Serwis urządzeń klimatyzacji i wentylacji mechanicznej zainstalowanych w budynkach A, B i C Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach

Na podstawie art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO) informuję, że: Administratorem Pani /Pana danych jest Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach, reprezentowany przez Dyrektora Generalnego Urzędu, al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce-mail: sekretariat@kielce.uw.gov.pl tel. 41 342 11 47. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować wysyłając e-mail: iod@kielce.uw.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu: przygotowania, przeprowadzenia i rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; wyboru wykonawcy; zawarcia, realizacji, rozliczenia i dokumentowania umowy; archiwizacji dokumentacji; realizacji obowiązków wynikających z przepisów o finansach publicznych; realizacji obowiązków związanych z prowadzeniem i udostępnianiem informacji w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP).
Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z:ustawą Prawo zamówień publicznych, ustawą o finansach publicznych, ustawą o dostępie do informacji publicznej, ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie ww. ustaw. Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko lub funkcję, dane kontaktowe, dane zawarte w ofertach, pełnomocnictwach, umowach i innych dokumentach związanych z postępowaniem.
Dane osobowe zostały pozyskane: bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą; od wykonawcy lub podmiotu, który wskazał Panią/Pana jako osobę do kontaktu, pełnomocnika, przedstawiciela lub osobę uczestniczącą w realizacji zamówienia; z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, w szczególności CEIDG, KRS, REGON lub stron internetowych.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP; Prezes Urzędu Zamówień Publicznych jako administrator platformy e-Zamówienia; podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi hostingowe, serwisowe oraz inne usługi wsparcia na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych; organy administracji publicznej, organy kontroli, sądy i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa; podmioty uprawnione do uzyskania informacji publicznej na zasadach określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej,każda osoba korzystająca z CRU JSFP, w zakresie informacji podlegających udostępnieniu zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
Dane osobowe mogą podlegać udostępnieniu podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz ustawy o finansach publicznych, w tym poprzez publikację informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.
Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata – przez cały okres obowiązywania umowy. Po upływie tego okresu dokumentacja będzie przechowywana zgodnie z przepisami archiwalnymi oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości udziału w postępowaniu, zawarcia lub realizacji umowy.
W zakresie danych osób wskazanych przez wykonawcę jako osoby do kontaktu lub realizacji umowy dane mogą zostać przekazane przez wykonawcę w wykonaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa lub zawartej umowy.
Pełny zakres informacji znajduje się znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ.

Prawa osoby, której dane dotyczą
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji.
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu.
Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki będzie wynikał z przepisów prawa.

Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi serwisowej urządzeń klimatyzacji/wentylacji mechanicznej zainstalowanych w budynkach A, B i C Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach w 2027 roku. Przeglądy serwisowe wykonywane przez wykonawcę mają na celu sprawdzenie poprawności działania urządzeń klimatyzacji/wentylacji mechanicznej, będących przedmiotem konserwacji, zgodnie ze szczegółowym wykazem urządzeń wskazanym w Opisie przedmiotu zamówienia.

1. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest najniższa cena oraz czas reakcji serwisu (od chwili zgłoszenia).
2. Zamawiający wybiera ofertę spełniającą wszystkie wymagania określone w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane niżej kryteria wyboru i uzyska najwyższą ilość punktów.

1) spełniają warunki udziału w postępowaniu: a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie. b. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - warunek ten zostanie spełniony, jeśli wykonawca wykaże, że: • posiada aktualny certyfikat potwierdzający kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców) Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów: - oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp., - certyfikat potwierdzający kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców) c. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie. d. zdolności technicznej lub zawodowej - warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że: • w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał prawidłowo, w budynkach użyteczności publicznej lub budynkach mieszkalnych wielorodzinnych lub budynkach zamieszkania zbiorowego, o kubaturze min. 35 000 m³ co najmniej 1 usługę obejmującą poniższy zakres: konserwację, serwis systemu wentylacji mechanicznej, grzania i chłodzenia. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów: - oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp., - wykazu wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonywania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączaniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (Załącznik nr 4a do SWZ). • dysponuje: - co najmniej jedną osobą posiadającą aktualne świadectwo kwalifikacyjne dla pracowników zajmujących się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych do 1 kV; - co najmniej jedną osobą posiadającą aktualny certyfikat potwierdzający kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla personelu); - co najmniej jedną osobą posiadającą aktualny certyfikat akredytowanego instalatora wydany przez Panasonic Marketing Europe GmbH – akredytacja AC1 GHP uruchomienie, serwis, przeglądy. Uwaga: Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji w przypadku posiadania więcej niż jednego uprawnienia przez jedną osobę. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: Ocena spełnienia tego warunku nastąpi na podstawie złożonych dokumentów: - oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp., - wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. (Załącznik nr 4b do SWZ).

4. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu tj.:
a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości brutto, przedmiotu (rodzaju wykonanych usług), dat wykonania (dat dziennych rozpoczęcia i zakończenia realizacji) i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane.

Do wykazu usług należy dołączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie lub są wykonywane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały prawidłowo ukończone – wg wzoru określonego w Załączniku nr 4a do SWZ.
Dowodami są:
• referencje, bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane;
• oświadczenie wykonawcy – jeżeli z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

b) wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania niniejszego zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami – wg wzoru określonego w Załączniku nr 4b do SWZ.

c) certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje do przeprowadzania prac w zakresie instalowania oraz konserwacji lub serwisowania urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (certyfikat F-gazowy dla przedsiębiorców).

Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
1. Wypełniony Formularz ofertowy – wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ.
2. Wypełniony Formularz cenowy – wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ.
3. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie wymagane przez zamawiającego w celu potwierdzenia przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru określonego w Załączniku nr 6a do SWZ.
Informacje zawarte w niniejszym oświadczeniu stanowić będzie wstępne potwierdzenie,
że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu
2) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu przez podmiot udostępniający zasoby (jeśli dotyczy) – wg wzoru określonego w Załączniku nr 6b do SWZ.
Oświadczenie wskazane powyżej musi zostać złożone wraz z ofertą, tylko w sytuacji kiedy wykonawca, polega na zasobach innych podmiotów. Niniejsze oświadczenie musi być złożone w oryginale oraz podpisane przez osobę upoważnioną ze strony podmiotu udostępniającego zasoby.
5. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie wymagane przez zamawiającego w celu potwierdzenia przez wykonawcę braku podstaw do wykluczenia z postępowania:
1) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w Załączniku nr 7a do SWZ.
Uwaga: Wymienione wyżej oświadczenie winno być złożone wraz z ofertą w oryginale, a w przypadku
2) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania przez podmiot udostępniający zasoby (jeśli dotyczy) – wg wzoru określonego w Załączniku nr 7b do SWZ.
6. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (jeśli dotyczy) - Załącznik nr 8 do SWZ.
Uwaga: Zobowiązanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym należy wczytać w oryginale na Platformie w zakładce „Załączniki”.
7. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, jaki zakres rzeczowy zamówienia zamierzają realizować poszczególni wykonawcy (jeśli dotyczy) - Załącznik nr 9 do SWZ.
Uwaga: Oświadczenie należy złożyć wraz z ofertą.
8. Dokumenty z których wynika umocowanie osób do reprezentowania wykonawcy w szczególności:
1) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji lub
2) inny dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania pomiotu przystępującego do postępowania, jeśli z dokumentów rejestrowych to uprawnienie nie wynika.
Wymagana forma - oryginał lub kopia poświadczona „za zgodność z oryginałem” zgodnie z opisem w rozdz. XIII SWZ.
3) W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, a umocowanie do złożenia oferty nie wynika z odpisu z ww. dokumentów, należy załączyć pełnomocnictwo określające jego zakres.
Wymagana forma - w formie oryginału lub zgodnie z art. 98 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2026 r., poz. 614) dopuszcza się złożenie kopii powyższego dokumentu poświadczonej przez notariusza.
4) Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawców występujących wspólnie w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia (o ile dotyczy).
Pełnomocnictwo, winno być załączone w formie oryginału lub zgodnie z art. 98 ustawy z dnia 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2026 r., poz. 614) dopuszcza się złożenie kopii powyższego dokumentu poświadczonej przez notariusza.
Wykonawca załącza do oferty dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego chyba, że zamawiający uzyska je za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych.
9. Oświadczenie z przeprowadzenia wizji lokalnej - Załącznik nr 11 do SWZ.
Uwaga: Oświadczenie należy złożyć wraz z ofertą.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej:
1) zmiany stawki VAT,
2) wystąpienia nadzwyczajnej zmiany okoliczności, których nie można przewidzieć w chwili zawierania umowy (siła wyższa, wypadek, itp.),
3) zmiany osób, o których mowa w § 11 ust. 3, 4 i 5 umowy – z powodu ich choroby, śmierci, utraty wymaganych uprawnień, rozwiązania stosunku pracy lub decyzji osób przełożonych
na inne, legitymujące się, co najmniej równoważnymi uprawnieniami i kwalifikacjami określonymi w SWZ,
4) konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć.
2. Zmiana umowy może być dokonana na pisemny wniosek jednej ze stron złożony w terminie
5 dni od powzięcia wiedzy o zaistniałych okolicznościach powodujących konieczność zmiany umowy. We wniosku należy wskazać szczegółowe uzasadnienie proponowanych zmian umowy.
3. Nie stanowi istotnej zmiany umowy:
1) zmiany osób, o których mowa w § 11 ust. 1 i 2 umowy na inne – z powodu ich choroby, śmierci, rozwiązania stosunku pracy lub decyzji osób przełożonych,
2) zmiany danych teleadresowych.
4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.