Jak często oferta w przetargu zostaje odrzucona?

Na 100 ofert złożonych w krajowych przetargach, które zakończyły się podpisaniem umowy, zamawiający odrzucają 15. Tak wynika z ogłoszeń o wyniku opublikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych od września 2025 do sierpnia 2026 r.: na 635 tys. ofert odrzuconych było 96 tys. W co czwartym takim postępowaniu (25%) odpadła co najmniej jedna oferta.

Odrzucona oferta odpada z postępowania i nie może zostać wybrana, nawet jeśli była najtańsza. Powody wymienia art. 226 ust. 1 Prawa zamówień publicznych: od złożenia oferty po terminie, przez treść niezgodną z warunkami zamówienia i brak wymaganych dokumentów, po rażąco niską cenę, błędy w obliczeniu ceny i niewniesione wadium.

Im więcej ofert, tym częściej któraś odpada

Wyraźnie widać związek z liczbą konkurentów. Gdy o zamówienie starają się dwie firmy, zamawiający odrzuca którąś ofertę w 23% postępowań. Przy 6–10 ofertach dzieje się tak w 59% postępowań, a przy 11 i więcej w 74%.

Z perspektywy firmy, która przegrała, obraz jest stabilniejszy. Spośród ofert, które nie wygrały, odrzucono 22,5%. W postępowaniach z 2–10 ofertami ten udział trzyma się między 21 a 23 na 100 i rośnie do 27 dopiero przy kilkunastu konkurentach. Ponad jedna piąta przegranych ofert odpada więc przez odrzucenie, reszta przegrywa w ocenie ceny i pozostałych kryteriów.

Ta sama zależność tłumaczy, dlaczego odrzuceń przybywa. Od stycznia do sierpnia 2022 r. zamawiający odrzucili 12,4% ofert, w tych samych miesiącach 2026 r. już 15,6%. W tym czasie średnia liczba ofert w postępowaniu wzrosła z 2,5 do 3,2, a udział odrzuconych wśród ofert przegranych zmienił się mniej: z 20,9 do 22,7%. Wzrost bierze się więc głównie z tego, że do przetargów przychodzi więcej firm.

Budowy mają więcej ofert, dostawy więcej unieważnień

W robotach budowlanych zamawiający odrzucili 17 na 100 ofert, w usługach 15, w dostawach 13. Odrzucenie pojawiło się w 37% budowlanych postępowań zakończonych umową i w 20% postępowań na dostawy. Różnica wynika przede wszystkim z tłoku: na budowę przychodzi średnio 4,8 oferty, na dostawę 2,4.

W dostawach częściej za to zdarza się, że zamawiający odrzuca wszystkie oferty i musi unieważnić przetarg (art. 255 pkt 2 Pzp). Tak skończyło się 4,5% rozstrzygniętych części zamówień na dostawy i 2,1% na roboty budowlane, a we wszystkich rodzajach zamówień razem 10,1 tys. części. Gdy doliczyć unieważnione postępowania, różnica między budowami a dostawami spada z blisko 4 punktów procentowych do 1–2.

Meble i komputery na czele, leki na końcu

Większe różnice widać między branżami. Najczęściej odpadają oferty na meble i wyposażenie (22 na 100) oraz na komputery i sprzęt biurowy (20). W mniejszej grupie sprzętu elektrycznego i oświetlenia odsetek sięga 24. Najrzadziej zamawiający odrzucają oferty na żywność (8 na 100), leki i sprzęt medyczny (7) oraz ubezpieczenia (2). Roboty budowlane, z 17 na 100, są w środku stawki. Na górze i na dole zestawienia są te same branże także po doliczeniu unieważnionych postępowań. Ogłoszenia nie pozwalają jednak ustalić, dlaczego akurat tam.

Powodów w ogłoszeniu nie ma

Ogłoszenie o wyniku w BZP podaje liczbę odrzuconych ofert i osobno liczbę ofert z rażąco niską ceną. Innych przyczyn w nim nie ma: uzasadnienie faktyczne i prawne zamawiający przekazuje firmom, które złożyły oferty (art. 253 ust. 1 Pzp).

