Obsługa bankowa budżetu Powiatu Słubickiego

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Słubickiego oraz jego jednostek organizacyjnych, w okresie od dnia 1 października 2026 r. do dnia 30 września 2029 r.
2. Obsługą bankową objęte będą następujące jednostki:
1) Powiat Słubicki - Starostwo Powiatowe w Słubicach
2) Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Słubicach
3) Powiatowy Urząd Pracy w Słubicach
4) Zarząd Dróg Powiatowych w Słubicach
5) Centrum Usług Wspólnych Powiatu Słubickiego
6) Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Słubicach
7) Zespół Szkół Licealnych im. Zbigniewa Herberta w Słubicach
8) Młodzieżowy Ośrodek Socjoterapii w Ośnie Lubuskim
9) Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna w Słubicach
10) Specjalny Ośrodek Szkolno - Wychowawczy w Słubicach
11) Placówka Opiekuńczo - Wychowawcza „Nasza Chata” w Słubicach
12) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Słubicach
13) Dzienny Dom ”Senior+” w Słubicach
14) Dom Dziennego Pobytu "Zielona Przystań" w Cybince
przy czym Zamawiający przewiduje w okresie realizacji zamówienia możliwość utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Powiatu Słubickiego a tym samym zwiększenia ilości tych jednostek (dla których realizowany będzie zakres przedmiotu zamówienia) o maksymalnie dwie jednostki organizacyjne. W przypadku ich utworzenia Wykonawca zobowiązany będzie objąć je obsługą bankową na warunkach wynikających z zawartej umowy, bez stosowania innych lub dodatkowych opłat niż określone w ofercie.

3. Zakres obsługi bankowej.
Obsługa bankowa dla każdej jednostki obejmuje w szczególności następujące czynności:
1) otwierania, prowadzenia i likwidacji rachunków bieżących, podstawowych i pomocniczych
a) otwierania w okresie obowiązywania umowy dodatkowych rachunków, w granicach maksymalnej liczby 65 rachunków (na dzień sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający i jego jednostki posiadają łącznie 51 rachunków bankowych. Z uwagi na możliwość otwierania dodatkowych rachunków, w szczególności związanych z realizacją projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków zewnętrznych, Zamawiający przyjmuje, że maksymalna liczba rachunków objętych zamówieniem w okresie realizacji umowy wynosi 65),
b) prowadzenia rachunków w PLN oraz – stosownie do potrzeb Zamawiającego – rachunków walutowych,
c) umożliwienia dokonywania obrotu walutowego pomiędzy rachunkami oraz realizacji przelewów w walutach obcych,
d) wydawania potwierdzeń otwarcia i zamknięcia rachunków,
e) zapewnienia możliwości dokonywania zmian dotyczących rachunków, osób upoważnionych oraz zakresu ich uprawnień bez pobierania dodatkowych opłat,
f) umożliwienia Zamawiającemu lokowania wolnych środków pieniężnych również w innych bankach, bez negatywnego wpływu na warunki obsługi bankowej określone w umowie
2) Oprocentowanie środków na rachunkach.
a) Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach prowadzonych w PLN będą oprocentowane według formuły:
WIBID 1M × R
gdzie:
WIBID 1M – wartość wskaźnika WIBID 1M przyjmowana zgodnie z zasadami określonymi w SWZ i umowie,
R – stały współczynnik zaoferowany przez Wykonawcę w ofercie.

b) Kapitalizacja odsetek następować będzie na koniec każdego miesiąca kalendarzowego.
c) Na podstawie dyspozycji Zamawiającego lub jednostki skapitalizowane odsetki będą mogły być przekazywane na wskazany rachunek Powiatu Słubickiego – Starostwa Powiatowego w Słubicach.
d) Rachunki prowadzone w walutach obcych będą oprocentowane według zasad właściwych dla danego rodzaju rachunku, przy czym Wykonawca nie może z tego tytułu pobierać opłat innych niż wyraźnie dopuszczone w SWZ i ofercie.

4. Realizacja przelewów.
Wykonawca zobowiązany będzie do:
1) realizacji przelewów krajowych pomiędzy rachunkami prowadzonymi przez Wykonawcę,
2) realizacji przelewów krajowych na rachunki prowadzone w innych bankach;
3) realizacji przelewów przekazywanych drogą elektroniczną;
4) realizacji, w sytuacjach awaryjnych lub innych uzasadnionych przypadkach, przelewów składanych w formie papierowej;
5) realizacji przelewów zagranicznych;
6) zapewnienia bieżącej informacji o statusie realizacji złożonych dyspozycji.
Przelewy złożone prawidłowo w godzinach umożliwiających ich rozliczenie w danym dniu zgodnie z obowiązującymi zasadami systemów rozliczeniowych powinny być przekazywane do realizacji w tym samym dniu roboczym.

5. Obsługa gotówkowa.
1) Wykonawca zapewni przyjmowanie wpłat gotówkowych oraz realizację wypłat gotówkowych dla Zamawiającego i jednostek objętych zamówieniem.
2) Wpłaty i wypłaty gotówkowe dokonywane przez Zamawiającego i jego jednostki w ramach przedmiotu zamówienia nie będą obciążone dodatkową opłatą lub prowizją.
3) Wykonawca zapewni możliwość sprawnej obsługi gotówkowej na terenie Słubic.
4) Jeżeli Wykonawca nie posiada placówki umożliwiającej realizację wymaganej obsługi gotówkowej na terenie Słubic, zobowiązany będzie, na własny koszt i ryzyko, zapewnić odpowiedni sposób odbioru i dostarczania gotówki oraz dokumentów z i do siedziby Zamawiającego i jego jednostek, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania umowy.
5) Koszty realizacji obowiązku, o którym mowa powyżej, obciążają Wykonawcę i nie mogą stanowić podstawy do naliczania Zamawiającemu dodatkowego wynagrodzenia.

