Prowadzenie bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Miasta Ełk

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a
Wykonawcami odbywa się przy użyciu E-Zamówień, który dostępny jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/, oraz poczty
elektronicznej – um@um.elk.pl.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu
»Wykonawca« na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki
korzystania z Platformy e-Zamówienia określa »Regulamin Platformy e-Zamówienia«, dostępny na stronie internetowej
https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce »Centrum Pomocy«. (...)

Sposób sporządzenia dokumentów
elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w
sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz
środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452)
oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych
oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
a) Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta Ełku jest Prezydent Miasta Ełku, ul. Marsz. J. Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk;
b) jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Urzędu Miasta Ełku, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miasta Ełku za pomocą adresu e-mail: dpo@um.elk.pl ;
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego „Prowadzenie bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Miasta Ełk”, Nr sprawy: O-ZP.271.39.2026, prowadzonym w trybie podstawowym;
d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres przechowywania dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
h) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
i) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku po-stępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.
** W postępowaniu zabezpieczenie o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1.1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenia bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego na terenie Gminy Miasta Ełk zwanego dalej konserwacją.
1.2. Konserwacja obejmuje 5305 sztuk opraw oświetleniowych zlokalizowanych na słupach oświetleniowych oraz 94 szaf oświetleniowych i 29 szaf elektrycznych, zlokalizowanych na terenie Gminy Miasta Ełk wg Załącznika nr 5 do SWZ.
1.3. Przewiduje się podział konserwacji na prace ryczałtowe objęte miesięczną stawką ryczałtową oraz prace poza ryczałtowe, obejmujące zadania o sprecyzowanym zakresie i terminie realizacji, objęte rozliczeniem po wykonaniu zadania, zgodnie ze SPECYFIKACJĄ TECHNICZNĄ BIEŻĄCEGO UTRZYMANIA I REMONTÓW OŚWIETLENIA ULICZNEGO I PARKOWEGO NA TERENIE GMINY MIASTA EŁK – Załącznik nr 4 do SWZ.
1.4. Roboty objęte miesięcznymi opłatami ryczałtowymi:
1) Prowadzenie bieżącej dokumentacji eksploatacyjnej konserwowanych urządzeń - książki urządzeń oświetlenia i infrastruktury komunalnej wymienionych w Załączniku nr 5.
2) Dokonywanie bieżącej oceny stanu technicznego słupów, opraw, linii napowietrznych i kablowych, oraz szaf oświetleniowych i infrastruktury komunalnej z wyposażeniem.
3) Samochodowe i piesze kontrole świecenia wszystkich opraw w porze świecenia – co najmniej raz na miesiąc - przyjęto 240 r-g/rok.
4) Pomiar skuteczności ochrony przeciwporażeniowej szafek oświetleniowych i infrastruktury komunalnej - przyjęto 123 szt/rok.
5) Pomiary rezystancji uziemienia szafek oświetleniowych i infrastruktury komunalnej - przyjęto 123 szt/rok.
6) Pomiar skuteczności zerowania szaf oświetleniowych i infrastruktury komunalnej - przyjęto 123 szt/rok.
7) Kontrola stanu technicznego drzwiczek wnęk słupowych słupów betonowych i stalowych – 2 razy w roku z potwierdzeniem kontroli wpisem do książki urządzeń oświetlenia.
8) Wymiana sodowych, rtęciowych i metalohalogenkowych źródeł światła lub stateczników w istniejących oprawach oświetleniowych - przyjęto wymianę do 1000 szt. źródeł światła lub stateczników różnych typów na rok. Maksymalny termin wymiany niesprawnych punktów świetlnych (źródeł światła, stateczników lub opraw) ustala się do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia telefonicznego, mailowego lub pisemnego.
9) Koszty dopuszczeń do pracy w technologii PPN przez Rejon Energetyczny – przyjęto 30 razy na rok.
10) Usuwanie wszelkiego rodzaju naklejek (ogłoszeń, reklam, itp.) umieszczonych na obudowach szaf oświetleniowych i zasilających infrastrukturę komunalną - przyjęto 123 razy na rok.
11) Obsługa zgłoszeń i reklamacji oraz przygotowywanie raportów dziennych i miesięcznych. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu, w każdy dzień roboczy do godz. 8.00, elektroniczną informację o rejestrze zgłoszonych i usuniętych awarii za poprzedni dzień lub dni wolne. Wykonawca do dnia 10–tego następnego miesiąca będzie dostarczał sprawozdanie z wykonanych w danym miesiącu zabiegów konserwacyjnych ryczałtowych.
12) Całodobowa praca dyżurna, w systemie pogotowia awaryjnego, wyposażonego w specjalistyczny sprzęt, do zabezpieczania zagrożeń powstałych na skutek m.in. awarii, kataklizmów, wypadków drogowych i działań wandalicznych związanych z obwodami oświetleniowymi i infrastrukturą komunalną oraz innych prac zabezpieczających wskazanych przez Zamawiającego – przyjęto 350 r-g/rok.
13) Obsługa sterowania oświetleniem ulicznym Gminy Miasta Ełk za pomocą „Systemu sterowania oraz zarządzania oświetleniem ulicznym i parkowym Gminy Miasta Ełk” opisanego w rozdziale IV – m.in. zdalna zmiana parametrów załączania i wyłączania oświetleniem ulicznym, monitoring działania szaf oświetleniowych oraz punktów świetlnych. Wykonawca musi znać i biegle posługiwać się programami sterowania oświetleniem ulicznym opisanymi w rozdziale V.
14) Codzienna kontrola poprawnego zapalenia się oświetlenia ulicznego w całym mieście za pomocą „Systemu sterowania oraz zarządzania oświetleniem ulicznym i parkowym Gminy Miasta Ełk” i potwierdzenie tego faktu za pomocą wysłanego sms na wskazany przez Zamawiającego nr telefonu, w czasie do 40 min. od momentu zapalenia się oświetlenia, w ramach całodobowej pracy dyżurnej.
15) W przypadku nie włączenia przez urządzenia sterownicze oświetlenia ulicznego w zaprogramowanym czasie, Wykonawca zobowiązany jest przybyć do urządzenia sterowniczego maksymalnie do 20 min. od uzyskania informacji z programu sterowania oświetleniem on-line, telefonicznej, ustnej, mailowej lub pisemnej i w możliwie krótkim czasie usunąć awarię i włączyć oświetlenie, w ramach całodobowej pracy dyżurnej.
16) W przypadku nie wyłączenia w dzień przez urządzenia sterownicze oświetlenia ulicznego lub parkowego, Wykonawca zobowiązany jest przybyć do urządzenia sterowniczego maksymalnie do 20 min. od uzyskania informacji z programu sterowania oświetleniem on-line, telefonicznej, ustnej, mailowej lub pisemnej i w możliwie krótkim czasie usunąć awarię i wyłączyć oświetlenie, w ramach całodobowej pracy dyżurnej.

