Świadczenie usług pocztowych dla Centrum Projektów Europejskich i jego oddziałów zamiejscowych

Program PTFE 2021 – 2027, PT POWER 2014-2020, FERS 2021-2027, Program Interreg V-A Polska-Słowacja 2014-2020, Program Współpracy Terytorialnej Polska – Białoruś – Ukraina 2014-2020, Program Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020, Program Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020, Program Interreg Południowy Bałtyk

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie dla Centrum Projektów Europejskich i jego oddziałów zamiejscowych usług pocztowych w obrocie miejskim, krajowym i zagranicznym (wymienionych w tabeli poniżej) polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu, doręczaniu przesyłek, dokonywaniu ewentualnych zwrotów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia a także usługa odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego i jego oddziałów zamiejscowych. Zamawiający wymaga wyznaczenia osoby do kontaktu z Zamawiającym w zakresie realizacji umowy- osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Osoba ta musi być dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 16:00 pod wskazanym w umowie numerem telefonu i adresem e – mail. Wskazana osoba będzie odpowiedzialna w szczególności za rozwiązywanie sytuacji problemowych w tym reklamacji.
2. Usługa obejmuje cały obszar Rzeczpospolitej Polskiej, kraje Unii Europejskiej, w szczególności: Niemcy, Austria, Czechy, Słowacja, Litwa, Belgia, Bułgaria, Rumunia, Słowenia, Węgry oraz pozostałe kraje Europy, w szczególności: Rosja, Ukraina, Białoruś.
3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki o wadze do 2000g, w tym
b. Przesyłki listowe zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym
c. Przesyłki listowe zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
d. Przesyłki listowe polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
e. Przesyłki listowe polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym;
f. przesyłki listowe polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym;
g. przesyłki listowe polecone z zadeklarowaną wartością za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe z zadeklarowaną wartością przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym;
h. Formaty przesyłek krajowych:
1) Mały (S)- wymiar maksymalny nie przekracza wymiarów koperty C5, waga do 500 g
2) Średni (M)- wymiar maksymalny nie przekracza wymiarów koperty C4, waga do 1000g
3) Duży (L)- wymiar maksymalny przekracza wymiary koperty C4, jednakże suma długości, szerokości i wysokości - 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, waga do 2000g
i. Formaty przesyłek zagranicznych: suma długości, szerokości i wysokości - 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm
j. Paczki pocztowe o wadze do 20 000 g w przypadku paczek zagranicznych oraz do 10 000 g w przypadku paczek krajowych ( Gabaryt A i B):
1) paczki zwykłe- paczki ekonomiczne nie będące paczkami najszybszej kategorii
2) paczki priorytetowe- paczki najszybszej kategorii
3) paczki ze zwrotnym poświadczeniem odbioru- paczki zwykłe i priorytetowe przejęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru
4) przesyłki pobraniowe ze wskazaniem kwoty pobrania na rachunek bankowy
j. Wymiary przesyłek pocztowych:
1) Zagranicznych
MINIMUM- wymiary strony adresowej nie mogą być większe niż 90x140 mm
MAKSIMUM- suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość- 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm
2) gabaryt „A” to paczka o wymiarach:
MINIMUM- wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm
MAKSIMUM- żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600mm, szerokości 500mm i wysokości 300mm
3) gabaryt „B” to paczka o wymiarach
MINIMUM- jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm
MAKSIMUM- suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość- 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm
k. Wszystkie wymiary przesyłek i paczek przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
l. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania placówek nadawczych w odległości nie większej niż 3 km od siedziby oraz oddziałów zamiejscowych Zamawiającego a także do odbioru raz dziennie w dni robocze przesyłek pocztowych z poniższych placówek:
a) Centrum Projektów Europejskich, ul. Domaniewska 39A, 02-672 Warszawa – od poniedziałku do piątku, w godz. 12:30 – 13:30;
b) Wspólny Sekretariat Techniczny PWT Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013, ul. Halicka 9, 31 – 036 Kraków – w poniedziałek, wtorek, czwartek w godz. 14:00 – 15:00;
c) Wspólny Sekretariat Programu Współpracy INTERREG Polska –Saksonia 2014-2020, ul. Św. Mikołaja 81, 50-126 Wrocław – w poniedziałek, środę oraz piątek w godz. 14:00 – 15:00;
d) Wspólny Sekretariat Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014-2020, Plac Porozumienia Gdańskiego 1 (lok. 121), 80-864 Gdańsk – we wtorek, czwartek oraz piątek w godz. 14:00 – 15:00;
e) Wspólny Sekretariat Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020, ul. Głowackiego 14, 10-448 Olsztyn, w poniedziałek, środę oraz piątek w godz. 14:00 – 15:00.
4. Odbiór przesyłek przeznaczonych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy podpisem i datą na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu, zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą
5. Przesyłki będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Przesunięcie nadania przesyłek na dzień następny nastąpi w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek, a w szczególności nieprawidłowego opakowania, braku pełnego adresu, niezgodności wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, braku znaków opłaty, a także braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia tych zastrzeżeń w dniu ich odbioru. Za przesunięcie nadania przesyłek – wynikłe na skutek okoliczności powstałych z winy Zamawiającego – Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.
6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - ZPO), umieszczania pieczątki określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.
7. Zamawiający będzie sporządzał w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla pocztowej placówki nadawczej – pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowego dla przesyłek nierejestrowanych. Wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zapewni Wykonawca.
8. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy Ustawy Prawo Pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług pocztowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026), Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r., poz. 474) oraz regulaminy wewnętrzne Wykonawcy.
9. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania i obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.).
10. Wykonawca będzie wystawiał oddzielne faktury dla siedziby i oddziałów zamiejscowych Zamawiającego wskazanych w ust. 1 oraz doręczał je na adresy tam wskazane.
11. W tabeli poniżej zostały wyszczególnione rodzaje oraz przybliżone ilości przesyłek pocztowych (ust.14), jakie Zamawiający przewiduje wysłać w okresie trwania umowy. Podane dane są szacunkowe i mogą się zmienić w trakcie trwania umowy.
12. Zamawiający informuje, iż nie jest w stanie określić kwoty zadeklarowanej wartości paczek pocztowych wymienionych w tabelach poniżej. W takim przypadku zastosowanie będą miały zapisy ust. 11 powyżej a także przepisy powszechnie obowiązujące zgodnie z Istotnymi dla Zamawiającego postanowieniami umowy.
13. Przesyłki zagraniczne mogą być doręczane na terenie Unii Europejskiej oraz w następujących krajach: Rosja, Białoruś i Ukraina.
14. Szczegółowy wykaz zapotrzebowania ilościowego Zamawiającego wg rodzajów przesyłek określono w zał. nr 1 do umowy stanowiącej zał. nr 3 do SWZ.