Kompleksowa obsługa bankowa budżetu powiatu tczewskiego oraz jednostek organizacyjnych powiatu

4.1 Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej bankowej obsługi budżetu powiatu tczewskiego przez okres 4 lat niżej wymienionych jednostek i służb powiatowych wchodzących w skład struktury organizacyjnej powiatu tczewskiego:
1) Starostwo Powiatowe w Tczewie
2) Centrum Administracyjne Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych w Tczewie
3) Dom Pomocy Społecznej w Damaszce
4) Dom Pomocy Społecznej w Gniewie
5) Dom Pomocy Społecznej w Pelplinie
6) Dom Pomocy Społecznej w Rudnie
7) Dom Pomocy Społecznej w Stanisławiu
8) Dom Pomocy Społecznej w Wielkich Wyrębach
9) I Liceum Ogólnokształcące w Tczewie
10) II Liceum Ogólnokształcące w Tczewie
11) Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Tczewie
12) Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna w Tczewie
13) Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Tczewie
14) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Tczewie
15) Powiatowe Centrum Sportu w Tczewie
16) Powiatowy Urząd Pracy w Tczewie
17) Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy w Pelplinie
18) Zespół Placówek Specjalnych w Tczewie
19) Zespół Szkół Budowlanych i Odzieżowych w Tczewie
20) Zespół Szkół Ekonomicznych w Tczewie
21) Zespół Szkół Ponadpodstawowych w Pelplinie
22) Zespół Szkół Ponadpodstawowych w Gniewie
23) Zespół Szkół Branżowych w Tczewie
24) Zespół Szkół Technicznych w Tczewie
oraz inne jednostki organizacyjne, których konieczność obsługi wystąpi w związku z realizacją zadań przez Powiat Tczewski.
4.2 Przedmiot zamówienia obejmuje następujące usługi:
4.2.1 PROWADZENIE I OBSŁUGA RACHUNKÓW BANKOWYCH, w następującym zakresie:
1) otwarcie i prowadzenie rachunku budżetu Powiatu Tczewskiego, rachunków bieżących dla Starostwa Powiatowego w Tczewie, rachunków bieżących dla jednostek budżetowych Powiatu Tczewskiego i rachunków bieżących dla służb i inspekcji;
2) otwarcie i prowadzenie rachunków pomocniczych do rachunków bieżących według potrzeb;
3) możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie obowiązywania umowy, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu złożenia przez Zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego;
4) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunku bankowego;
5) zapewnienie systemu bankowości elektronicznej jednolitej dla wszystkich rachunków Zamawiającego spełniającego standardy bezpiecznej komunikacji, instalacja i wdrożenie połączone ze szkoleniem pracowników jednostek objętych zamówieniem w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości obsługi bankowej, aktualizacja i serwis oraz sprzęt, jeśli wykracza poza zakres standardowo używany, udostępnienie możliwości podglądu do wszystkich rachunków bankowych wskazanym osobom;
6) realizacja operacji bankowych – przelewów bankowych we wszystkich trybach (zwykłym, pilnym, ekspresowym) oraz systemach (ELIXIR, SORBNET, SWIFT i innych) w formie elektronicznej, w szczególnych przypadkach w formie papierowej w przypadku braku możliwości dokonania przelewu w formie elektronicznej (w sytuacji o charakterze technicznym niezależnym od obu stron umowy);
7) zlecenia płatnicze złożone do godz. 14-tej realizowane powinny być w tym samym dniu;
8) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat przez posiadacza rachunku;
9) obsługa bankowa jednostek Powiatu Tczewskiego w placówce banku zlokalizowanej na terenie miasta Tczewa prowadzona w dniach roboczych (w każdym tygodniu od poniedziałku do piątku) minimum 7 godzin dziennie;
10) generowanie i udostępnianie elektronicznych wyciągów bankowych możliwych do zapisania w formacie PDF oraz ich wydruk ze strony internetowej bankowości elektronicznej;
11) wydawanie zaświadczeń, opinii i wyjaśnień potrzebnych do przedłożenia dla instytucji zewnętrznych;
12) „zerowanie” sald kont odpowiednich rachunków w jednostkach na koniec każdego roku obrachunkowego polegające na przekazaniu środków pieniężnych na rachunek budżetu Powiatu lub inny wskazany w pisemnym wniosku;
13) wyznaczenie pracownika banku jako osoby do kontaktu i doradcy Zamawiającego;
14) umożliwienie eksportowania aktualnie posiadanych baz danych kontrahentów z poszczególnych jednostek powiatowych do nowego systemu bankowości elektronicznej;
15) przyjęcie depozytu (korzystanie ze skrytki depozytowej);
16) wydawanie czeków do realizacji wypłat gotówkowych w formie dokumentu papierowego lub elektronicznego;
17) sporządzanie wyciągów bankowych w formie elektronicznej i udostępnianie ich w ramach bankowości elektronicznej. Formę papierową wyciągów dopuszcza się jedynie w przypadku problemów technicznych nie leżących po stronie Zamawiającego,
18) umieszczenie na wyciągach bankowych nazwy rachunku obok numeru rachunku;
19) potwierdzanie sald rachunków bankowych budżetu i jednostek powiatu w formie papierowej według stanu na 31 grudnia każdego roku;
20) dostęp do bankowości elektronicznej osób uprawnionych do przeglądania, wprowadzania dyspozycji przelewów elektronicznych, ich zatwierdzania i podpisywania oraz do składania wniosków i wymiany korespondencji w formie elektronicznej;
21) udostępnienie możliwości korzystania ze służbowych kart płatniczych;
22) oprocentowania środków na rachunkach jednostek ustalone o WIBID 3M pomniejszone o stałą, w okresie realizacji zamówienia, marżę banku określoną w złożonej ofercie. O wysokości oprocentowania w każdym miesiącu Bank zawiadomi Zamawiającego, poprzez ujęcie stosownej informacji na wyciągach bankowych;
23) kapitalizacja odsetek następować będzie w okresach miesięcznych;
24) możliwość lokowania wolnych środków na oprocentowanych lokatach terminowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do lokowania wolnych środków finansowych w innych instytucjach finansowych;
25) możliwość automatycznego lokowania środków finansowych znajdujących się na wszystkich rachunkach bankowych na lokaty OVERNIGHT. Lokata dotyczy środków na wszystkich rachunkach bankowych (konsolidacja).
