Dwudniowy warsztat szkoleniowo konsultacyjny pod pn. „Razem dla dziecka – praktyczne rozwiązania i współpraca w systemie pieczy zastępczej na podstawie doświadczeń w strefach Radom, Płock i Gostynin”.

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie dwudniowego warsztatu szkoleniowo konsultacyjnego pod nazwą „Razem dla dziecka – praktyczne rozwiązania i współpraca w systemie pieczy zastępczej na podstawie doświadczeń w strefach Radom, Płock i Gostynin”. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pt.: „Mazowiecka Strefa Rozwoju Pieczy Zastępczej” w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027, Priorytet VIII Fundusze Europejskie dla aktywnej integracji oraz rozwoju usług społecznych i zdrowotnych na Mazowszu, Działanie 8.6 Usługi społeczne na rzecz rodzin.

Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie dwudniowego warsztatu „Razem dla dziecka” w ramach projektu „Mazowiecka Strefa Rozwoju Pieczy Zastępczej”, którego realizacja kończy się 30 września 2026 r.
Zgodnie z § 8 ust. 1 SWZ oraz § 2 ust. 5 istotnych postanowień umownych termin wykonania zamówienia upływa 27 września 2026 r. Jednocześnie część II lit. b OPZ przewiduje przeprowadzenie warsztatów w dwóch dniach powszednich w okresie od 14 do 27 września 2026 r. Ostatnimi dwoma dniami powszednimi mieszczącymi się w tym przedziale są zatem 24 i 25 września 2026 r.
Otwarcie ofert nastąpiło 4 września 2026 r. W postępowaniu złożono trzy oferty. Pismem z 9 września 2026 r. Zamawiający wezwał Krajowe Centrum Realizacji sp. z o.o., którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyznaczając termin do 14 września 2026 r.
Przedłożone dokumenty nie potwierdzają spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w § 10 ust. 1 pkt 4 lit. a SWZ. Warunek ten wymaga wykazania należytego wykonania co najmniej dwóch usług trwających co najmniej dwa dni każda, obejmujących przygotowanie i realizację wydarzenia z zapewnieniem noclegu, wyżywienia oraz sali szkoleniowej dla co najmniej 150 osób w ramach każdej usługi.
W wykazie usług stanowiących załącznik nr 10 wskazano pojedyncze daty realizacji: 3 grudnia 2025 r. oraz 10 października 2024 r. Załączony protokół odbioru dotyczący pierwszej usługi opisuje konferencję przeprowadzoną 3 grudnia 2025 r. Dokument referencyjny dotyczący drugiej usługi wskazuje wydarzenie z 10 października 2024 r. Dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie realizacji dwóch usług spełniających wymagany co najmniej dwudniowy okres świadczenia.
Ponadto protokół odbioru pierwszej usługi wskazuje na jej wykonanie przez konsorcjum, co wymaga ustalenia zakresu świadczeń faktycznie wykonanych przez Krajowe Centrum Realizacji sp. z o.o.
W konsekwencji na dzień 23 września 2026 r. badanie podmiotowych środków dowodowych nie zostało zakończone. Wybór najkorzystniejszej oferty wymaga uprzedniego wyjaśnienia wskazanych okoliczności, a w przypadku stwierdzenia braków lub błędów także przeprowadzenia odpowiedniej procedury uzupełnienia lub ponownego wezwania do przedłożenia prawidłowych dokumentów. Konieczne jest zapewnienie wykonawcy realnego terminu na odpowiedź, a następnie dokonanie oceny przedłożonych wyjaśnień lub dokumentów.
Nawet przy hipotetycznym założeniu zakończenia wszystkich tych czynności i przesłania elektronicznie zawiadomienia o wyborze oferty już 23 września 2026 r. zawarcie umowy mogłoby nastąpić najwcześniej 29 września 2026 r. Pięciodniowy termin wynikający z art. 308 ust. 2 ustawy Pzp kończyłby się bowiem w poniedziałek 28 września. Złożenie trzech ofert wyklucza zastosowanie wyjątku przewidzianego w art. 308 ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy Pzp.
Tymczasem przygotowanie wydarzenia nie zostało zakończone.
Projekt „Mazowiecka Strefa Rozwoju Pieczy Zastępczej”, z którego finansowane jest zamówienie, kończy się 30 września 2026 r. Zawarcie umowy w najwcześniejszym realnym terminie przypadałoby zatem na ostatni dzień realizacji projektu. Także zmiana terminu wykonania zamówienia na podstawie § 35 ust. 3 SWZ nie usuwałaby tej przeszkody, ponieważ sama zmiana terminu umownego nie przedłuża okresu realizacji samego projektu ani nie zmienia zasad finansowania świadczeń wykonywanych po jego zakończeniu.