Cena ryczałtu konserwacyjnego zawiera wykonanie robót konserwacyjnych razem z materiałami dotyczącymi źródeł światła sodowych, rtęciowych i metalohalogenkowych oraz stateczników.

1.5. Prace poza ryczałtowe, to prace mające zapewnić odtworzenie zdewastowanych lub wyeksploatowanych urządzeń, wykonanie zabiegów i prac eksploatacyjnych, uznanych za niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania instalacji oświetleniowej, w szczególności:
1) Prace obejmujące zadania o sprecyzowanym zakresie i terminie realizacji, objęte rozliczeniem po wykonaniu zadania. Roboty te mają zapewnić odtworzenie zdewastowanych lub wyeksploatowanych urządzeń, wykonanie zabiegów eksploatacyjnych terminowych, prac eksploatacyjnych uznanych przez odpowiedzialne służby Zamawiającego za niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania instalacji oświetleniowej.
2) W ramach robót zlecanych poza ryczałtem konserwacyjnym będą realizowane prace wskazane w Załączniku nr 3 do SWZ.
3) Prace konserwacyjne w instalacjach oświetleniowych zlecone przez zamawiającego zostaną objęte rozliczeniem na podstawie stawek jednostkowych załączonych do oferty (Załącznik nr 3 do SWZ).
4) W wycenach robót jednostkowych uwzględnić należy zabezpieczenie i oznakowanie miejsca pracy oraz odtworzenie terenu po robotach.

2. GWARANCJA - min. 12 miesięcy od podpisania umowy na roboty nie objęte ryczałtem.

1. Kryterium cena (Wc) :

a) Cena ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym (Wc1 ).
Oferta z najniższą ceną ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym otrzyma max. liczbę punktów – przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 35 - pozostałym ofertom przyznana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów.
Sposób punktacji za cenę ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym jest następujący:
Wc1 = Cn1/Cp1 x 35
Cn1 – najniższa oferowana cena ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym
Cp1 – cena ryczałtu konserwacyjnego w okresie 12 miesięcznym oferty porównywanej
Wc1 – wynik

