„Świadczenie usług archiwizacji dokumentacji wytworzonej przez Prokuraturę Okręgową w Warszawie i podległe jej prokuratury rejonowe”.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Prokuratura Okręgowa w Warszawie

REGON 000000247

Chocimska 28

Warszawa

00-791

mazowieckie

Polska

PL911 - Miasto Warszawa

powaw.zamowienia@prokuratura.gov.pl

https://www.gov.pl/web/po-warszawa

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

Porządek i bezpieczeństwo publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

„Świadczenie usług archiwizacji dokumentacji wytworzonej przez
Prokuraturę Okręgową w Warszawie i podległe jej prokuratury rejonowe”.

ocds-148610-cb4d7751-5210-11ee-9aa3-96d3b4440790

2023/BZP 00394118

01

2023-09-13

Tak

2023/BZP 00139937/01/P

1.3.4 Świadczenie usług archiwizacyjnych dla Prokuratury Okręgowej w Warszawie i prokuratur rejonowych jej podległych

Nie

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.ms.gov.pl/czs

Nie

Tak

11.2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez system zapewniający obsługę procesu udzielania zamówień publicznych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości, zwany dalej Systemem.
11.3. System jest dostępny pod adresem: https://ezamowienia.ms.gov.pl/czs
11.4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta w Systemie, ani logowania do Systemu.

11.9. Korzystanie z Systemu możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez sprzęt, z którego korzystają użytkownicy Wykonawcy następujących minimalnych wymagań technicznych i specyfiki połączenia:
- posiadanie komputera o parametrach umożliwiających zainstalowanie następującego oprogramowania:
1) w zakresie podstawowych funkcjonalności – przegląd, pobieranie i załączanie dokumentów:
a) przeglądarka internetowa Mozilla Firefox ver. 65 i późniejsze,
Google Chrome ver. 66 i późniejsze lub Opera w ver. 58 i późniejsze, Microsoft Edge ver 18 i późniejsze, Internet Explorer 11,
b) Lista zalecanych przeglądarek internetowych: Google Chrome, Mozilla Firefox,Opera. Zalecane jest używanie najnowszych wersji przeglądarek,
c) system operacyjny Windows 10 i późniejsze.
2) w zakresie składania podpisu kwalifikowanego:
a) zainstalowane środowisko Java w wersji min. 1.8 (jre),
b) w przypadku przeglądarek Opera, Chrome i Firefox należy doinstalować dodatek do przeglądarki Szafir SDK Web,
c) oprogramowania SzafirHost w systemie operacyjnym.
Instrukcja instalowania oprogramowania wskazanego w punktach a, b i c powyżej znajduje się w Systemie w zakładce E-learning.
11.10. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regulaminie korzystania z usług Systemu (Regulamin Portalu e-Usług) dostępnym z poziomu modułu E-learning dla wszystkich użytkowników Systemu oraz podczas rejestracji konta Wykonawcy dla Wykonawców.
11.11. Użycie przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym środków komunikacji elektronicznej zapewnionych w Systemie jest uzależnione od uprzedniej akceptacji przez Wykonawcę Regulaminu korzystania z usług Systemu na witrynie internetowej przy zakładaniu profilu Wykonawcy.
11.12. Korzystanie z Systemu przez Wykonawców jest bezpłatne.
11.13. Użytkownikom Zewnętrznym Wykonawcy przysługuje prawo korzystania z asysty obejmującej wsparcie techniczne w kwestiach dotyczących korzystania z Systemu, polegające na doradztwie telefonicznym i e-mailowym na zasadach określonych w Regulaminie korzystania z usług Systemu.
11.14. W sytuacji awarii Systemu lub niedostępności Systemu, uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego poprzez System, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: powaw.zamowienia@prokuratura.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).
11.15. Maksymalny rozmiar pojedynczych plików przesyłanych za pośrednictwem Systemu wynosi 100 MB. Za pośrednictwem Systemu można przesłać wiele pojedynczych plików lub plik skompresowany do archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików.
11.16. Dopuszczalne formaty danych określają przepisy wydane na podstawie
art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 57 z późn. zm. ), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
11.17. Za datę przekazania i odbioru danych, w szczególności oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń oraz innych informacji, przyjmuje się datę zapisania pliku na serwerze Systemu. Aktualna data i godzina, zsynchronizowane z Głównym Urzędem Miar, wyświetlane są w prawym górnym rogu Systemu.
11.18. Informacje na temat kodowania i czasu przekazania i odbioru danych:
1) Oferta złożona przez Wykonawcę w Systemie, nie jest widoczna dla Zamawiającego, ponieważ widnieje w Systemie jako zaszyfrowana. Możliwość otwarcia oferty dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert,
2) Oznaczenie czasu przekazania i odbioru danych przez System stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się na potwierdzeniu złożenia oferty.

