Kompleksowa organizacja uroczystej Gali konkursu Liderzy Innowacji Pomorza i Kujaw 2026 w hotelu Filmar w Toruniu w dniu 5 listopada 2026 r.

Zamówienie będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu 1. Fundusze Europejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu, w ramach projektu pn. „Utworzenie Kujawsko-Pomorskiego Centrum Naukowo Technologicznego im. Jana Czochralskiego: Regionalna Sieć Laboratoriów INNO-NET” nr FEKP.01.01-IZ.00-0002/25

W celu komunikowania się Wykonawca musi posiadać aktywne konto e-mail. Korespondencję (poza ofertą i dokumentami składanymi wraz z nią) Wykonawcy poprzez „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” . Zamawiający przekazuje informacje w zakładce „Komunikaty”. Indywidualne wezwania Zamawiający przekazuje za pośrednictwem Platformy, na adres e-mail Wykonawcy.1. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57), tj. w szczególności w formacie doc, .docx, .pdf, .xml, .rtf, .xps, .odt, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z. . Inne oświadczenia lub dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych wskazanych wyżej lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych w SWZ.2. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze strony platformazakupowa.pl to: przeglądarka internetowa Chrome i Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s. platformazakupowa.pl jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli.3. Dopuszczalna ilość plików lub spakowanych folderów oferty to 10 plików lub spakowanych folderów, przy maksymalnej wielkości 150 MB każdy. W przypadku większych plików zaleca się skorzystanie z instrukcji pakowania plików dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda. Zaleca się, aby łączna objętość plików przesyłanych do Zamawiającego nie była większa niż 0,5 GB.4. Składając ofertę zaleca się zaplanowanie złożenia jej z wyprzedzeniem minimum 24h.5. Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę ich przekazania w systemie Platformy poprzez kliknięcie przycisku Złóż ofertę w drugim kroku i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona. Inne niż oferta dokumenty, oświadczenia, informacje uważa się za wniesione z chwilą umieszczenia ich na Platformie. 6. Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp (wykonawcy/wykonawców/podmiotu udostępniającego zasoby) przekazuje się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.7. Wszelkie środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, oświadczenie wykonawców, o którym mowa w dziale 12 pkt. 3 SWZ, pełnomocnictwa przekazuje się w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeśli dokument przekazywany w postępowaniu został wystawiony jako dokument elektroniczny przez upoważniony podmiot inny niż wykonawca/y lub podmiot udostępniający zasoby (np. informacja z KRK pozyskana przez Internet w formacie XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego), wówczas przekazuje się ten dokument elektroniczny. 8. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentu w postaci papierowej następuje poprzez cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 9. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie skompresowanym, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.10.
Tajemnica przedsiębiorstwa powinna zostać złożona w osobnym pliku.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:1) administratorem danych osobowych osób fizycznych w przedmiotowym postępowaniu jest Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Toruniu, ul. Włocławska 167, Inspektor Ochrony Danych Osobowych: tel. 56 699 55 00, e-mail: iodo@tarr.org.pl;2) dane osobowe przetwarzane będą w celu:a) związanym z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11.09.2019 roku Prawo zamówień publicznych oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415) w związku z Administratora związanych z realizacją niniejszego postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, w celach archiwizacyjnych, statystycznych, audytu instytucji finansujących oraz jeżeli dana oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu – w celu
dochodzenia roszczeń w związku z zawartą umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,c) realizacji umowy i/lub działań przed
zawarciem umowy o zamówienie publiczne, jeśli dana oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą - na podstawie art. 6 ust. 1
lit.bRODO,d) przekazania danych innym podmiotom upoważnionym z mocy prawa, np. na podstawie przepisów podatkowych, ubezpieczeń społecznych, czy dostępu do informacji publicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;3) odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione z mocy prawa do uzyskania danych osobowych, w szczególności na podstawie art. 74 pzp, lub:a) banki, firmy audytowe i konsultingowe,b) firmy świadczące usługi IT i cloud, pocztowe, kurierskie,c) inne podmioty uczestniczące w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji umowy, tj. podmioty, które w
imieniu Administratora przetwarzają dane osobowe na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania
danych;4) dane osobowe przechowywane będą przez czas obowiązywania zawartej umowy, a także po jej zakończeniu w celach:a) dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy,b) wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,c)statystycznych i archiwizacyjnych;5) dane osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat od zawarcia umowy, jeżeli umowa zostanie zawarta z osobą fizyczną, a w pozostałych przypadkach przez okres trwałości.
Projektu, jednak nie krócej niż 4 lata od zawarcia umowy;6) osoba ma: a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych
osobowych (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku osoba wnioskująca może zostać zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);b) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO; 7) osobie nie przysługuje:a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;8) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Osoba, której dotyczą dane osobowe ma: a) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);b) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego).