b) Cena robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym w okresie 12 miesięcznym (Wc2 ).
Oferta z najniższą ceną robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym w okresie 12 miesięcznym otrzyma max. liczbę punktów – przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 25 - pozostałym ofertom przyznana zostanie proporcjonalnie mniejsza liczba punktów.
Sposób punktacji za cenę robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym w okresie 12 miesięcznym jest następujący:
Wc2 = Cn2/Cp2 x 25
Cn2 – najniższa oferowana cena robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym w okresie 12 miesięcznym
Cp2 – cena robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym w okresie 12 miesięcznym oferty porównywanej
Wc2 – wynik

c) Wynik w kryterium cena
Wc = Wc1 + Wc2

2. Kryterium: Za każdorazowe wykonywanie zadań dotyczących bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego, przy użyciu minimum 1 pojazdu elektrycznego w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1289), z wyłączeniem zadań z wykorzystaniem pojazdów specjalistycznych np. typu podnośnik koszowy (zwyżka), (We).

Oferta deklarująca każdorazowe wykonywanie zadań dotyczących bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego, przy użyciu 1 lub więcej pojazdów elektrycznych otrzyma max. liczbę punktów – przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 20.
Oferta deklarująca każdorazowe wykonywanie zadań dotyczących bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego przy użyciu 0 pojazdów elektrycznych otrzyma liczbę punktów 0.

3. Kryterium: Okres gwarancji dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym (Wg)

Oferta zawierająca gwarancję dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym powyżej 12 miesięcy otrzyma proporcjonalnie więcej punktów, przy czym max. liczba punktów w tym kryterium to 20 - okres oferowanej gwarancji należy określić w pełnych miesiącach.

Sposób punktacji za gwarancję dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym:
Wg = Gp/Gn x 20

Gp– okres gwarancji oferty porównywanej po odliczeniu okresu wymaganego tj. 12 miesięcy
Gn – najdłuższy oferowany okres gwarancji po odliczeniu okresu wymaganego tj. 12 miesięcy
Wg – wynik

Uwaga: W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę 12-miesięcznej gwarancji dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym, oferta otrzyma 0 pkt. w tym kryterium.
Gwarancja dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym udzielona na 60 miesięcy i więcej, będzie przyjęta do liczenia punktacji w tym kryterium jako 60 miesięcy.

Uwaga: minimalny wymagany okres gwarancji dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym to 12 pełnych miesięcy; oferta z gwarancją dla robót nie objętych ryczałtem konserwacyjnym poniżej 12 miesięcy będzie odrzucona jako niezgodna z treścią SWZ.

Za każdorazowe wykonywanie zadań dotyczących bieżącego utrzymania i remontów oświetlenia ulicznego i parkowego, przy użyciu minimum 1 pojazdu elektrycznego w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1289), z wyłączeniem zadań z wykorzystaniem pojazdów specjalistycznych np. typu podnośnik koszowy (zwyżka)

1. Przewiduje się możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie wynagrodzenia, w przypadku urzędowych zmian:
a) stawki podatku od towarów i usług,
b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
2. Wszelkie zmiany postanowień umowy dokonywane będą w formie aneksu obustronnie podpisanego.
3. Przewiduje się możliwość zmian terminów określonych w zleceniu zadań poza ryczałtowych w przypadku:
a) wystąpienia takich warunków atmosferycznych, które ze względów obiektywnych uniemożliwiają wykonanie robót zgodnie z specyfikacją techniczną konserwacji,
b) wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy skutkujących niemożnością dotrzymania określonych umową terminów. Terminy te mogą ulec przedłużeniu, nie więcej jednak, niż o czas trwania tych okoliczności,
c) wystąpienia awarii nie zawinionej czynnościami lub nie wynikającej z zaniechania czynności, do których Wykonawca był zobowiązany,
d) działań osób trzecich lub organów władzy publicznej, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji zamówienia,
4. Przewiduje się możliwość zmiany terminu dokonania naprawy zgłoszonych niesprawnych punktów świetlnych, powyżej 3 dni od daty zgłoszenia, w przypadku:
a) wystąpienia takich warunków atmosferycznych, które ze względów obiektywnych uniemożliwiają wykonanie robót zgodnie ze specyfikacją techniczną konserwacji,
b) wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy skutkujących niemożnością dotrzymania określonych umową terminów. Terminy te mogą ulec przedłużeniu, nie więcej jednak, niż o czas trwania tych okoliczności,
c) wystąpienia awarii nie zawinionej czynnościami lub nie wynikającej z zaniechania czynności, do których Wykonawca był zobowiązany,
d) działań osób trzecich lub organów władzy publicznej, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji zamówienia.