Świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w krakowie podczas trwania XXXVI konferencji z cyklu: „szkoła eksploatacji podziemnej” w dniach 22-24 lutego 2027 r.

1. Komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy (pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow.
2. Postępowanie prowadzone jest na Platformie pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow w zakładce postępowania pod nazwą dostępną w tytule SWZ.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy https://platformazakupowa.pl/pn/minpankrakow poprzez formularz „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” dostępny na stronie dotyczącej danego postępowania.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej (dostępny na https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin) oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy (adres: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje) dostępne na stronie Platformy.
5. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze Strony www.platformazakupowa.pl określone zostały w Regulaminie Internetowej Platformy Zakupowej dla Wykonawców.
6. Limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty określone zostały w Instrukcji dla Wykonawców dostępnej na stronie Platformy.
7. Szczegółowe informacje dotyczące formatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych określają: Regulamin Internetowej Platformy Zakupowej oraz Instrukcja składania oferty dla Wykonawcy dostępne pod adresami wskazanymi w ust. 3 niniejszego Roz-działu, w których określono w szczególności, że:
a. Szyfrowanie ofert odbywa się automatycznie przez system.
b. Za dzień przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się dzień ich przekazania do Zamawiającego wraz z wgraniem paczki podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym w drugim kroku składania oferty poprzez kliknięcie przycisku „Złóż ofertę” i wyświetleniu komunikatu, że oferta została złożona.
c. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf; .doc; .xls; .jpg;
8. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .7Z, .zip
9. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
a. Akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin” oraz uznaje go za wiążący,
b. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składnia ofert/ wniosków.
10. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu.
11. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców”.
(....)

1. Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2. Zamawiający informuje, na podstawie art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego prze-pływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), że:
1) Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią PAN, ul. J. Wybickiego 7A, 31-261 Kraków, tel./fax: (+48) 12 632-33-00/(+48)12 632-35-24 adres email: centrum@min-pan.krakow.pl, reprezentowany przez Dyrektora Instytutu – Prof. dr hab. inż. Magdalenę Wdowin. Inspektorem ochrony danych osobowych jest Pani Maria Grala, kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: inspektorODO@min-pan.krakow.pl tel.: (+48 12) 617- 16-25;
2) Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
3) Państwa dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, bankom, opera-torom pocztowym, podmiotom świadczącym dla Administratora usługi prawne, doradcze, podatkowe oraz podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne oraz innym podmiotom uprawnionym na mocy ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 74) przez określony czas (art. 78);
4) Dane osobowe przechowywane są przez Administratora dla celów archiwizacyjnych, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami, jak również do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub obrony przez ewentualnymi roszczeniami;
5) Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu z zastrzeżeniem, że:
a. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą;
6) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
7) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w SWZ, do upływu terminu na ich wniesienie,
8) W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
9) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia,
10) Decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Administrator nie profiluje danych osobowych,
11) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych w Krakowie podczas trwania XXXVI konferencji z cyklu „Szkoła Eksploatacji Podziemnej” w dniach 22-24 lutego 2027 roku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 2 do SWZ oraz w Załączniku nr 7 do SWZ.

1. Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.
2. Oferta może uzyskać w kryterium oceny ofert maksymalnie 100 punktów (100%), przy czym 1 pkt = 1%. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.
3. Zamawiający poprawi w ofercie:
a. oczywiste omyłki pisarskie,
b. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
c. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, które-go oferta została poprawiona.
4. Jeżeli zaoferowana cena, lub jej istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zażąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny, lub jej istotnych części składowych. Wyjaśnienia mogą dotyczyć zagadnień wskazanych w art. 224 ust. 3 ustawy Pzp.
5. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy.
6. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny.

a. Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie. b. Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie. c. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie. d. Zdolności technicznej lub zawodowej: Warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie wykonał należycie co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu wynajmu miejsc noclegowych oraz usługi restauracyjnej podczas gali, konferencji, bankietu lub imprezy kulturalno-rozrywkowej dla przynajmniej 400 osób jednocześnie każda

Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Załącznik nr 5 do SWZ.
Oświadczenia wykonawcy, o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (oświadczenie aktualizacyjne). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

Wykaz usług – w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu wynajmu miejsc noclegowych oraz usługi restauracyjnej podczas gali, konferencji, bankietu lub imprezy kulturalno-rozrywkowej dla przynajmniej 400 osób jednocześnie każda.. Wykaz usług winien zawierać przedmiot, daty wykonania i podmioty, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wykaz usług stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

FORMULARZ OFERTY – Do przygotowania oferty zaleca się skorzystanie z Formularza oferty, stanowiącego załącznik Nr 1 do SWZ. W przypadku gdy Wykonawca nie korzysta z przygotowanego przez Zamawiającego wzoru Formularza oferty, oferta powinna zawierać wszystkie informacje wymagane we wzorze.
PEŁNOMOCNICTWO LUB INNY DOKUMENT potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Upoważnienie osób podpisujących ofertę wynikać musi bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych (KRS, CEiDG lub innego właściwego rejestru), to do oferty należy dołączyć inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy.
Oświadczenie wykonawcy/wykonawców wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia uwzględniające przesłanki wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących Ochronie Bezpieczeństwa Narodowego, składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
a. postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
b. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
c. ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.