6. System bankowości elektronicznej
1) Wykonawca zapewni Zamawiającemu i jednostkom organizacyjnym dostęp do systemu bankowości elektronicznej umożliwiającego obsługę wszystkich rachunków objętych zamówieniem, dla co najmniej 84 użytkowników/stanowisk.
2) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni bez dodatkowych opłat w szczególności:
a) uruchomienie i konfigurację systemu;
b) utworzenie użytkowników i nadanie im uprawnień zgodnie z dyspozycjami Zamawiającego;
c) migrację danych niezbędnych do sprawnego rozpoczęcia obsługi bankowej;
d) przeszkolenie osób wskazanych przez Zamawiającego;
e) bieżącą obsługę i wsparcie techniczne;
f) aktualizacje systemu;
g) usuwanie awarii, przy czym reakcja serwisu na zgłoszoną awarię powinna nastąpić nie później niż w terminie 12 godzin od zgłoszenia;
h) zapewnienie rozwiązania awaryjnego umożliwiającego realizację dyspozycji w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej.
3) System powinien zapewniać co najmniej:
a) dostęp on-line do rachunków;
b) możliwość realizacji i autoryzacji przelewów;
c) możliwość stosowania wielopoziomowego systemu uprawnień i autoryzacji;
d) dostęp do aktualnych sald i historii rachunków;
e) generowanie i pobieranie wyciągów bankowych;
f) dostęp do informacji o dacie, godzinie oraz statusie operacji;
g) przechowywanie historii operacji i wyciągów;
h) możliwość generowania raportów i zestawień;
i) odpowiednie mechanizmy uwierzytelniania użytkowników oraz zabezpieczenia dostępu do systemu.
4) Wdrożenie systemu, szkolenia, obsługa, aktualizacje oraz serwis systemu nie będą stanowiły podstawy do naliczania dodatkowych opłat.

7. Wyciągi i dokumentacja bankowa
Wykonawca zobowiązany będzie do:
1) sporządzania wyciągów bankowych za każdy dzień, w którym nastąpił obrót na rachunku;
2) udostępniania wyciągów w systemie bankowości elektronicznej;
3) zapewnienia możliwości wygenerowania lub wydruku historii rachunku oraz poszczególnych operacji;
4) wydawania, na żądanie Zamawiającego lub jednostki, potwierdzeń wykonania operacji;
5) wydawania opinii, zaświadczeń i innych standardowych dokumentów bankowych dotyczących prowadzonych rachunków.
Czynności te wykonywane będą bez dodatkowych opłat.

8. Karty płatnicze i czeki
1) Wykonawca zapewni wydawanie, obsługę, wznowienie oraz – w razie potrzeby – zastrzeganie kart płatniczych powiązanych z rachunkami objętymi zamówieniem.
2) Na dzień przygotowania dokumentacji Zamawiający i jego jednostki korzystają z około 40 kart płatniczych. Liczba kart może ulec zmianie stosownie do rzeczywistych potrzeb jednostek.
3) Wykonawca zapewni możliwość uzyskiwania zestawień transakcji dokonywanych kartami.
4) Jeżeli Zamawiający lub jednostka zgłosi taką potrzebę, Wykonawca zapewni wydawanie książeczek lub blankietów czekowych.
5) Wydanie i bieżąca obsługa kart, zestawienia operacji oraz wydawanie blankietów czekowych wykonywane będą bez dodatkowych opłat.

9. Wykonawca będzie uprawniony do pobierania wynagrodzenia wyłącznie z tytułu następujących czynności:
1) otwarcia rachunku bankowego – według ceny jednostkowej wskazanej w ofercie;
2) prowadzenia rachunku bankowego – według miesięcznej ceny jednostkowej wskazanej w ofercie;
3) realizacji przelewu zagranicznego – według ceny jednostkowej wskazanej w ofercie;
4) odsetek od faktycznie wykorzystanego kredytu krótkoterminowego – według zasad określonych w SWZ, ofercie i umowie.
5) Wszelkie pozostałe czynności objęte przedmiotem zamówienia wykonywane będą bez dodatkowego wynagrodzenia, opłat lub prowizji.
6) Wykonawca nie będzie uprawniony do pobierania od Zamawiającego lub jego jednostek jakichkolwiek innych opłat na podstawie własnej taryfy opłat i prowizji, regulaminu lub innego wewnętrznego dokumentu Wykonawcy.
7) Zmiana taryfy opłat i prowizji Wykonawcy w okresie obowiązywania umowy nie będzie stanowiła podstawy do naliczania Zamawiającemu lub jednostkom jakichkolwiek dodatkowych opłat ani do zmiany cen jednostkowych wskazanych w ofercie.

10. Kredyt krótkoterminowy w rachunku bieżącym.
1) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni Powiatowi Słubickiemu możliwość korzystania w każdym roku budżetowym z kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu.
2) Maksymalna kwota kredytu w danym roku budżetowym będzie odpowiadała limitowi określonemu w obowiązującej uchwale budżetowej Powiatu Słubickiego, przy czym nie może przekroczyć 3 000 000,00 zł.

Z uwagi na ograniczenia ilości znaków w ogłoszeniu - pełny zakres zamówienia opisany został w SWZ.