W losowej próbie 1 000 postępowań z odrzuceniem zamawiający wpisali rażąco niską cenę przy mniej więcej co czwartej odrzuconej ofercie. To przybliżenie, bo pole bywa wypełniane niekonsekwentnie: w co dziesiątym postępowaniu bez żadnego odrzucenia także pojawia się oferta z rażąco niską ceną. Przyczyn pozostałych odrzuceń ogłoszenia nie podają.

Pośrednią wskazówką są spory. W 2 395 wyrokach Krajowej Izby Odwoławczej z tego samego okresu przepisy o odrzuceniu oferty pojawiają się w 1 507. Najczęściej chodzi o treść oferty niezgodną z warunkami zamówienia (734 wyroki) i rażąco niską cenę (571), dalej o wykluczenie, warunki udziału i brakujące dokumenty (347). Firmy spierają się przy tym w obie strony: bronią własnej oferty albo żądają odrzucenia oferty konkurenta. Wyroki pokazują więc, o co toczą się spory; rozkładu przyczyn wszystkich odrzuceń z nich nie odczytamy.

Jak zmniejszyć ryzyko

Większość przesłanek z art. 226 dotyczy spraw, na które firma ma wpływ: terminu, kompletności oświadczeń i dokumentów, zgodności treści oferty z opisem przedmiotu zamówienia, wadium utrzymanego do końca terminu związania ofertą.

Nie każdy błąd kończy się odrzuceniem. Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, a także inne omyłki, przez które oferta rozmija się z dokumentami zamówienia, o ile poprawka nie zmienia znacząco jej treści (art. 223 ust. 2). Gdy brakuje oświadczeń lub podmiotowych środków dowodowych albo są w nich błędy, zamawiający co do zasady wzywa do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia (art. 128 ust. 1). Przedmiotowe środki dowodowe, na przykład karty techniczne produktów, można uzupełnić tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 107 ust. 2).

Przy cenie niższej o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej cen złożonych ofert zamawiający co do zasady musi zażądać wyjaśnień (art. 224 ust. 2). Obowiązek wykazania, że cena nie jest rażąco niska, spoczywa na firmie. Jeśli nie odpowie w terminie albo jej wyjaśnienia z dowodami nie uzasadnią ceny, oferta podlega odrzuceniu (art. 224 ust. 6). Na odrzucenie można odwołać się do KIO; w zamówieniach poniżej progów unijnych termin wynosi 5 dni od przekazania informacji drogą elektroniczną (art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a).

Zastrzeżenia

Liczby dotyczą krajowych przetargów w trybie podstawowym. Zamówienia powyżej progów unijnych, ogłaszane w Dzienniku Urzędowym UE, są poza próbą. Liczymy postępowania zakończone umową, bo w nich zamawiający zawsze podają liczbę ofert. Po doliczeniu unieważnionych postępowań, w których tę liczbę podano, odsetek odrzuconych ofert rośnie do 16,6%. Ogłoszenia wypełniają zamawiający i zdarzają się w nich pomyłki.

Jak liczyliśmy

Wzięliśmy ogłoszenia o wyniku postępowania opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych od 1 września 2025 do 31 sierpnia 2026 r. w trybie podstawowym, po usunięciu duplikatów. Jednostką jest część zamówienia zakończona zawarciem umowy: w analizie jest ich 208 378, z 635 483 ofertami. Pominęliśmy 234 części z zerową liczbą ofert, z ponad 50 ofertami albo z większą liczbą odrzuconych niż złożonych ofert. Odsetek liczymy jako sumę odrzuconych ofert podzieloną przez sumę wszystkich ofert, więc każda oferta waży tyle samo. Branżę wyznacza pierwszy kod CPV zamówienia, a rodzaj zamówienia (roboty budowlane, dostawy, usługi) pochodzi z ogłoszenia. Udział ofert z rażąco niską ceną oszacowaliśmy na losowej próbie 1 000 części z odrzuceniem, odczytując z ogłoszeń osobne pole o takich ofertach. Wyroki KIO wydane w tym samym okresie, w których Izba uwzględniła albo oddaliła odwołanie, liczymy według przepisów przywołanych w ich treści, a porównanie lat obejmuje miesiące od stycznia do sierpnia.