Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Bartoszyce z uwzględnieniem prawa opcji.

1.1Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2Nazwa zamawiającego

Gmina Bartoszyce

1.4Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 510742920

1.5Adres zamawiającego

1.5.1Ulica

Plac Zwycięstwa 2

1.5.2Miejscowość

Bartoszyce

1.5.3Kod pocztowy

11-200

1.5.4Województwo

warmińsko-mazurskie

1.5.5Kraj

Polska

1.5.6Lokalizacja NUTS 3

PL622 - Olsztyński

1.5.7Numer telefonu

893000369

1.5.9Adres poczty elektronicznej

sekretariat@gmina-bartoszyce.pl

1.5.10Adres strony internetowej zamawiającego

http://bip.gmina-bartoszyce.pl/

1.6Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-23e4b989-914d-44d1-824b-795e1f595109

1.7Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8Przedmiot działalności zamawiającego

Ogólne usługi publiczne

2.1Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

2.2Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Tak

2.3Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Bartoszyce z uwzględnieniem prawa opcji.

2.4Identyfikator postępowania

ocds-148610-23e4b989-914d-44d1-824b-795e1f595109

2.5Numer ogłoszenia

2026/BZP 00465561

2.6Wersja ogłoszenia

01

2.7Data ogłoszenia

2026-10-01

2.8Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

2.9Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00027947/05/P

2.10Identyfikator pozycji planu postępowań

1.3.1 Świadczenie usług pocztowych na potrzeby urzędu Gminy Bartoszyce z uwzględnieniem prawa opcji.

2.11Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Nie

2.13Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy

Tak

2.14Numer ogłoszenia

2026/BZP 00429760

3.1Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

4.1Numer referencyjny

ZP.271.4.7.2026

4.2Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

4.3Wartość zamówienia

237667,76 PLN

4.4Rodzaj zamówienia

Usługi

4.5.1Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Bartoszyce, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów wraz z usługą transportu przesyłek z uwzględnieniem prawa opcji.
2. Przesyłki listowe w obrocie krajowym:
1) FORMAT S do 500 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm;
2) FORMAT M do 1000 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm;
3) FORMAT L do 2000 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm,
według kategorii:
a) nierejestrowane ekonomiczne,
b) nierejestrowane priorytetowe,
c) rejestrowane polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
d) rejestrowane polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
e) rejestrowana polecona ekonomiczna,
f) rejestrowane polecone priorytetowe
Rodzaj przesyłki lub usługi
a) Przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne w obrocie krajowym S do 500 g * - 703, M do 1000 g * - 2, L do 2000g * - 1
b) Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe w obrocie krajowym S do 500 g * - 5,
c) Przesyłki listowe rejestrowane polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym S do 500 g * - 12 969, M do 1000 g * - 218, L do 2000g * - 32
d) Przesyłki listowe rejestrowane polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym S do 500 g * - 2, M do 1000 g * - 2,
e) Przesyłki listowe rejestrowane polecone ekonomiczne
w obrocie krajowym S do 500 g * - 459, M do 1000 g * - 93, L do 2000g * - 61
f) Przesyłki listowe rejestrowane polecone priorytetowe
w obrocie krajowym S do 500 g *- 4

Sposób wykonania zamówienia przez wykonawcę:
1) Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia.
2) Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z Sekretariatu pokój nr 108 Urzędu Gminy Bartoszyce, zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego przy ul. Plac Zwycięstwa 2, 11-200 Bartoszyce, przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek zgodnie z ich przeznaczeniem. Odbiór przesyłek odbywać się będzie w dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach 14:00-14:30. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany na formularzu doręczeń/odbioru którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do umowy - sporządzony przez Zamawiającego. W wyjątkowych sytuacjach może nastąpić zmiana godzin odbioru przesyłek, po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu.
3) Wykonawca zobowiązuje się do doręczenia przesyłek z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym uregulowanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Równocześnie z dostarczeniem przesyłek Wykonawca będzie przekazywał potwierdzone dowody nadania przesyłek Zamawiającego z poprzedniego dnia.
4) Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki, nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego oraz oznaczenie potwierdzającej wniesienie opłaty za usługę.
5) Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień tych przesyłek.
6) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek – wzór i treść zestawienia uzgodniony z Wykonawcą,
b) dla przesyłek zwykłych (nierejestrowanych) - przygotowanie zestawienia liczbowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek - wzór i treść zestawienia uzgodniony z Wykonawcą.
18) Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia.
19) Do przesyłek listowych Zamawiający będzie używał własnych kopert, opakowań.
20) Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego (zaklejona) koperta. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości, oraz w miarę możliwości, uniemożliwić jej uszkodzenie w czasie przemieszczania.
21) Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania adresatom przesyłek pocztowych
z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r., w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (tj.: Dz. U. z 2020 poz. 1026).
22) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić bez dodatkowych kosztów Zamawiającemu formularze druków potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych na zasadach ogólnych. Druki potwierdzenia odbioru w trybie wynikającym z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz z ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego stanowią koszt Zamawiającego.
23) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.
24) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłek. Doręczone potwierdzenie winno zawierać datę i czytelny podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie siedmiu kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, Wykonawca po upływie siódmego dnia sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych siedmiu dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przesyłki przez adresata oraz datą i podpisem doręczającego (zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego).
25) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.
26) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostarczenia własnym transportem przesyłki, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki nadawczej mieszczącej się w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego, tj. w m. Bartoszyce, w przypadku wystąpienia ze strony Zamawiającego konieczności dostarczenia do tej placówki przesyłki w innych dniach lub godzinach niż wskazane w ust. 2.

4.5.3Główny kod CPV

64110000-0 - Usługi pocztowe

4.5.4Dodatkowy kod CPV

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

5.1Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1Liczba otrzymanych ofert lub wniosków

1

6.1.1Liczba otrzymanych ofert wariantowych

0

6.1.2Liczba ofert dodatkowych

0

6.1.3Liczba otrzymanych od MŚP

0

6.1.4Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego

0

6.1.5Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG

0

6.1.6Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.1.7Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt

0

6.2Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem

227537,40 PLN

6.3Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem

227537,40 PLN

6.4Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

227537,40 PLN

6.5Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną

Nie

6.6Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową

Nie

7.1Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia

Nie

7.3Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

7.3.1Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia

Poczta Polska SA

7.3.2Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 010684960

7.3.4Miejscowość

Warszawa

7.3.6Województwo

mazowieckie

7.3.7Kraj

Polska

7.4Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?

Nie

8.1Data zawarcia umowy

2026-09-30

8.2Wartość umowy/umowy ramowej

227537,40 PLN

8.3Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

12 miesiące

8.4Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy