Kompleksowe oczyszczanie dróg w sezonie letnim na terenie Miasta Łodzi w Rejonie III Polesie – Śródmieście

c.d. uzasadnienia
IV. Niemożność zastosowania innych trybów
A. Brak możliwości zastosowania art. 214 ust. 1 pkt 7 Pzp.
Zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług zostało już udzielone. Planowana wartość usług niezbędnych dla zabezpieczenia ciągłości realizacji usług do czasu uruchomienia postępowania konkurencyjnego przekracza zakres dopuszczalny dla dalszego zastosowania art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp, co wyklucza możliwość wykorzystania tego trybu jako alternatywy dla zamówienia pomostowego.
Zamawiający przeanalizował możliwość zapewnienia ciągłości świadczenia usług poprzez zmianę obowiązującej umowy na podstawie art. 455 ustawy Pzp. Analiza wykazała jednak brak podstaw prawnych do dokonania zmiany prowadzącej do zwiększenia zakresu finansowego świadczenia w stopniu pozwalającym zabezpieczyć ciągłość realizacji usług do czasu wyłonienia wykonawcy w postępowaniu konkurencyjnym. Jednocześnie skala niezbędnych dodatkowych świadczeń przekracza dopuszczalne granice modyfikacji umowy. W ramach konieczności utrzymania wymaganych standardów jakości, nie zapewniają możliwości zabezpieczenia ciągłości świadczenia usług do czasu uruchomienia nowego wykonawcy. W konsekwencji art. 455 ustawy Pzp nie stanowi w niniejszej sytuacji skutecznej i zgodnej z prawem alternatywy dla zabezpieczenia zamówienia pomostowego.
B. Analiza alternatyw i brak możliwości zachowania terminów dla trybów konkurencyjnych Zamawiający przeanalizował możliwość udzielenia zamówienia w trybach konkurencyjnych (w tym w wariancie przyspieszonym, o ile miałby zastosowanie) oraz warianty przejściowe. Na podstawie realnego harmonogramu czynności (przygotowanie i publikacja SWZ, składanie ofert, badanie i ocena, ewentualne odwołania, zastój (standstill), zawarcie umowy, mobilizacja wykonawcy) ustalono, że najwcześniejszy realny termin rozpoczęcia świadczenia usług przez nowego wykonawcę przypadłby na dzień 27.10.2026 r., co oznaczałoby lukę w świadczeniu usług od dnia 01.08.2026 r.
a) Wariant 1: tryb podstawowy/przetarg nieograniczony – przy terminie składania ofert 35 dni (ad. Zał. 3) przewidywany termin zawarcia umowy przypada ok. 09.11.2026 r.; w razie wniesienia odwołania do KIO termin ten ulega dalszemu przesunięciu (co najmniej o ok. 40 dni). Etap przygotowania i przeprowadzenia postępowania nie obejmuje możliwych opóźnień wynikających z okresu urlopowego, konieczności dodatkowych wyjaśnień wykonawców, ewentualnych korekt dokumentacji lub innych okoliczności proceduralnych wpływających na czas trwania postępowania
b) Wariant 2: postępowanie konkurencyjne z maksymalnym skróceniem terminów (jeżeli dopuszczalne) – przy skróconym terminie składania ofert do 15 dni (ad. Zał. 3) przewidywany termin zawarcia umowy przypada ok. 27.10.2026 r.; w razie wniesienia odwołania do KIO termin ten ulega odpowiedniemu przesunięciu. Etap przygotowań dokumentacji przetargowej nie obejmuje możliwych przesunięć powodowanych okresem urlopowym.
Niezależnie od powyższego, rozpoczęcie świadczenia usług nie mogłoby nastąpić niezwłocznie po podpisaniu umowy, gdyż mobilizacja i organizacja zaplecza technicznego w przypadku letniego utrzymania dróg obejmuje m.in.:
- zabezpieczenie bazy sprzętowej na terenie rejonu,
- zapewnienie dyspozytorni,
- przeszkolenie operatorów i obsady technicznej,
- zawarcie umów z podwykonawcami,
- przygotowanie logistyki wywozu odpadów,
- wdrożenie harmonogramu bieżącego oczyszczania.
Czynności te wymagają obiektywnie minimum 21–30 dni, nawet przy pełnej gotowości organizacyjnej wykonawcy; w praktyce okres ten może wydłużyć się do 30–45 dni. Oznacza to, że rzeczywiste rozpoczęcie świadczenia usług mogłoby nastąpić najwcześniej w listopadzie 2026 r., a w przypadku wystąpienia dodatkowych czynników organizacyjnych – w terminie późniejszym, co przy zakończeniu trwania bieżącej umowy w dniu 30.06.2026 r. skutkowałoby kilkumiesięczną luką w realizacji usług.
W konsekwencji nawet wariant maksymalnie skrócony nie eliminuje ryzyka przerwy w świadczeniu usług utrzymania dróg.