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja uroczystej gali konkursu Liderzy Innowacji Pomorza i Kujaw 2026 (Gala LIPiK) w hotelu Filmar w Toruniu (ul. Grudziądzka 39/43, 87-100 Toruń) w dniu 5 listopada 2026 roku. Gala jest częścią corocznej konferencji organizowanej przez Kujawsko-Pomorskie Centrum Naukowo-Technologiczne im. Prof. Jana Czochralskiego Sp. z o.o., które w 2026 roku odbywa się także w hotelu Filmar. Zamówienie swoim zakresem obejmuje zapewnienie dużej sali konferencyjnej, cateringu na uroczystą kolację dla maksymalnie 140 osób, obsługi multimedialnej, szatni wraz z obsługą, moderatora do prowadzenia gali, usługi tłumaczenia symultanicznego z wykorzystaniem tzw. tourguide’ów (bez kabiny) dla maksymalnie 20 osób, usługi parkingowej dla grupy dla organizatora (20 samochodów osobowych), oprawy muzycznej w trakcie gali (19.00-22.00), zamykanego pomieszczenia organizacyjnego.
2. Zamawiający na realizację przedmiotu zamówienia planuje przeznaczyć kwotę w wysokości maksymalnie 65 000,00 PLN netto (słownie: sześćdziesiąt pięć tysięcy złotych 00/100 netto).
3. Wykonawca lub podwykonawca zobowiązany jest do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2018 poz. 108 ze zm.) osoby wykonujące obsługę kelnerską. Powyższe nie dotyczy sytuacji samodzielnego (osobistego) wykonywania danych czynności przez Wykonawcę będącego osobą fizyczną.
4. Na każde żądanie Zamawiającego, zarówno przed rozpoczęciem i w trakcie realizacji zamówienia, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę/podwykonawcę osoby wykonujące wskazane w ust. 3 czynności w trakcie realizacji zamówienia, przedstawi pisemne oświadczenie wykonawcy/podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, ze wskazaniem jakie czynności wykonuje osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, rodzaju umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy/podwykonawcy. Nie przedłożenie oświadczenia będzie traktowane jako niewykazanie spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.

Zamawiający przewiduje możliwość udzielania dotychczasowemu Wykonawcy zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy Pzp do wysokości 100% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia podobne będą udzielone na warunkach i w zakresie opisanym w OPZ i Wzorze umowy. Zamówienia podobne mogą obejmować cały zakres zamówienia lub tylko wybrane elementy zamówienia podstawowego.

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) Kryterium „Cena” (C) – waga 75%, max. liczba punktów – 75.
Zamawiający dokona oceny ofert przy zastosowaniu kryterium „Cena” wg podanego niżej wzoru:
P (C i ) = (Cmin/Ci) x 75% x 100
Gdzie:
P (C i ) – punktacja przyznana badanej ofercie w kryterium „Cena”,
Cmin- najniższa całkowita cena brutto spośród wszystkich złożonych ofert,
Ci – całkowita cena brutto oferty badanej.

