Wyłonienie Zarządcy miejskiej instytucji kultury Instytutu Kultury Willa Decjusza

1. Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy, „w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, (…), oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym”.
1.1. Forma elektroniczna oznacza opatrzenie dokumentu (pliku) elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
1.2. Rygor nieważności opisany w pkt 8.1. SWZ dotyczy zatem przypadków niedochowania formy złożenia następujących dokumentów:
1.2.1. Formularza Ofertowego, o którym mowa w pkt 6.1.1. SWZ i dołączanych do niego innych dokumentów, składających się na sensu stricto treść oferty Wykonawcy.
1.2.2. Oświadczeń z art. 125 ust. 1 ustawy, tj. <<oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji>>, o których mowa w pkt 6.1.3. SWZ, składanych samodzielnie przez Wykonawców, zgodnie z pkt 6.1.3. SWZ.
1.2.3. Pełnomocnictw, o których mowa w pkt 6.1.2. lit. b) SWZ.
Uwaga! Zamawiający podziela stanowisko dot. formy pełnomocnictwa wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie Sygn. akt. XXIII Zs 58/24 z 13 czerwca 2024 r.
2. Pozostałe dokumenty i oświadczenia, inne niż wymienione w pkt 8.1. SWZ, w tym w szczególności:
2.1. podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 6.2. SWZ, w tym oświadczenie, o którym mowa w pkt 6.1.5. SWZ (tzw. oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia z art. 117 ust. 4 ustawy);
2.2. dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, o których mowa w pkt 6.1.2. SWZ – inne niż pełnomocnictwa, odpisy lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – a zatem dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio:
2.2.1. Wykonawcy,
2.2.2. Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,
2.2.3. podwykonawcy na takich zasadach – jeżeli dotyczy,
2.3. przedmiotowe środki dowodowe – ponieważ są wymagane w postępowaniu,
2.4. inne niż ww. informacje, oświadczenia lub dokumenty,
o ile przepisy szczególne nie dopuszczają dodatkowych form lub sposobów ich "sporządzania i przekazywania" – przekazywane są w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym), lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, a zatem z zachowaniem tej samej formy i postaci co dokumenty wymienione w pkt 8.1. SWZ, z tą różnicą, iż w przypadku niedochowania formy i/lub postaci przekazania brak jest sankcji nieważności.
3. W przypadku, gdy odpisy lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, a także inne podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe, lub inne dokumenty opisane w § 6 ust. 1 rozporządzenia przywołanego w pkt 8.4. SWZ poniżej, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, , jako dokument elektroniczny - przekazuje się ten dokument. W przypadku natomiast, gdy ww. kategorie dokumentów zostały wystawione jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

1. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o RODO, należy przez to rozumieć: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.).
2. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (por. art. 13 ust. 4). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę/ przez osobno każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy wraz z ofertą, oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, zgodnie z treścią załącznika nr 3 do SWZ.
3. Zamawiający informuje o przetwarzaniu danych osobowych, w związku z realizacją niniejszego zamówienia. Szczegółowa klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 10 do SWZ.
4. Ponadto, zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy, Zamawiający zastrzega, że będzie udostępniał dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy, do upływu terminu na ich wniesienie.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadań związanych z zarządzaniem instytucją kultury pod nazwą „Instytut Kultury Willa Decjusza” w Krakowie.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikiem, stanowiący załącznik nr 6 do SWZ.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Uzasadnienie braku podziału zamówienia na części: W związku z potrzebą Zamawiającego dokonania wyboru Wykonawcy usługi polegającej na strategicznym i bieżącym zarządzaniu Instytucją, realizowanym w sposób ciągły i nieprzerwany, w okresie przewidzianym w zamówieniu oraz w związku z art. 15a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej podział zamówienia na części jest niemożliwy.
Zarządca instytucji kultury spełnia dla instytucji taką samą funkcję jak dyrektor instytucji, co jest zgodne z zapisami statutu przyjętego Uchwałą NR CXI/2905/18 Rady Miasta Krakowa z dnia 26 września 2018 r. w sprawie utworzenia miejskiej instytucji kultury pod nazwą: Instytut Kultury Willa Decjusza:
„§ 8. Ust 2. Organizator może powierzyć zarządzanie Instytutem Kultury osobie fizycznej lub prawnej na podstawie umowy o zarządzaniu instytucją zawartej zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
Ust.3. W przypadku powierzenia zarządzania Instytutem Kultury zarządcy, wykonuje on uprawnienia dyrektora.”
Obowiązki dyrektora instytucji określa § 7 ww. Statutu:
„1. Instytutem Kultury kieruje dyrektor, który reprezentuje instytucję na zewnątrz, zarządza nią jednoosobowo i ponosi pełną odpowiedzialność za całokształt jej działalności.
2. Do obowiązków dyrektora należy w szczególności:
1) kierowanie sprawami działalności podstawowej i administracyjnej,
2) kształtowanie programu działalności,
3) prowadzenie efektywnej gospodarki mieniem i środkami finansowymi instytucji,
4) poszukiwanie i pozyskiwanie innych źródeł finansowania działalności statutowej instytucji,
5) dobór i wykorzystywanie kadr, stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników oraz zapewnienie im odpowiednich warunków pracy,
6) przedstawianie organizatorowi i właściwym instytucjom planów i sprawozdań rzeczowych, finansowych oraz wniosków inwestycyjnych,
7) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń,
8) sprawowanie kontroli zarządczej w instytucji.
4. Dyrektor upoważniony jest do zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków do wysokości środków określonych w planie finansowym instytucji.”
W związku z powyższym nie jest możliwe podzielenie zamówienia na części. Poprzez określenie warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert Zamawiający nie eliminuje ubiegania się o zamówienie małych i średnich przedsiębiorstw.
4. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne, czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy.
5. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących czynności organizacyjno - finansowe oraz obsługę kadrową związaną z wykonywaniem czynności zarządu przez osobę, o której mowa w § 2 ust. 5 wzoru umowy (zgodnie z ofertą Wykonawcy). Wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245.).
6. Na podstawie art. 121 ustawy Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania czynności zarządu w Instytucji (przez osobę o której mowa w § 2 ust. 5 wzoru umowy), z zastrzeżeniem sytuacji, o których mowa w § 13 ust. 1 i 2 wzoru umowy.
7. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców (z zastrzeżeniem pkt 3.8. SWZ). Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy – zgodnie z art. 57 pkt 2 ustawy – spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania zdolności technicznej i zawodowej, tj.: dysponują osobą, która w imieniu Wykonawcy będzie sprawowała czynności zarządu nad Instytucją „Instytutem Kultury Willa Decjusza”, na podstawie umowy o zarządzaniu i która posiada następujące kwalifikacje:
1.1 minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w realizacji projektów kulturalnych o zasięgu krajowym lub międzynarodowym, w tym zrealizowała co najmniej dwa projekty, których całkowita wartość, (dla każdego z nich i ze wszystkich źródeł finansowania), była nie niższa niż 150 000 zł, a ich realizacja miała miejsce w ciągu ostatnich pięciu lat (przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu),
lub
minimum 2-letnie doświadczenie (zdobyte w ciągu ostatnich dziesięciu lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu), w zarządzaniu lub kierowaniu podmiotami kultury (w tym np. instytucjami kultury, organizacjami pozarządowymi działającymi w dziedzinie kultury, podmiotami komercyjnymi aktywnymi w sferze kultury),
1.2. minimum 2-letnie doświadczenie w kierowaniu zespołem ludzkim (zdobyte w ciągu ostatnich 10 lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu),
1.3. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniach, o których mowa w pkt 6.1.3.1. SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt 5.2. SWZ samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia według wzoru zaproponowanego w formularzu załącznika nr 4 do SWZ.

Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia publicznego, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ, na potwierdzenie spełniania warunku, o którym mowa w pkt 5.1. SWZ.

Przedmiotowy środek dowodowy – potwierdzający, że oferowane usługi są zgodne z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, wymaganiami Zamawiającego związanymi z realizacją zamówienia, a także w celu uzyskania punktów w kryterium oceny ofert pn. „Strategiczny Program Działania Instytucji” – Strategiczny Program Działania Instytucji,
co do którego wymogi Zamawiający opisał w pkt 19.3. SWZ.
Uwaga! Zamawiający zastrzega, iż nie będzie wzywał do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, o którym mowa w niniejszym punkcie SWZ. Oferta Wykonawcy, który nie złoży wymaganego przedmiotowego środka dowodowego w terminie wskazanym w pkt 15.1. SWZ lub złoży Strategiczny Plan Działania Instytucji niekompletny, zostanie odrzucona na
podstawie art.226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy.

Przedmiot umowy będzie realizowany od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2027 r. do dnia 31 grudnia 2029 r. 2. Wykaz oświadczeń lub dokumentów wymaganych w postępowaniu oraz sposób ich składania został określony w pkt 6 i 8 SWZ. 3. Dot. sekcji III pkt 3.12.) ogłoszenia - prawidłowy zapis brzmi: Zamawiający w niniejszym zamówieniu nie wymaga złożenia katalogu elektronicznego, w rozumieniu art. 93 ustawy. 4. W niniejszym postępowaniu komunikacja odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia oraz poczty elektronicznej. Szczegóły dotyczące sposobu porozumiewania się Zamawiającego i Wykonawców zostały określone w pkt 9 SWZ. 5. Dodatkowa informacja do sekcji III pkt 3.6 ogłoszenia: 1. Formaty danych wymagane do sporządzania i przekazywania dokumentów i informacji w postępowaniu określa § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. Zamawiający wskazuje jednak, że wśród dopuszczalnych i ogólnie dostępnych formatów znajdują się m.in.: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. 2. W zakresie nieuregulowanym ustawą lub niniejszą SWZ do podmiotowych środków dowodowych, oświadczeń i dokumentów składanych przez Wykonawcę w postępowaniu zastosowanie mają w szczególności przepisy rozporządzenia przywołanego w pkt 8.4. SWZ powyżej oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. 6. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących czynności organizacyjno - finansowe oraz obsługę kadrową związaną z wykonywaniem czynności zarządu przez osobę, o której mowa w § 2 ust. 5 wzoru umowy (zgodnie z ofertą Wykonawcy). Wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245.).