C. Wniosek z analizy
W konsekwencji, z uwagi na datę zakończenia trwania bieżącej umowy (30.06.2026 r.) oraz krytyczność usług, Zamawiający nie może zachować terminów wymaganych dla trybów konkurencyjnych bez narażenia na przerwę w świadczeniu usług utrzymania dróg oraz na zagrożenie bezpieczeństwa ruchu drogowego.
V. Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia
Natychmiastowe wykonanie zamówienia jest wymagane z uwagi na zakończenie obecnie trwającej umowy do dnia 30.06.2026 r. oraz konieczność zapewnienia ciągłości świadczenia usług krytycznych dla bezpieczeństwa ruchu drogowego i realizacji zadań własnych gminy w zakresie utrzymania dróg.
Brak ciągłości świadczenia usług mógłby skutkować pogorszeniem standardów utrzymania czystości pasa drogowego, ograniczeniem bezpieczeństwa użytkowników dróg, pogorszeniem przejezdności dróg, ograniczeniem widoczności oznakowania poziomego wskutek zalegania zanieczyszczeń, zwiększeniem ryzyka zdarzeń drogowych, niebezpiecznym dla zdrowia ludzkiego zwiększeniem zapylenia oraz negatywnymi skutkami wizerunkowymi dla Miasta. Długotrwałe zaleganie zanieczyszczeń, pyłów, piasku oraz pozostałości materiałów uszorstniających oraz innych zanieczyszczeń nanoszonych na jezdnie może również sprzyjać zarastaniu pasa drogowego roślinnością, co w dłuższej perspektywie może wpływać na pogorszenie stanu technicznego elementów pasa drogowego. Ponadto brak zapewnienia ciągłości świadczenia usług mógłby prowadzić do zwiększonego ryzyka roszczeń odszkodowawczych wobec Zamawiającego związanych z niewłaściwym utrzymaniem pasa drogowego.
Z uwagi na wymóg stałej gotowości, utrzymania sprzętu i zasobów oraz konieczność bieżącego utrzymania czystości, przerwa w realizacji usług - nawet krótkotrwała - jest nieakceptowalna i nie może zostać skompensowana działaniami doraźnymi.
VI. Działania Zamawiającego w zakresie nowego postępowania
Zamawiający prowadzi równolegle działania zmierzające do udzielenia zamówienia w trybie konkurencyjnym, w szczególności:
a) 02.02.2026r. – identyfikacja ryzyka wyczerpania środków na podstawie bieżącego monitoringu wykonania umowy oraz analizy tempa narastania kosztów utrzymania dróg;
b) 13.02.2026r. – sporządzenie prognozy wykonania finansowego oraz notatki analitycznej (Załącznik nr 1), potwierdzającej możliwość wyczerpania środków do dnia 19.02.2026 r.;
c) 29.04.2026r. – rozpoczęcie przygotowania dokumentacji do nowego postępowania konkurencyjnego, w tym aktualizacja opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert;
d) 31.07.2026r. – planowana data przekazania ogłoszenia o zamówieniu do Urzędu Publikacji UE i wszczęcia postępowania (zgodnie z harmonogramem – Załącznik nr 2).
e) Planowany termin zawarcia umowy w wariancie skróconym (bez odwołań do KIO) przypada na ok. 27.10.2026 r., natomiast rzeczywiste rozpoczęcie świadczenia usług – po okresie mobilizacji – możliwe byłoby najwcześniej w listopadzie 2026 r. Zakres zamówienia pomostowego został ograniczony wyłącznie do zakresu koniecznego dla zapewnienia ciągłości realizacji usług do czasu uruchomienia zamówienia konkurencyjnego. Zamawiający nie obejmuje zamówieniem świadczeń wykraczających poza minimum organizacyjne i funkcjonalne konieczne dla zabezpieczenia interesu publicznego.
Zastosowanie trybu z wolnej ręki ma charakter incydentalny i przejściowy, wyłącznie w celu zapewnienia ciągłości świadczenia usług do czasu rozstrzygnięcia i rozpoczęcia realizacji zamówienia udzielonego w trybie konkurencyjnym. Zamówienie zostanie ograniczone do zakresu i okresu ściśle niezbędnego do 'pomostowego' zabezpieczenia usług.
VII. Podsumowanie
Zamawiający wykazał łączne spełnienie przesłanek z art. 214 ust. 1 pkt 5 Pzp, tj.:
a) wystąpienie wyjątkowej, obiektywnie nieprzewidywalnej sytuacji potwierdzonej danymi finansowymi oraz prognozami meteorologicznymi (pkt III oraz załączniki),
b) brak przyczyn leżących po stronie Zamawiającego (bieżący monitoring i niezwłoczne działania po identyfikacji ryzyka),
c) konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia z uwagi na ryzyko przerwy w krytycznych usługach utrzymania dróg (pkt V),
d) brak możliwości zachowania terminów dla trybów konkurencyjnych przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości świadczenia usług (pkt IV).
Zamówienie w trybie z wolnej ręki zostaje ograniczone do minimum koniecznego (strictly necessary) - tj. do zakresu i okresu niezbędnego do utrzymania ciągłości usług do czasu rozstrzygnięcia i rozpoczęcia realizacji zamówienia udzielonego w trybie konkurencyjnym.