2) Standard obsługi uczestników (O) – waga 15%, max. liczba punktów – 15.
Punkty zostaną przyznane za liczbę personelu (kelnerki/kelnerzy) obsługującego gości w trakcie części bankietowej gali.
Punkty w kryterium oceny (O) zostaną obliczone według następującego schematu:
1-2 osoby – 0 punktów
3 osoby – 5 punktów
4 osoby – 10 punktów
5 i więcej osób – 15 punktów

3) Jakość oprawy muzycznej (M) – waga 10%, max. liczba punktów – 10.
Punkty zostaną przyznane za liczbę osób wykonujących muzykę na żywo.
Punkty w kryterium oceny (O) zostaną obliczone według następującego schematu:
1 osoba – 0 punktów
2 osoby – 5 punktów
3 osoby i więcej – 10 punktów
2. Ostateczna punktacja danej oferty zostanie ustalona zgodnie ze wzorem:
P i = Pi(C ) + Pi(O) + Pi(M)
gdzie:
P i - Łączna liczba punktów przyznana ofercie „i”
Pi(C) - liczba punktów jakie otrzymała oferta „i" za kryterium "Cena" (C)
Pi(O) - liczba punktów jakie otrzymała oferta „i" za kryterium „Standard obsługi uczestników” (O)
Pi(M) - liczba punktów jakie otrzymała oferta „i" za kryterium „Jakość oprawy muzycznej” (M)

3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
4. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
5. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt. 5, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.
6. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

Zdolność techniczna i zawodowa wykonawcy. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli w okresie 3 lat przed terminem otwarcia ofert, a jeżeli okres prowadzenia przez wykonawcę działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał należycie co najmniej trzy usługi mające za przedmiot organizację i przeprowadzenie konferencji/seminariów/warsztatów/ szkoleń/gal. Wartość łączna wszystkich zrealizowanych i wskazanych przez Wykonawcę w wykazie usług winna wynosić co najmniej 120.000,00 zł brutto. Wśród ww. usług znaleźć muszą znaleźć się minimum dwa wydarzenia podobne do będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, tj. obejmujące co najmniej usługę restauracyjną/catering, obsługę multimedialną, salę wraz z wyposażeniem zrealizowane dla minimum 100 osób każde. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie przynajmniej jeden z nich musi spełnić warunek w pełnym zakresie.

1) Pełnomocnictwa, 2) Formularz Ofertowy, 3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby - jeśli dotyczy, 4) przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie przekażą oni Zamawiającemu przed podpisaniem umowy o zamówienie potwierdzoną za zgodność kopię umowy regulującej ich wzajemne stosunki (umowa konsorcjum), o której mowa w dziale 12 pkt. 4 SWZ. Nieprzekazanie kopii umowy regulującej współpracę Wykonawców będzie równoznaczna z odmową zawarcia umowy o zamówienie przez Wykonawcę, z jego winy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Dziale 11 pkt. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika jakie usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, są zobowiązani przedstawić Zamawiającemu stosowną umowę zawierającą w swej treści następujące postanowienia:
1) wyszczególnienie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,
2) określenie celu gospodarczego, dla którego umowa została zawarta (celem tym musi być zrealizowanie zamówienia),
3) oznaczenie czasu trwania Konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi,
4) określenie lidera Konsorcjum,
5) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy Konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia, oraz upływu czasu gwarancji i rękojmi, odpowiedzialność za realizację zamówienia, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia,
6) zapis mówiący, że Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za realizację zamówienia, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

1. Poza przesłankami zmiany umowy dopuszczalnymi na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 2)-4) i ust. 2 Ustawy, a także zmianami nieistotnymi, Zamawiający przewiduje następujące możliwości dokonania zmian umowy oraz określa warunki takiej zmiany:
1) wystąpienia „siły wyższej”. „Siła wyższa” oznacza wydarzenia nieprzewidywalne i poza kontrolą Stron niniejszej umowy, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu, w szczególności w terminach umownych,
2) konieczności wprowadzenia zmian będących następstwem zmiany przepisów prawa oraz wytycznych, mających wpływ na realizację Programu lub Projektu;
3) zmiany w Programie lub Projekcie wpływająca na realizację Umowy;
4) zmiany przepisów powszechnie obowiązujących w zakresie mającym wpływ na realizację umowy lub zakres świadczenia którejkolwiek ze stron.
2. Aneks do umowy o przedmiotowe zamówienie wymagać będzie dla swojej ważności zachowania formy pisemnej.