Dostawa systemu kadrowo-płacowego na potrzeby Uniwersytetu Muzycznego Fryderyka Chopina w Warszawie

W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal (Formularz do komunikacji) lub za
pośrednictwem poczty elektronicznej. Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z
04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: - administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Muzyczny Fryderyka Chopina, ul. Okólnik 2, 00-368 Warszawa;- dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;- odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ust. 1 i 4 oraz art. 266 w zw. z
art. 222 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r.poz. 1129, z późn. zm.);- dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres nie krótszy niż 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli
czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, w sytuacjach gdy źródłem finansowania są środki zewnętrzne długość przechowywania danych określa umowa dofinansowująca projekt;- obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych
wynikają z ustawy Pzp;- w odniesieniu danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie analizy przedwdrożeniowej systemu kadrowo-płacowego w Uniwersytecie Muzycznym Fryderyka Chopina oraz dostawa, instalacja i wdrożenie Systemu dla łącznej liczby 10 jednoczesnych uczestników (nie dotyczy portalu pracowniczego), przeprowadzenie szkolenia oraz świadczenie usługi serwisowej wdrożonego systemu wraz z dostępem do portalu pracowniczego zapewniającego licencję dla co najmniej 2000 użytkowników. Zamówienie realizowane jest w ramach Projektu „Talenty muzyczne ma drodze mistrzostwa i sukcesu zawodowego” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 nr wniosku POWR.03.05.00-00-Z223/18, Oś priorytetowa III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działania 3.5. Kompleksowe programy szkół wyższych.
Zakres rzeczowy przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego oraz zamówienia objętego prawem opcji.
Zamówienie podstawowe obejmuje analizę, dostawę instalację i wdrożenie zgodnie z załącznikiem stanowiącym Opis Przedmiotu zamówienia oraz świadczenie usługi opieki serwisowej do dnia 30.11.2023 r.
Prawem opcji objęte są usługi opieki serwisowej. Zamawiający uprawiony jest do skorzystania z prawa opcji w terminie do dnia 30.11.2023 r. poprzez złożenie Wykonawcy w tym zakresie oświadczenia woli. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji usługi serwisowe objęte prawem opcji będą świadczone od 30.11.2023 i nie dłużej niż do upływu 4 lat od daty podpisania umowy na zasadach w niej określonych.

System ma pozwalać na obsługę kadrową oraz rozliczanie pracowników w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa (m. in. podatki, składki ZUS, zasiłki, urlopy).
Minimalnymi wymaganymi elementami systemu są:
• moduł dostępu do danych (wprowadzanie, edycja, usuwanie,) i generowania raportów dla operatorów – pracowników Działu Kadr i Płac,
• moduł dostępu do spersonalizowanych (własnych) danych (odczyt, składanie wniosków) dla pracowników UMFC – dostęp przez przeglądarkę w trybie portalu pracowniczego,
• moduł przechowywania danych – system zarządzania relacyjną bazą danych (RDBMS).
System umożliwiać ma między innymi przetwarzanie, informowanie, gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie danych, obejmujące swoim zakresem moduł:
a. kadrowy z modułem elektronicznych akt osobowych,
b. płacowy,
c. portal pracowniczy – portal pracowniczy, do którego pracownik będzie mógł się zalogować i sprawdzić swoje wynagrodzenie, grafik, liczbę dni urlopu, złożyć wniosek urlopowy oraz pobrać pasek płacowy, druk RMUA, deklarację PIT.
d. Pracownicze Plany Kapitałowe.

Wykonanie przedmiotu zamówienia będzie realizowane w następujących etapach:
1) Analiza przedwdrożeniowa
2) Projekt realizacji wdrożenia
3) Dostawa oprogramowania i instalacja oprogramowania
4) Utworzenie bazy testowej
• konfiguracja wg ustaleń Analizy
• migracja danych do testów
5) Szkolenia pracowników
6) Utworzenie bazy produkcyjnej
• konfiguracja wg ustaleń Analizy
• migracja danych
7) Kontrola migrowanych danych oraz konfiguracji produkcyjnej
8) Odbiór końcowy systemu do odbioru przez Zamawiającego

48900000-7 - Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

72254000-0 - Testowanie oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

80533000-9 - Usługi zapoznawania użytkownika z obsługa komputera i usługi szkoleniowe

Prawem opcji objęte są usługi opieki serwisowej. Zamawiający uprawiony jest do skorzystania z prawa opcji w terminie do dnia 30.11.2023 r. poprzez złożenie Wykonawcy w tym zakresie oświadczenia woli. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji usługi serwisowe objęte prawem opcji będą świadczone od 01.12.2023 i nie dłużej niż do upływu 4 lat od daty podpisania umowy na zasadach w niej określonych.

a. odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast przedmiotowego dokumentu składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
b. Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
• w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – należycie zrealizowali co najmniej pięć zamówień polegających na dostawie, instalacji, wdrożeniu i serwisowaniu systemu informatycznego do obsługi obszaru kadrowo-płacowego wraz z przeszkoleniem pracowników, o wartości co najmniej 50.000,00 zł brutto każde.
• dysponują osobami zdolnymi wykonania zamówienia tj. min. 3 osobowym zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia, w tym:
- koordynatora wdrożenia – osoba, która co najmniej dwukrotnie kierowała zespołem wdrożeniowym w systemach kadrowo – płacowych
- co najmniej 2 specjalistów z doświadczeniem w zakresie wdrażania systemów kadrowo-płacowych, którzy co najmniej dwukrotnie uczestniczyli w realizacji zamówienia polegającego na dostawie, instalacji i wdrożeniu systemu.
• oświadczenie Wykonawcy dot. posiadania niezbędnej wiedzy na temat ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji – do oświadczenia Wykonawca winien załączyć dokument potwierdzający uczestnictwo w szkoleniach z zakresu RODO

W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający wymaga złożenia Oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składanego na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako: pzp) dotyczącego DOSTAW, USŁUG LUB ROBÓT
BUDOWLANYCH, KTÓRE WYKONAJĄ POSZCZEGÓLNI WYKONAWCY stanowiącego załącznik do SWZ