Zakwaterowanie z wyżywieniem oraz wynajem sal konferencyjnych na szkolenie dla zawodowych rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w języku polskim i pisemnie. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/ oraz informacje zamieszczone
w zakładce „Centrum Pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani konieczności logowania. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia, określone w Regulaminie Platformy
e-Zamówienia oraz zobowiązuje się korzystając z Platformy e-Zamówienia do przestrzegania jego postanowień. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania
się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ oraz załączników do zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy
e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów
lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych, oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452). UWAGA: pliki przesyłane Zamawiającemu powinny odpowiadać formatom określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia
12 kwietnia 2012 r. w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zamawiający zaleca używanie formatów plików .PDF, .DOC, .DOCX, .RTF, .ODT, .JPG (.JPEG); do kompresji plików Zamawiający zaleca używania formatów .ZIP lub .7Z. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający
i Wykonawcy posługują się numerem sprawy SAMROP.II.260.10.2026.Informacje o środkach komunikacji elektronicznej oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych zawarte są w pkt 6 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO,
informujemy:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest jednostka organizacyjna Miasta Gdańska - Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Gdańsku z siedzibą w 80-432 Gdańsk ul. Konrada Leczkowa 1A.
2) W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się
z Inspektorem Ochrony Danych za pomocą adresu mopr-iod@gdansk.gda.pl lub pod adresem: Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie ul. Konrada Leczkowa 1A 80-432 Gdańsk.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówień publicznych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 18 i art.19 Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793).
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych dalej „ustawa Pzp”.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
8) Posiada Pani/Pan:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*,
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania
danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**,
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna
Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana jest niezgodne z prawem.
9) Nie przysługuje Pani/Panu:
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednej dwudniowej usługi obejmującej swym zakresem zapewnienie noclegów dla 140 osób: a) w pokojach jednoosobowych – w ilości
30 oraz b) w pokojach dwuosobowych – w ilości 55, w jednakowym standardzie oraz wyżywienia, zaplecza konferencyjnego, oprawy muzycznej w terminie 3-4.10.2026 r. (sobota-niedziela) zgodnie z poniższymi wytycznymi.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera zał. nr 1 do SWZ, projektowane postanowienia umowy zawiera zał. nr 4 do SWZ.

Na ofertę składa się formularz oferty, zgodny w treści z zał. nr 2 do SWZ oraz oświadczenie Wykonawcy, stanowiące zał. nr 3 do SWZ. 9.6) W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone odpowiednie pełnomocnictwo z określeniem jego zakresu w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w oryginale lub poświadczone za zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej przez mocodawcę lub notariusza.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 9.5) SWZ, składa każdy z Wykonawców.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

Zamawiający zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej Umowy w stosunku do treści oferty w zakresie:
1) terminu i sposobu wykonania w przypadku wystąpienia siły wyższej rozumianej jako zjawisko o charakterze zewnętrznym, nadzwyczajnym, któremu nie można zapobiec normalnymi środkami oraz za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, niemożliwym do przewidzenia i nieuchronnym, w tym zjawisko atmosferyczne, takie jak: pożar, – termin reali-zacji Umowy może ulec zmianie pod warunkiem potwierdzenia powyższego zjawiska dowodami.
2) wszelkich zmian Umowy, o ile konieczność ich wprowadzenia będzie wynikała ze zmian w obowiązujących przepisach prawa, które nastąpiły po dniu podpisania Umowy;
3) zmiany uzasadnione okolicznościami, o których mowa w art. 357¹ kodeksu cywilnego;
4) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, skutkujących brakiem możliwości realizacji Umowy zgodnie z OPZ – dopuszcza się zmianę sposobu realizacji lub terminu, pod warunkiem, że zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru Umowy;
5) w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług wartość należnego wynagrodzenia zostanie skorygowana o wartość należnego podatku poprzez dodanie do wartości netto wartości należnego podatku od towarów usług, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa – zmiana wynagrodzenia Wykonawcy (brutto);
6) zmniejszenie zakresu Przedmiotu Umowy w przypadku zgłoszenia mniejszej liczby uczestników o maksymalnie 5 osób i zmniejszenie wynagrodzenia Wykonawcy, przy czym Zamawiający gwarantuje Wykonawcy realizację zamówienia w pozostałym zakresie;
7) zmianę obiektu hotelowego wskazanego w ofercie pod warunkiem, że nowy obiekt spełnia wszystkie wymagania określone w OPZ, w szczególności w zakresie standardu, lokalizacji i infrastruktury, zmiana nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający wyrazi uprzednią zgodę na proponowaną zmianę.4. Każda zmiana postanowień Umowy musi być wprowadzona na piśmie pod rygorem nieważności, najpóźniej do upływu pierwotnego terminu realizacji.3. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek okoliczności mogących wiązać się z koniecznością zmiany treści Umowy, w szczególności wpłynąć na terminowość wykonania Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego na piśmie w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia wystąpienia tych oko-liczności pod rygorem nieuwzględnienia ich przez Zamawiającego. Wniosek o zmianę Umowy powinien zawierać co najmniej:
1) zakres proponowanej zmiany;
2) opis okoliczności faktycznych uprawniających do dokonania zmiany;
3) podstawę dokonania zmiany, to jest podstawę prawną wynikającą z przepisów prawa;
4) informacje i dowody potwierdzające, że zostały spełnione okoliczności uzasadniające dokona-nie zmiany Umowy.
6. Nie stanowią zmiany Umowy w rozumieniu art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych:
1) zmiana danych teleadresowych;
2) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy, np. osoby wy-znaczone do kontaktów lub odpowiedzialne za realizację Umowy;
3) udzielenie zamówień dodatkowych określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.