1/ZWR/SZP-3/2026 Umowa na świadczenie usług serwisowych i utrzymaniowych dla systemu ERP oraz Oprogramowania

1. Przedmiotem zamówienia jest Umowa na świadczenie usług serwisowych i utrzymaniowych dla systemu ERP oraz Oprogramowania.
2. Szczegółowe postanowienia dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera projekt umowy stanowiący Załącznik nr 3 do zaproszenia do negocjacji
3. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego Usług Serwisowych dotyczących Systemu ERP, Środowiska ERP, Oprogramowania Towarzyszącego oraz Komponentów Integracyjnych ERP, w zakresie określonym w Umowie i jej Załącznikach.
4. W ramach wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapewnia:
1) inwentaryzację zastanego funkcjonującego u Zamawiającego systemu ERP, jego środowiska, oprogramowań towarzyszących oraz komponentów integracyjnych ERP,
2) przygotowanie analizy funkcjonującego u Zamawiającego systemu ERP wraz ze środowiskiem,
3) przygotowanie rekomendacji co do sposobu oraz trybu wdrożenia zmian w zastanym funkcjonującym u Zamawiającego systemie ERP,
4) wdrożenie rekomendowanych i zaakceptowanych przez Zamawiającego zmian systemu ERP o charakterze naprawczym i stabilizacyjnym, wynikających z Baseline; pozostałe zmiany są realizowane w ramach Umownego Pakietu Godzin,
5) świadczenie usług serwisowych w systemie ERP po wdrożeniu rekomendowanych
i zaakceptowanych zmian obejmujących w szczególności:
a) obsługę Zgłoszeń zgodnie z SLA;
b) diagnostykę przyczyn nieprawidłowości, usuwanie Awarii, Błędów Krytycznych, Błędów i Usterek oraz, gdy jest to uzasadnione, wdrażanie Obejść;
c) utrzymanie i administrację Systemu ERP w zakresie wskazanym w Umowie i Załączniku nr 1 do umowy;
d) analizę dostępnych Aktualizacji Producenta, w tym aktualizacji bezpieczeństwa, hotfixów, cumulative updates, service updates, poprawek jakościowych, aktualizacji aplikacyjnych i platformowych;
e) przygotowanie, testowanie i wdrażanie Aktualizacji Producenta zgodnie z procedurą zarządzania zmianą i aktualizacjami określoną w Załączniku nr 5 do umowy;
f) wykonywanie Aktualizacji Prawnych na zasadach określonych w §5;
g) utrzymanie Komponentów Integracyjnych ERP objętych Umową;
h) prowadzenie i aktualizowanie Dokumentacji Aktualnej w zakresie zmian wykonanych przez Wykonawcę;
i) konsultacje, doradztwo i szkolenia w zakresie określonym w Umowie;
j) sporządzanie raportów okresowych;
k) współdziałanie z Zamawiającym, producentem oprogramowania oraz podmiotami odpowiedzialnymi za systemy zintegrowane, w zakresie koniecznym do realizacji Umowy,
l) zapewnienie Umownego Pakietu Godzin serwisowych i konsultacyjnych.
6. Wykonawca monitoruje Aktywność Licencji i Subskrypcji wskazanych w Formularzu Ofertowym oraz nie później niż na 60 Dni Roboczych przed znanym mu terminem ich wygaśnięcia informuje Zamawiającego o konieczności podjęcia działań w celu zachowania uprawnień do korzystania z Systemu ERP, Oprogramowania Towarzyszącego albo Aktualizacji Producenta.
7. Zakup, odnowienie, rozszerzenie, przeniesienie lub zmiana licencji, subskrypcji, Software Assurance, Enhancement Plan, usług producenta, certyfikatów albo innych uprawnień niezbędnych do działania Systemu ERP następuje wyłącznie wtedy, gdy zostały wyraźnie wskazane w Formularzu Ofertowym lub zostały objęte odrębnym zamówieniem Zamawiającego.
8. Wykonawca zapewnia, że przez cały okres obowiązywania Umowy aktywne pozostają licencje, subskrypcje, plany wsparcia oraz inne uprawnienia wyraźnie wskazane w Formularzu Ofertowym jako dostarczane lub odnawiane przez Wykonawcę. Odnowienie następuje na okres 12 miesięcy, nie później niż 10 Dni Roboczych przed wygaśnięciem dotychczasowych uprawnień, a Wykonawca przekazuje Zamawiającemu dokument potwierdzający odnowienie, wskazujący produkt, liczbę uprawnień, identyfikator umowy licencyjnej i okres obowiązywania. Obowiązek ten nie obejmuje licencji lub subskrypcji dotyczących systemów operacyjnych Microsoft Windows Server, oprogramowania wirtualizacyjnego VMware lub innego, ani pozostałej infrastruktury technicznej nieobjętej Formularzem Ofertowym, chyba że Strony postanowią inaczej.
9. Szczegółowy zakres Usług Serwisowych, zakres administracji, wykaz środowisk, integracji, produktów licencyjnych i subskrypcji, a także zasady raportowania określają Załączniki do Umowy.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia i opieki serwisowej nad użytkowanym przez Politechnikę Koszalińską systemem finansowo-księgowym, obejmujących zapewnienie poprawności jego działania, usuwanie błędów i awarii, dostarczanie aktualizacji oraz dostosowywanie systemu do zmian obowiązujących przepisów prawa.
System został dostarczony i wdrożony przez Asseco Data Systems S.A. na podstawie umowy nr 2/ZWR/Z219/2022 z dnia 15 września 2022 r.
Potrzeba korzystania z serwisu po zakończeniu podstawowego okresu wsparcia została przewidziana na etapie wcześniejszego zamówienia. W formularzu ofertowym wskazano koszt rocznego serwisu, natomiast w § 5 ust. 5 umowy przewidziano zawarcie dodatkowej umowy na te usługi. Z dniem 1 marca 2025 r. nastąpiło zbycie na rzecz DahliaMatic Sp. z o.o. zorganizowanej części przedsiębiorstwa Asseco Data Systems S.A. w postaci Pionu Systemów ERP. c.d. w dodatkowych informacjach