Kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla szpitala klinicznego im. ks. Anny mazowieckiej w warszawie

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa archiwizacji dokumentów dla Szpitala Klinicznego im. ks. Anny Mazowieckiej w Warszawie.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. Przejęcie dokumentacji zdeponowanej w archiwum obecnego Wykonawcy. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Odbiór dokumentacji z archiwum Obecnego Wykonawcy znajdującego się w Ożarowie Mazowieckim,
ul. Ceramiczna 7 i transport do nowego archiwum wskazanego przez Wykonawcę w formularzu oferty,
2) Odległość pomiędzy siedzibą Szpitala a obecnym archiwum wynosi około 30 km,
3) Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego odbieranej dokumentacji
4) Pojemniki, w których zgromadzona jest dokumentacja są własnością obecnego Przechowawcy
i dokumentację należy przepakować w pojemniki nowego Wykonawcy udostępnione Zamawiającemu nieodpłatnie,
5) Ilość dokumentacji do przejęcia to 7843 pudeł dokumentacji medycznej 13 pudeł dokumentacji Działu Kadr Szpitala w stosunku do której Zamawiający wymaga:
a) Dokumentacja medyczna posiada elektroniczną bazę danych, która zostanie Wykonawcy udostępniona,
b) Podstawą przejęcia dokumentacji jest ilość pudeł przeliczona i wskazana w Protokole Przekazania, który zostanie podpisany pomiędzy Wykonawcami przy udziale Zamawiającego,
c) Wykonawca sam dokonuje przepakowania dokumentacji do pudeł archiwizacyjnych,
d) Po przyjęciu dokumentacji należy dokonać weryfikacji / sprawdzenia przejętej dokumentacji na podstawie przekazanych spisów lub – w przypadku ich braku do nr Księgi Głównej,
e) Po weryfikacji Wykonawca sporządza i przedstawia Zamawiającemu w terminie 1 miesiąca raport,
w którym wskaże ewentualne braki
2. Przechowywanie dokumentacji. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) cykliczne, całoroczne przyjmowanie nowej dokumentacji,
2) przechowywanie przejętej dokumentacji, o której mowa w pkt 1 oraz przyjmowanej nowej dokumentacji:
a) Ilość przejętej dokumentacji: 7843 pudeł dokumentacji medycznej 13 pudeł dokumentacji Działu Kadr Szpitala,
b) Szacunkowa ilość nowej dokumentacji, którą Zamawiający przekaże w trakcie obowiązywania umowy 800 pudeł.
3. Obsługa dokumentacji. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) wyszukanie oryginału dokumentacji ze składu w trybie standard i na cito
1a) przesłanie skanu dokumentacji wyszukanej ze składu w trybie standard
2) Transport dokumentów do siedziby Zamawiającego
3) Odbiór udostępnionej dokumentacji z siedziby Zamawiającego i uzupełnienie zasobu akt o zwrócone oryginały dokumentacji
4) Usługa realizowana w trybie standard 24 godz.
5) Usługa realizowana w trybie na „CITO” max 3 godz. od zamówienia do 12.00
4. Brakowanie i niszczenie dokumentacji zdeponowanej u Wykonawcy. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Wykonawca opracowuje spisy dokumentacji do wybrakowania wraz z wnioskiem i przekazuje je do Zamawiającego,
2) Po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego– na podstawie pisemnego zlecenia Zamawiającego dokumentacja jest niszczona w sposób nie możliwy do odtworzenia
5. Odbiór i niszczenie akt - Dokumentacja niearchiwalna. Usługa obejmuje wykonanie n/w czynności:
1) Zapakowanie w worki i zaplombowanie,
2) Worki i plomby dostarcza Wykonawca,
3) Po zniszczeniu dokumentacji Zamawiający otrzymuje Certyfikat Niszczenia,