacja o obowiązywaniu Procedury zgłoszeń wewnętrznych;

- warunek udziału w postępowaniu zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
• w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje:
a) co najmniej 1 usługę obejmującą drukowanie, kopiowanie wraz z obsługą serwisową lub konserwacyjno-serwisową, wykonaną w sposób ciągły przez okres minimum 12 miesięcy, na co najmniej 10 urządzeń wielofunkcyjnych, które zostały przez wykonawcę wydzierżawione.

a) Formularz oferty – załącznik nr 2 do SWZ; b) Form cenowy – załącznik nr 2 do PPU; c) Opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1 do PPU – wypełniony przez Wykonawcę; d) Oświadczenie Wykonawcy stanowiące potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, sporządzone wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, każdy z Wykonawców składa odrębne oświadczenie. e) Oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie dotyczące dostaw lub usług, które wykonają poszczególni Wykonawcy, sporządzone według wzoru określonego w załączniku nr 4 do SWZ; f) Dokumenty uzasadniające zastrzeżoną przez Wykonawcę tajemnicę przedsiębiorstwa; g) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli informacja o pełnomocniku lub prokurencie nie została opublikowana w powszechnie dostępnej formie ewidencji prowadzonej przez organ rejestrowy (np. w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym).

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
W tym celu do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, które powinno:
• jednoznacznie określać postępowanie, do którego się odnosi;
• precyzować zakres umocowania;
• wskazywać pełnomocnika;
• wyliczać wszystkich Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o zamówienie.
2. Żaden z wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
3. Każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie musi podpisać się na pełnomocnictwie, zgodnie z
reprezentacją danego podmiotu.
4. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy oraz wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy (o ile jest wymagane).
5. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie, sporządzone wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do SWZ. Dokumenty te mają potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz wskazywać, który z wykonawców spełnia dany warunek udziału w postępowaniu.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie o podziale zadań pomiędzy współwykonawców, sporządzone wg wzoru określonego w załączniku nr 4 do SWZ.