Opracowanie dokumentacji projektowej pn. Przebudowa i remont części pomieszczeń piwnicy w budynku Starostwa Powiatowego w Słubicach wraz ze zmianą sposobu użytkowania na Miejsce Doraźnego Schronienia

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert (sposób składania ofert opisano w rozdziale X SWZ) odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:
1) formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do
komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.
Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”),
lub
2) poczty elektronicznej na adres poczty Zamawiającego: sekretariat@powiatslubicki.pl.

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa
Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej ttps://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji
postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania do Platformy e-Zamówienia. Możliwość
korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na
Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy
plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Maksymalny rozmiar wiadomości przesyłanych za pośrednictwem
poczty elektronicznej wynosi 10 MB.
Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje
dotyczące specyfikacji połączenia określa § 12 Regulamin Platformy e-Zamówienia, a mianowicie:
W celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e-Zamówienia wymagany jest:
a) Komputer PC:
-parametry minimum: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HD,
- zainstalowany jedne z poniższych systemów operacyjnych: MS Windows 7 lub nowszy, OSX/Mac OS 10.10, Ubuntu 14.04,
- zainstalowana jedna z poniższych przeglądarek: Chrome 66.0 lub nowsza, Firefox 59.0 lub nowszy, Safari 11.1 lub nowsza, Edge
14.0 i nowsze,
albo
b) Tablet/Telefon:
-parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, iOS 10.3,
- przeglądarka Chrome 61 lub nowsza
Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji
danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies;
Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:
a) specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2,
b) format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8,
c) oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się
o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.
Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne , z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
Z uwagi na ograniczoną ilość znaków, pozostałe wymagania opisane zostały w Rozdziale VII SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związkuz przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), zwanym dalej „Rozporządzeniem”, informuję, że:
Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Słubicki reprezentowany przez Starostę Słubickiego z siedzibą w
Słubicach przy ul. Piłsudskiego 20. Może się Pani/Pan kontaktować z Administratorem danych:
 listownie kierując list na adres: ul. Piłsudskiego 20, 69-100 Słubice, lub
 pocztą elektroniczną wysyłając maila na adres: sekretariat@powiatslubicki.pl.
Inspektor ochrony danych
W sprawach związanych z Pani/Pana danymi osobowymi proszę kontaktować się z wyznaczonym przez Starostę Słubickiego inspektorem ochrony danych osobowych Józefem Kłobuchem:
 listownie kierując list na adres: ul. Piłsudskiego 20, 69-100 Słubice, lub
 pocztą elektroniczną wysyłając maila na adres: iod@powiatslubicki.pl.
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1
lit. c Rozporządzenia w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego rozstrzygnięcia, zawarcia
umowy w sprawie realizacji zamówienia publicznego oraz udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i
jego archiwizacji.
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na
podstawie art. 18 i art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2026 r., poz. 793
z późn. zm.) zwanej dalej ”Pzp” oraz podmioty, z którymi Starosta Słubicki jako Administrator danych, zawarł umowę powierzenia
przetwarzania danych osobowych w ramach obsługi systemu teleinformatycznego i organom kontrolnym w ramach realizacji zadań
wynikających Pzp.
Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w rozporządzeniu
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz.67 z późn. zm.). Okres
przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po tym okresie, po uzyskaniu zgody
dyrektora właściwego archiwum państwowego, dokumentacja podlega brakowaniu.
Z uwagi na ograniczona liczbę znaków - pełna informacja w tym zakresie znajduje się w rozdz. XVIII SWZ

