SPOŁECZNY NAWIGATOR – wsparcie NGO w zakresie usług publicznych i współpracy - organizacja seminarium

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja seminarium w ramach przeprowadzenia PROGRAMU WSPARCIA dla przedstawicieli NGO na terenie powiatu poddębickiego (woj. łódzkie). 2. W ramach zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy organizacji jednodniowego seminarium (ok. 8 godzin) w zakresie zapewnienia trzech sal szkoleniowych (jednej na cały czas trwania seminarium oraz dwóch dodatkowych, dostępnych przez około 2 godziny, wg potrzeb zamawiającego), usługi cateringu oraz noclegów dla uczestników seminarium. 3. Termin realizacji zamówienia: 7 września 2026 r. 4. Zamawiający wymaga, aby seminarium zostało zrealizowane na terenie powiatu poddębickiego (województwo łódzkie). 5. Zamawiający przewiduje liczbę uczestników seminarium na 40 osób, z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia planowanej liczby o 20%, przy czym ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona Zamawiającemu do trzech dni przed wydarzeniem. Ostateczna liczba osób korzystających z noclegów może być różna od liczby uczestników seminarium. 6. Zamawiający przewiduje liczbę uczestników, korzystających z noclegu z 7 na 8 września na 35 osób, a z 6 na 7 września na 20 osób, z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia planowanej liczby o 20%, przy czym ostateczna liczba uczestników, korzystających z noclegu oraz liczba potrzebnych noclegów zostanie potwierdzona Zamawiającemu do 2 dni przed seminarium. Wymagania szczegółowe związane z przedmiotem zamówienia: 1) Sale szkoleniowe będą zlokalizowane w łatwo dostępnym miejscu, do którego można się dostać korzystając z transportu publicznego. 2) Wielkość i wyposażenie sal powinny być dostosowane do zakładanej liczebności grupy (uczestnicy + trenerzy). Sala główna powinna pomieścić wszystkich uczestników seminarium, natomiast dwie dodatkowe sale szkoleniowe, powinny mieścić po min. 20 osób każda. 3) Wyposażenie sali szkoleniowej: stoły, krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, tablice flipchart lub tablice suchościeralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu – jeśli sieć będzie zastrzeżona hasłem, Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz Uczestnikom/Uczestniczkom, 4) Sale oraz budynek, w którym się znajdują, będą zapewniały dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. budynki/sale pozbawione barier architektonicznych). 5) Sale będą posiadać wydzielone miejsca (osobne pomieszczenie lub przestrzeń wyodrębniona w sali szkoleniowej) do przechowywania odzieży wierzchniej i/lub bagażu, 6) oznaczenie zajęć w widocznym miejscu – w budynku oraz w sali szkoleniowej oraz drogi prowadzącej do sali w sposób umożliwiający bezproblemowe dotarcie Uczestników/ Uczestniczek - wzory materiałów do oznaczenia budynku, sali, drogi do sali dostarczy Zamawiający, 7) Sale będą spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, będą ogrzewana (w okresie zimowym) lub klimatyzowane (w okresie letnim) oraz będą posiadać zaplecze sanitarne w obrębie tego samego budynku. 8) Sale muszą mieć dostępność miejsc parkingowych w obrębie budynku (w odległości nie większej niż 50 m), w którym zlokalizowana będą sale. 9) Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim otoczeniu sal (tj. w tym samym budynku, w którym znajdują się sale) zaplecze cateringowe, w tym stoliki i krzesła dla wszystkich uczestników i trenerów w zakresie niezbędnym do wykonania usługi cateringowej opisanej w drugiej części zamówienia. 10) W ramach seminarium uczestnicy będą mieli zapewniony lunch/obiad i całodzienną przerwę kawową, a osoby nocujące – również kolację w dniu seminarium. 11) Na przerwę kawową składać się będą co najmniej: herbata, kawa rozpuszczalna oraz kawa z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami typu: cukier lub jego zamiennik, mleko, cytryna; soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej trzy rodzaje); owoce (co najmniej trzy rodzaje). 12) Obiad obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 13) Kolacja obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 14) Zamawiający wymaga zapewnienia uczestnikom seminarium noclegów z 7 na 8 września 2026 r. oraz częściowo z 6 na 7 września 2026 r., w pokojach jedno- lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w budynku zapewniającym dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. pozbawionym barier architektonicznych). Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania uczestników seminarium różnej płci w jednym pokoju dwuosobowym (z wyłączeniem np. małżeństw, związków partnerskich i innych przypadków zgłoszonych przez Zamawiającego). 15) Pokoje powinny spełniać standardy hotelu trzygwiazdkowego, wraz ze śniadaniem. 16) śniadanie powinno obejmować co najmniej danie na ciepło, nabiał (jajka, twaróg, sery, jogurty), wędliny (min. 2 rodzaje), płatki zbożowe, warzywa (np. pomidor, ogórek, papryka – min. 2 rodzaje), dżemy, pieczywo (min. 2 rodzaje), masło, napoje (soki, woda, kawa, herbata, dodatki: mleko, cukier, cytryna). 17) Posiłek powinien zostać podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 18) Zamawiający wymaga, aby sale szkoleniowe oraz miejsce noclegowe znajdowały się w odległości nie większej niż 5 minut spaceru od siebie. Zamawiający zastrzega sobie na etapie oceny oferty możliwość weryfikacji czasu przejścia pomiędzy lokalizacjami za pomocą ogólnodostępnych aplikacji nawigacyjnych. Zamawiający preferuje lokalizację sal szkoleniowych i miejsca noclegowego w jednym budynku lub kompleksie budynków. Taka lokalizacja stanowi dodatkowe kryterium oceny ofert opisane w rozdz. IX Zapytania.

Poddębice, poddębicki, łódzkie; Uniejów, poddębicki, łódzkie; Dalików, poddębicki, łódzkie; Pęczniew, poddębicki, łódzkie; Wartkowice, poddębicki, łódzkie; Zadzim, poddębicki, łódzkie