Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Starostwa Powiatowego w Trzebnicy

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/sp_trzebnica.
2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku
„Wyślij”. Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie (w sytuacjach awaryjnych, np. w przypadku przerwy w funkcjonowaniu lub awarii platformy zakupowej) komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: powiat@powiat.trzebnica.pl.
3. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem
platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy w wiadomości prywatnej.
4. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
5. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, FireFox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki,
4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3,
5) Czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głownego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.
6. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.
7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w formularzu „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Pzp.

Pozostałe szczegółowe informacje określa SWZ rozdział XVI i XVII

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starosta Trzebnicki z siedzibą w Trzebnicy (55-100), ul. Ks. Dz. W. Bochenka 6, e-mail: powiat@powiat.trzebnica.pl.
2) W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz ułatwienia kontaktu w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą, mogą Państwo skontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych (IOD). Inspektorem ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Trzebnicy
jest Pani Zuzanna Łukaszewska, e-mail: iod@powiat.trzebnica.pl.
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
a) w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Starostwa Powiatowego w Trzebnicy”, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
b) w przypadku zawarcia umowy – w celu jej wykonania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c) w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z prowadzeniem Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli obowiązek przekazania informacji o umowie wynika z przepisów prawa.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych;
b) organy władzy publicznej oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa;
c) podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności usługi
informatyczne, hostingowe, prawne, pocztowe oraz związane z obsługą doręczeń;
d) odbiorcy informacji udostępnianych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych – w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa
5) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
6) Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. przez 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres obowiązywania umowy. Po upływie tego okresu dane będą przechowywane zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, w szczególności zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz instrukcją kancelaryjną.

Pozostałe szczegółowe informacje określa SWZ rozdział V SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2026 poz. 558 z dnia 2026.04.23 z późn.zm) w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Starostwa Powiatowego w Trzebnicy.
2. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO), Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów i w trybach określonych w przepisach:
1) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 poz. 622 z dnia 2026.05.11 z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2025 poz. 1691 z dnia 2025.12.03);
3) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2026 poz. 468 z dnia 2026.04.07 z późn. zm.);
4) ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 poz. 143 t.j. z dnia 2026.02.09).
3. Przedmiot zamówienia winien być wykonywany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2026 poz. 558 z dnia 2026.04.23 z późn.zm.).
4. Do zakresu przedmiotu zamówienia zalicza się:
1) usługi pocztowe w obrocie krajowym dla przesyłek listowych o wadze do 2000 g, paczek nie będących usługami kurierskimi do 10 kg oraz przesyłek zagranicznych o wadze do 2000g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania,
2) doręczanie zwrotów przesyłek opisanych w pkt. 1) nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 9 do SWZ.
6. Ilości podane w załączniku nr 2 do SWZ - formularz cenowy - odnoszące się do szacunkowych ilości przesyłek/zwrotów/usług, zostały określone na podstawie danych z 2024 r. - 2025 r. w celu obliczenia wartości oferty oraz porównania ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego, a także nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania przesyłek w podanych ilościach. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek oraz zwrotów w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie
względem Zamawiającego w przypadku, gdy szacunkowe ilości przesyłek/zwrotów/usług (określone w Załączniku nr 2 do SWZ) nie zostaną w pełni wykorzystane do terminu zakończenia umowy.
7. Zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części, tym samym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
8. Powody niedokonania podziału zamówienia na części: Zamawiający, po przeanalizowaniu zakresu oraz wielkości zamówienia, a także Wykonawców którzy biorą udział w tego rodzaju zamówieniach (usługi społeczne oraz konieczność wpisu do operatorów pocztowych) uznał iż, podział zamówienia groziłby nadmiernymi trudnościami technicznymi i nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, a potrzeba skoordynowania działań różnych Wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłaby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia. Przedmiot
zamówienia stanowi niepodzielną całość i wskazane jest, aby wykonywał go jeden Wykonawca.
9. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 8 do SWZ.
10. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają:
- opis przedmiotu zamówienia (załącznik nr 9 do SWZ)
- wzór umowy (załącznik nr 8 do SWZ)
- SWZ

1. Przy wyborze najkorzystniejszej spośród ofert nie podlegających odrzuceniu, Zamawiający będzie się kierował następującym kryteriami w odniesieniu do każdej części zamówienia:
- Cena oferty brutto (C) - 60% - 60 pkt
- Możliwość nieodpłatnego śledzenia przesyłek za pomocą przeglądarki internetowej (Ś) - 40% - 40 pkt
2. Łączna liczba punktów przyznana badanej ofercie zostanie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w następujący sposób:
P = PC + PŚ
P – łączna liczba punktów przyznana badanej ofercie
PC – punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „Cena oferty brutto”
PŚ– punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „Możliwość nieodpłatnego śledzenia przesyłek za pomocą przeglądarki internetowej”.

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz.U.2023 poz. 1640, obejmujący uprawnienie do wykonywania działalności pocztowej w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, b) Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać uprawnienie przez cały okres realizacji umowy oraz niezwłocznie poinformować Zamawiającego o jego zawieszeniu, ograniczeniu, wykreśleniu lub utracie.

1) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z
dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej
zgodnie z treścią załącznika nr 4 do SWZ;
2) Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
3) Oświadczenie własne Wykonawcy w zakresie braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022, poz. 835) – zgodnie z treścią załącznika nr 10 do SWZ;

1) formularz cenowy zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ;
2) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
3) w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji przedmiotowego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (załącznik nr 7 do SWZ);
4) w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (załącznik nr 6 do SWZ);
5) jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie, w przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 4 rozdziału XV SWZ, oświadczenie, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (załącznik nr 5 do SWZ);
6) jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie, pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
7) jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie, oświadczenie, o którym mowa w rozdziale XVII ust. 2 pkt 1 składa każdy z Wykonawców.