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa
w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679,nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kompletnej, wielobranżowej dokumentacji projektowo-kosztorysowej dla zadania pn. „Przebudowa i remont części pomieszczeń piwnicy w budynku Starostwa Powiatowego w Słubicach przy ul. Piłsudskiego 20 wraz ze zmianą sposobu użytkowania na Miejsce Doraźnego Schronienia”, zwanego dalej „MDS”.
Zamówienie obejmuje rozpoznanie i ocenę stanu istniejącego, wykonanie niezbędnych badań i opracowań technicznych, opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz przygotowanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia właściwej procedury administracyjnej.
Opracowana dokumentacja powinna umożliwiać Zamawiającemu uzyskanie wymaganej podstawy administracyjnej do realizacji inwestycji, przeprowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane oraz wykonanie zaprojektowanych robót.
2. Lokalizacja i podstawowe założenia projektowe.
1) Lokalizacja inwestycji: budynek Starostwa Powiatowego w Słubicach, ul. Piłsudskiego 20, 69-100 Słubice, działka ewidencyjna nr 458/46, obręb 0001, miasto Słubice.
2) Zakres przestrzenny adaptacji określa udostępniony przez Zamawiającego rzut kondygnacji piwnic z oznaczeniem pomieszczeń przeznaczonych na MDS. Inwentaryzację należy przeprowadzić w zakresie umożliwiającym ocenę i zaprojektowanie adaptacji tych pomieszczeń, z uwzględnieniem powiązanych elementów konstrukcji, instalacji oraz dróg komunikacji i ewakuacji.
3) Rozwiązania dotyczące pozostałych części budynku lub jego otoczenia należy objąć dokumentacją w zakresie bezpośrednio niezbędnym do zapewnienia dostępu do MDS, ewakuacji, obsługi instalacyjnej oraz bezpiecznego funkcjonowania projektowanych pomieszczeń.
4) Przyjmuje się docelową pojemność MDS wynoszącą 70 osób, obejmującą również osoby z niepełnosprawnościami. Możliwość uzyskania tej pojemności podlega weryfikacji na podstawie inwentaryzacji, oceny technicznej i obliczeń. Zamawiający dopuszcza mniejszą pojemność, jeżeli ograniczenie zostanie uzasadnione rzeczywistymi uwarunkowaniami obiektu oraz wymaganiami obowiązujących przepisów.
5) Wykonawca przedstawi obliczenia maksymalnej pojemności możliwej do zapewnienia w obszarze objętym opracowaniem, uwzględniające w szczególności dostępną powierzchnię, kubaturę, wentylację, warunki ewakuacji oraz potrzeby osób o ograniczonej mobilności.
6) Rozwiązania projektowe powinny uwzględniać zachowanie codziennej funkcji pomieszczeń, w tym funkcji archiwalnej i magazynowej, oraz określać sposób ich przystosowania do użytkowania jako MDS. Przy obliczaniu pojemności należy uwzględnić układ pomieszczeń i wyposażenia przewidziany na czas uruchomienia MDS.
7) Budynek jest ujęty w Gminnej Ewidencji Zabytków. Dokumentację należy opracować z uwzględnieniem uwarunkowań konserwatorskich, udostępnionych materiałów planistycznych oraz decyzji Burmistrza Słubic nr 8/26 z dnia 18 czerwca 2026 r., znak WGN.6733.8.2026.MA, o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, wraz z jej załącznikami.
8) Przedmiotem opracowania jest dokumentacja adaptacji na MDS. Zamówienie nie obejmuje opracowania dokumentacji schronu ani ukrycia jako budowli ochronnej.


3. Rozpoznanie stanu istniejącego i ocena możliwości adaptacji:
W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
1) przeprowadzenia wizji lokalnej po zawarciu umowy oraz analizy dokumentacji udostępnionej przez Zamawiającego;
2) wykonania inwentaryzacji architektoniczno-budowlanej i instalacyjnej w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia;
3) oceny stanu technicznego pomieszczeń i powiązanych elementów budynku,
w szczególności stropów, ścian, posadzek, fundamentów, otworów, schodów, dróg komunikacyjnych oraz instalacji;
4) wykonania niezbędnych pomiarów, badań, odkrywek i obliczeń konstrukcyjnych, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym sposobu dostępu i prowadzenia czynności ingerujących w elementy budynku;
5) sporządzenia wielobranżowej ekspertyzy technicznej określającej możliwość przystosowania wskazanych pomieszczeń do funkcji MDS, niezbędny zakres robót oraz ograniczenia mające wpływ na przyjęcie rozwiązań projektowych i pojemność MDS;
6) przedstawienia wyników i wniosków stanowiących podstawę dokonania przez właściwy terytorialny organ ochrony ludności oceny możliwości zorganizowania MDS.

