Dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu ERP dla Teatru Muzycznego w Poznaniu

Zamawiający, po przeprowadzeniu ponownej analizy przedmiotu zamówienia oraz własnych potrzeb organizacyjnych i funkcjonalnych, stwierdził konieczność ponownego określenia założeń dotyczących planowanego rozwiązania informatycznego.

Przeprowadzona analiza wykazała, że dotychczasowy opis przedmiotu zamówienia nie odzwierciedla w pełni aktualnie zidentyfikowanych potrzeb Zamawiającego w zakresie dostawy, wdrożenia i utrzymania zintegrowanego systemu ERP. Ze względu na kompleksowy charakter tego rodzaju rozwiązania, obejmującego obsługę procesów organizacyjnych i funkcjonalnych Teatru, kluczowe znaczenie ma właściwe określenie wymagań funkcjonalnych i technicznych, zakresu wdrożenia oraz zasad późniejszego utrzymania systemu.

Dalsze prowadzenie postępowania na podstawie dotychczasowego opisu przedmiotu zamówienia nie jest uzasadnione, ponieważ Zamawiający zamierza ponownie określić zakres i wymagania dotyczące systemu ERP, uwzględniając zarówno rzeczywiste potrzeby Teatru Muzycznego w Poznaniu, jak i dostępne na rynku możliwości techniczne oraz ekonomiczne.

Wprowadzenie tych zmian wymaga opracowania nowego opisu przedmiotu zamówienia oraz odpowiedniej modyfikacji dokumentacji postępowania, w szczególności w zakresie wymagań funkcjonalnych i technicznych, zakresu wdrożenia, integracji oraz utrzymania systemu. Zmiany te dotyczą zatem podstawowych założeń zamówienia, a nie jedynie jego nieistotnych elementów.


Mając na uwadze powyższe, Zamawiający uznał, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania na podstawie art. 256 ustawy – Prawo zamówień publicznych, ponieważ dalsze prowadzenie postępowania w oparciu o dotychczasowe założenia nie znajduje uzasadnienia wobec konieczności ponownego określenia przedmiotu zamówienia i przygotowania dokumentacji odpowiadającej aktualnym potrzebom Zamawiającego.
Stanowisko to znajduje potwierdzenie w aktualnym orzecznictwie, m.in. w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 5 stycznia 2023 r., sygn. akt KIO 3454/22, w którym wskazano:
„ Tym samym powołanie się na art. 256 p.z.p. możliwe jest jedynie w sytuacji zaistnienia takiej okoliczności, która powoduje, że dalszej prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Oznacza to, że przywołana przesłanka wymaga zaistnienia: (1) okoliczności (pewnego zdarzenia); (2) okoliczność ta wywołuje określony skutek, konieczne jest zatem zaistnienie związku pomiędzy występującą okolicznością a konsekwencją; (3) niezasadności prowadzenia dalszego postępowania, która została wywołana na skutek zaistniałej okoliczności.”