Nie

Nie dotyczy

polski

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, Zamawiający informuje, że:
1) jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;
2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami ustawy Pzp w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn. „Świadczenie usług archiwizacji dokumentacji wytworzonej przez Prokuraturę Okręgową w Warszawie i podległe jej prokuratury rejonowe”;
3) administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się, w sprawach związanych z ich przetwarzaniem, w następujący sposób: elektronicznie pod adresem email: iod.powaw@prokuratura.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Nie

3041-7.261.13.2023

Usługi

Nie

Nie

Nie

4.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług archiwizacji dokumentacji papierowej przechowywanej w teczkach papierowych, wytworzonej przez Prokuraturę Okręgową w Warszawie i podległe jej prokuratury rejonowe.
4.2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
4.2.1. Archiwizację dokumentacji, w tym: przechowywanie dokumentacji, przejmowanie nowej dokumentacji do przechowywania, ewidencjonowanie dokumentacji oraz udostępnianie przechowywanej dokumentacji.
1) Zamawiający posiada dokumentację aktową typowego formatu A4 na papierze biurowym, kartki połączone zszywkami lub spinaczami, przechowywane w teczkach aktowych.
2) Zamawiający posiada około 10525 mb akt (ok. 984 000 teczek aktowych) spakowanych w pudła archiwizacyjne.
3) Wykonawca zapewni maksymalną powierzchnię wystarczającą do przechowywania dokumentacji przejętej w chwili zawarcia umowy oraz przekazywanej sukcesywnie w trakcie trwania umowy.
4) W zakresie objętym prawem opcji: Zamawiający szacuje, że w trakcie trwania umowy przekaże średniorocznie ok. 1000 mb nowej dokumentacji, co daje 4000 mb nowej dokumentacji w ciągu trwania umowy.

79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

Nie

48 miesiące

Nie

Nie

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60

inne.

Czas dostarczenia akt

40

Nie

Nie

Tak

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
6.1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
6.1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zgodnie z rozdziałem 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 164 z późn. zm.)
6.1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
6.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie;
1) Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonuje) co najmniej jedno zamówienie, które:
 obejmowało swoim zakresem archiwizację i przechowywanie dokumentacji papierowej,
 miało wartość minimum 500 000,00 zł brutto,
 trwało przez okres co najmniej 12 miesięcy.
UWAGA
1) Wykonawca powinien w wykazie usług wyraźnie określić zakres i wartość usług, a także okres w jakim realizowana była usługa, aby można było ustalić, czy spełnia warunek udziału w postępowaniu.
2) Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż wskazane przez Zamawiającego będą przeliczane wg średniego kursu NBP na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
3) W przypadku wykazania się przez Wykonawcę doświadczeniem w zakresie usługi wykonywanej (będącej w trakcie realizacji), Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert usługa została wykonana na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku, a jej realizacja do tego momentu trwała co najmniej 12 miesięcy.
2) Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować w okresie wykonywania zamówienia, i skieruje do jego realizacji:
− co najmniej dwie osoby nadzorujące realizację przedmiotu zamówienia, z których każda posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj. ukończyła kurs kancelaryjno – archiwalny I stopnia lub ukończyła studium policealne w zakresie archiwistyki lub ukończyła studia podyplomowe w zakresie archiwistyki.
6.2. Zamawiający może, oceniając zdolność techniczną lub zawodową, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności,
jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia na każdym etapie postępowania (art. 116 ust. 2 ustawy Pzp).
6.3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wykazując warunek udziału w postępowaniu, mogą polegać na zdolnościach tych
Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności
są wymagane.
6.4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
6.5. Sposób wykazania warunków udziału w postępowaniu wskazano w rozdziale 8 SWZ.

Tak

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Tak

1. Zamawiający przewiduje odpowiednie stosowanie art. 454 i 455 ustawy Prawo zamówień publicznych i możliwości zmian umowy tam określonych.
2. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia do umowy zmian
w zakresie terminu, sposobu realizacji lub zakresu umowy, a także zmiany wynagrodzenia, w następujących przypadkach:
1) w przypadku:
a) wprowadzenia lub zmiany przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
b) wydania lub zmiany wiążących dla Zamawiającego lub Wykonawcy wytycznych lub decyzji lub opinii wydanych przez właściwy organ administracji;
- jeśli zmiany te mają wpływ na zasady realizacji przedmiotu umowy.
2) w przypadku zaistnienia obiektywnych przeszkód technicznych lub innych obiektywnych okoliczności i zdarzeń uniemożliwiających realizację umowy
w wyznaczonym terminie, sposobie lub zakresie, których strony nie mogły przewidzieć w chwili zawierania umowy;
3) zmiany danych stron umowy (np. siedziby, adresu),
4) zmiany terminu wykonania zamówienia w przypadku wystąpienia siły wyższej, o czas adekwatny do zaistniałej sytuacji, przez którą rozumieć należy wydarzenie nieprzewidywalne i poza kontrolą Stron niniejszej umowy (np. zdarzenia zewnętrzne, niewywołane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy i Zamawiającego) występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązywania się z umowy w jej obecnym brzmieniu, przy czym przedłużenie terminu realizacji zamówienia nastąpi o liczbę dni, odpowiadającą okresowi występowania okoliczności siły wyższej. Siła wyższa oznacza przypadki nieprzewidziane lub przewidziane, których nie udało się uniknąć, i które wynikły po podpisaniu niniejszej umowy, takie jak np. wojna, trzęsienie ziemi, pożary, powodzie i inne naturalne katastrofy, a także zarządzenia władz.
5) wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy z uwagi na:
a) zmiany stawki podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego;
b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub wysokości minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie obowiązujących przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
d) w przypadku zmian zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
na zasadach i w sposób określony w ust. 3-9, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez Wykonawcę,
3. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 2 pkt 5 lit. a, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu umowy zrealizowanej, zgodnie z terminami ustalonymi umową,
po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług oraz wyłącznie do części przedmiotu umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług.
4. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 2 pkt 5 lit. a, wartość wynagrodzenia netto oraz ceny jednostkowe netto nie zmienią się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
5. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 2 pkt 5 lit. b - d, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub zmian zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.

Nie

2023-09-21 10:00

Platforma Smart PZP

2023-09-21 10:30

do 2023-10-20