Czynności diagnostyczne należy przeprowadzić na początku realizacji zamówienia, przed opracowaniem szczegółowych rozwiązań adaptacyjnych. Jeżeli przeprowadzone rozpoznanie potwierdzi możliwość utworzenia MDS, także przy mniejszej pojemności, Wykonawca określi maksymalną możliwą pojemność i przedstawi schemat funkcjonalno-przestrzenny pozwalający ją zweryfikować. Opracowanie dokumentacji przystosowania pomieszczeń następuje po pozytywnej ocenie możliwości zorganizowania MDS.
W przypadku stwierdzenia braku możliwości adaptacji Wykonawca niezwłocznie przekaże Zamawiającemu pisemną informację wraz z wynikami inwentaryzacji, badań i ekspertyzą techniczną jednoznacznie wskazującą i uzasadniającą brak możliwości utworzenia MDS. Jeżeli ekspertyza wykaże całkowity brak możliwości utworzenia MDS, schemat funkcjonalno-przestrzenny adaptacji nie jest wymagany. Zasady dalszego postępowania, zakończenia, odbioru i rozliczenia prac określa projekt umowy.

4. Zakres rozwiązań projektowych
Dokumentacja powinna obejmować branże niezbędne do realizacji zamierzenia,
w szczególności: architektoniczno-budowlaną, konstrukcyjną, sanitarną, wentylacyjną, elektryczną i teletechniczną.
Zakres projektowania obejmuje, odpowiednio do wyników rozpoznania obiektu i wymagań właściwych dla MDS:
1) układ funkcjonalno-przestrzenny pomieszczeń, z określeniem ich przeznaczenia, pojemności oraz sposobu użytkowania;
2) roboty remontowe, przebudowę i niezbędne rozbiórki związane z adaptacją pomieszczeń;
3) zabezpieczenie konstrukcji oraz jej wzmocnienie, jeżeli okaże się niezbędne;
4) wejścia, komunikację wewnętrzną, drogi i wyjścia ewakuacyjne oraz wymagane wyjścia zapasowe, z uwzględnieniem strefy prognozowanego zagruzowania;
5) zabezpieczenie otworów okiennych, drzwiowych i wejść w zakresie wymaganym dla MDS;
6) wentylację i wymianę powietrza, z uwzględnieniem projektowanej pojemności i wymaganego czasu zapewnienia warunków ochrony;
7) zaopatrzenie w wodę, odprowadzanie lub gromadzenie ścieków oraz rozwiązania sanitarne;
8) instalacje elektryczne, oświetlenie podstawowe i awaryjne oraz powiązanie instalacji MDS z zasilaniem podstawowym i rezerwowym budynku;
9) ogrzewanie, zabezpieczenie przed wodą i odwodnienie — w zakresie wymaganym dla przyjętych rozwiązań;
10) ochronę przeciwpożarową, oznakowanie oraz rozwiązania umożliwiające odbiór komunikatów radiowych;
11) dostępność pomieszczeń i możliwość bezpiecznego korzystania z MDS przez osoby ze szczególnymi potrzebami;
12) rozmieszczenie niezbędnego wyposażenia, w tym miejsc do siedzenia, odpoczynku lub spania, z uwzględnieniem jego wpływu na pojemność, komunikację i rozwiązania instalacyjne.
Projektowane rozwiązania należy dostosować do istniejącego budynku, z uwzględnieniem racjonalnych kosztów wykonania i późniejszej eksploatacji.

Z uwagi na ograniczenia w ilości znaków - pełny opis przedmiotu zamówienia znajduje się w rozdz. III SWZ i Projekcie umowy

1. Kryteriami oceny ofert są:
1) cena oferty (C) - 100 %

2. Sposób wyboru najkorzystniejszej oferty.

1) Liczba punktów w zakresie kryterium „cena oferty” wyznaczana będzie ze wzoru:

Cmin
C = ---------- x 100 x W (W – waga kryterium 100 %)
Cbad

gdzie:
C - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „cena oferty”;
Cmin - najniższa cena brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu;
Cbad - cena brutto oferty badanej.

W kryterium „cena oferty”, oferta z najniższą ceną otrzyma 100 punktów, a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej.
Liczba punktów wyliczana (w danym kryterium) z ww. wzoru będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku wg zasad matematycznych, tj. wartości równe lub wyższe od 5 – w górę, a poniżej 5 – w dół.

2) Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma największą liczbę punktów w przyjętym kryterium oceny ofert.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust 1 pkt 2 SWZ składają odrębnie wykonawca/każdy spośród
wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenie te potwierdza brak podstaw wykluczenia.