4.2.2 Udostępnienie bezpiecznego systemu BANKOWOŚCI ELEKTRONICZNEJ zapewniającego:
1) nieprzerwany dostęp do usług przez cały czas trwania umowy;
2) bieżącą informację w czasie rzeczywistym o operacjach bankowych oraz saldach na rachunkach;
3) pełną informację o dacie i godzinie operacji;
4) składanie poleceń przelewu na bieżący dzień oraz z datą przyszłą;
5) autoryzację transakcji przez osoby uprawnione;
6) umożliwienie nadawania poszczególnym użytkownikom systemu zróżnicowanego poziomu uprawnień;
7) dostarczenie i zainstalowanie, we współpracy z zamawiającym, na własny koszt i konserwowanie w okresie trwania umowy odpowiedniej ilości dodatkowych urządzeń takich jak np. tokeny, karty podpisu, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne dla bezpiecznej pracy systemu przy korzystaniu z usług aktywnych (np. realizacja przelewów);
8) udostępnienie podglądu rachunków kart płatniczych wraz z historią operacji;
9) możliwość tworzenia paczek zleconych przelewów wraz z możliwością wydruku indywidualnej ( jednej) paczki;
10) możliwość wgrania plików przelewów dotyczących wynagrodzeń wygenerowanych w systemie płacowym oraz prezentacja danych jedną kwotą na wyciągu bankowym;
11) możliwość tworzenia paczek list płac z datą bieżącą i przyszłą;
12) możliwość drukowania potwierdzeń transakcji uznaniowych i obciążeniowych niewymagających stempla bankowego;
13) możliwość składania wniosków przez bankowość elektroniczną;
14) wprowadzenie nowych i usuwanie nieaktualnych kontrahentów;
15) generowanie elektronicznych plików rozliczeń płatności masowych;
16) przeglądanie historii operacji i zleceń na rachunkach;
17) przeszukanie wszystkich zbiorów operacji na wszystkich rachunkach;
18) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awaria, aktualizacja, przelewy odrzucone przez bank);
19) umożliwienie zapisu wyciągów bankowych w formacie XML, Elixir, MT 940;
20) korespondencję z bankiem.
4.2.3 Prowadzenie PUNKTU OBSŁUGI KASOWEJ w siedzibie Zamawiającego (w Starostwie Powiatowym w Tczewie przy ul. Piaskowej 2), w ramach którego Wykonawca zapewni:
1) bezpłatne operacje gotówkowe i bezgotówkowe (między innymi umożliwiające dokonywanie płatności przy użyciu kart płatniczych) związane z działalnością Powiatu, w tym również opłaty paszportowe;
2) operacje gotówkowe i bezgotówkowe w zakresie czynności nie związanych z działalnością Powiatu, w szczególności z tytułu przyjmowanych opłat skarbowych (w zakresie opłaty skarbowej należy zawrzeć stosowną umowę z Gminą Miejską Tczew);
3) zapłata za usługę nastąpi w formie comiesięcznego ryczałtu na podstawie prawidłowo wystawionej faktury dla Zamawiającego, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.
UWAGA: Zamawiający załącza projekt umowy najmu pomieszczenia w swojej siedzibie dla potrzeb prowadzenia punktu kasowego, która zostanie zawarta z wybranym Wykonawcą (Załącznik Nr 5 do SWZ).
4.2.4 Możliwość udzielenia KREDYTU W RACHUNKU BIEŻĄCYM prowadzonym dla budżetu w celu:
1) finansowania występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Powiatu do wysokości wynikającej z uchwały budżetowej Rady Powiatu na dany rok budżetowy (na 2022 rok jest to kwota 6 mln zł). Kredyt będzie miał charakter odnawialny;
2) dla zabezpieczenia kredytu Zamawiający nie może udzielić pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym;
3) szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym:
a) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu,
b) uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat,
c) Bank nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda części niewykorzystanej kredytu,
d) kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu siedmiu dni od daty złożenia wniosku o kredyt w rachunku bieżącym,
e) zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia,
f) odsetki od wykorzystanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych. Pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego. Kolejne okresy liczone są miesięcznie. Ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu.

4.3 Informacje dodatkowe dotyczące przedmiotu zamówienia: - cd w SWZ