Kompleksowa usługa konferencyjna wraz z zapewnieniem noclegu i wyżywienia dla ROPS w Poznaniu w 2026 roku

13.1. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl.
13.2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
13.3. Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: ”Kompleksowa usługa konferencyjna wraz z zapewnieniem noclegu i wyżywienia dla ROPS w Poznaniu w 2026 roku” – znak sprawy: ROPS.XII.261.38.2026.
13.4. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący.
13.5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.
13.6. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
13.7. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o:
1) podpisie zaufanym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2025r. poz. 1703);
2) podpisie osobistym – należy przez to rozumieć podpis, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2025r. poz. 1753).
13.8. Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu elektronicznego:
1) zalecenia odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx, .xml) zaleca się podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES;
c) do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego zaleca się stosowanie algorytmu SHA-2 (lub wyższego).
2) zalecenia odnośnie podpisu zaufanego:
a) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 10 MB;
b) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAdES;
c) dokumenty sporządzone i przesyłane w formacie innym niż .pdf (np.: .doc, .docx, .xlsx) zaleca się podpisywać formatem XAdES.
3) zalecenia odnośnie elektronicznego podpisu osobistego:
a) maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 10 MB;
b) do dokumentów sporządzonych i przesyłanych w formacie .pdf zaleca się stosować podpis wewnętrzny (otoczony);
c) do dokumentów sporządzonych i przesyłanych w formacie innym niż .pdf zaleca się stosować podpis zewnętrzny lub otaczający.
13.9. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie z Platformy:
1) stały dostęp do sieci Internet;
2) posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail),
3) komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux,
4) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa - Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (Internet Explorer 10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera),
5) włączona obsługa JavaScript oraz Cookies.
Ze względu na ograniczenie w ilości znaków, dalszy ciąg znajduje się w SWZ

28.1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu z siedzibą ul. Nowowiejskiego 11, 61-731 Poznań, tel. (61) 85 67 300, fax (61) 85 15 635, e-mail: rops@rops.poznan.pl, adres na platformie ePUAP: ROPSPOZNAN.
28.2. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jej realizacja, a także udokumentowanie postępowania i jego archiwizacja.
28.3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – tj. realizacja obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp). Jeżeli w sytuacji rozstrzygnięcia zostanie zawarta umowa cywilnoprawna, przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
28.4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w ustawie Pzp; konsekwencje niepodania danych wynikają też z ustawy Pzp.
28.5. W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom wspierającym urząd w zakresie obsługi prawnej, technicznej i teleinformatycznej.
28.6. W przypadku zamówień publicznych realizowanych ze środków Unii Europejskiej, Państwa dane będą udostępniane instytucjom kontrolnym i zarządzającym funduszami europejskimi, o czym poinformujemy odrębnie.

28.7. Przysługują Państwu prawa:
1) na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do danych osobowych.
2) na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania i uzupełnienia danych osobowych, przy czym skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp; oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.
3) na podstawie art. 18 RODO – prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków wskazanych w art. 18 ust. 2 RODO (przechowywanie oraz przetwarzanie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.
4) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli w Państwa opinii przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny z prawem.
28.8. Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy Pzp, przepisów podatkowych, przepisów prawa cywilnego i przepisów o archiwach (w tym Instrukcji Kancelaryjnej i JRWA).
Wyznaczyliśmy Inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się telefonicznie – (61) 85 67 340 lub e-mailowo – iod@rops.poznan.pl

21.3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria oceny.
21.4. Zamawiający poprawi w ofercie:
1) oczywiste omyłki pisarskie,
2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
- niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
21.5. Jeżeli zaoferowana cena, lub jej istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zażąda od Wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny, lub jej istotnych części składowych. Wyjaśnienia mogą dotyczyć zagadnień wskazanych w art. 224 ust. 3 ustawy Pzp.
21.6. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy.
21.7. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
21.8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają rażąco niskiej ceny tej oferty.

12.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
12.2. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
1) postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
2) wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
3) ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
12.3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument ”Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału”, o którym mowa w pkt. 9.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.