Świadczenie usługi nadzoru autorskiego i wsparcia technicznego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD SIDAS, w okresie 36 miesięcy (wolna ręka)

cd do Sekcji IV pkt 4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Uzasadnienie faktyczne:
Przedmiotem zamówienia jest usługa nadzoru autorskiego i asysty technicznej już istniejącego oprogramowania. Zamawiający nie wdraża nowego systemu EZD, lecz ze względu na znaczne koszty inwestycyjne (czas, zasób osobowy i finansowy, procedury i procesy biznesowe, zmiany organizacyjne) - utrzymuje bieżące rozwiązanie systemu, które zostało wdrożone w Urzędzie Miasta Bydgoszczy w 2015r. w ramach projektu „Budowa narzędzi e-Usługi w oparciu o Zintegrowany System Informacyjny Miast - ZSIM” w ramach konkursu Program Operacyjny Kapitał Ludzki Oś Priorytetowa 5 Dobre Rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.”
W ramach projektu jw. zostało przeszkolonych około 80% pracowników Urzędu Miasta Bydgoszczy. Wiele procesów biznesowych Urzędu zostało zautomatyzowanych dzięki ich zdefiniowaniu w tym systemie.
Urząd Miasta Bydgoszczy realizuje obieg dokumentów w systemie jw. oraz w pełni obsługuje korespondencję drogą elektroniczną za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) oraz systemu e-doręczeń. Nadto system EZD jest zintegrowany z kilkoma specjalistycznymi systemami użytkowanymi w Urzędzie za pomocą dedykowanych interfejsów.
System, będący przedmiotem wsparcia, posiada unikalne cechy, które determinują jego funkcjonowanie oraz integrację z innymi systemami w jednostce. System zaspakaja uzasadnione potrzeby Zamawiającego, co wykazano w Raporcie pn. „Transformacja cyfrowa Urzędu Miasta Bydgoszczy ETAP I – EZD”.
Jedynym podmiotem posiadającym pełne autorskie prawa majątkowe do oprogramowania SIDAS EZD jest MADKOM S.A. Jest więc obiektywnie jedynym wykonawcą zdolnym do świadczenia usługi nadzoru autorskiego, asysty technicznej.
Wsparcie techniczne oraz ewentualne modyfikacje systemu mogą być realizowane jedynie przez firmę, która posiada pełne prawa do kodu źródłowego systemu. Wprowadzenie zmian przez innego Wykonawcę naruszałoby prawa autorskie oraz mogłoby doprowadzić do zakłóceń w funkcjonowaniu systemu.
Obecnie nie ma możliwości świadczenia usług serwisowych oprogramowania EZD SIDAS przez inne firmy działające na rynku, bowiem żaden inny podmiot nie posiada majątkowych praw autorskich i tym samym nie jest w stanie świadczyć usług związanych z naprawianiem błędów oraz rozwojem EZD SIDAS.

Rozwiązaniem alternatywnym dla udzielenia zamówienia w przedmiocie nadzoru autorskiego i wsparcia technicznego posiadanego systemu jest zakup i wdrożenie innego nowego systemu. Jednak takie postępowanie byłoby nierozsądne, nieefektywne, wręcz niegospodarne, co wynika z Raportu jw.

W tym stanie rzeczy udzielenie zamówienia ww. Wykonawcy – w trybie zamówienia z wolnej ręki jest w pełni uzasadnione i wyczerpuje przesłanki zawarte w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b uPzp.