Obsługa logistyczna konferencji naukowo – technicznej „systemy rozpoznania i walki radioelektronicznej 2027 – kntwre ’27” – w odległości do 50 km od siedziby WAT

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym oferta, wszelkie wnioski, dokumenty, oświadczenia, zawiadomienia oraz informacje udostępniane i przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Za datę wpływu wniosków, dokumentów, oświadczeń, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformie.
2. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób, niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanej w SWZ.
3. Zainteresowany złożeniem oferty Wykonawca winien zapoznać się z aktualną Instrukcją dla Wykonawców dostępną na Platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego.
4. Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:
1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES;
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.
5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu elektronicznego:
1) rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wspieranej przez producenta;
2) uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej, koniecznie w wersji 32 bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny Platformy ezamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site
list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze;
3) należy zainstalować dedykowany komponent Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w Platformie ezamawiający. Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę;
4) przed uruchomieniem Platformy ezamawiający, w pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.
6. Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska znajdują się na stronie: https://oneplace.marketplanet.pl/przygotujstanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki.
7. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
8. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB w formatach: .pdf, .xls, .doc, .zip.
9. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:
1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

1) Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia w imieniu Zamawiającego obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 RODO względem osób fizycznych,
których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał (będą to w szczególności osoby fizyczne:
skierowane do realizacji zamówienia, podwykonawcy, podmioty udostępniające zasoby, pełnomocnicy, członkowie organów zarządzających). Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4 RODO),
2) Wykonawca zobowiązany jest również wypełnić w imieniu Zamawiającego obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO,
3) Obowiązek informacyjny, Wykonawca wypełni poprzez przekazanie osobom, o których mowa powyżej poprzez zapoznanie ich z treścią Rozdziału XXVI SWZ,
4) W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do złożenia oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO. Potwierdzenie wypełnienia obowiązku informacyjnego w imieniu Zamawiającego Wykonawca potwierdza poprzez akceptację w formularzu ofertowym Oświadczenia RODO.

Przedmiotem zamówienia jest obsługa logistyczna Konferencji Naukowo – Technicznej „Systemy Rozpoznania i Walki Radioelektronicznej 2027 – KNTWRE ’27” – w lokalizacji, której odległość od siedziby Zamawiającego nie przekracza 50 km. Konferencja ma się odbyć w obiekcie / hotelu o standardzie co najmniej 4 gwiazdki. Przewidywana liczba uczestników około 150 osób +/-10%.
W zakres zabezpieczenia logistycznego wchodzi:
− zakwaterowanie (oferta powinna zawierać dokładną lokalizację zakwaterowania i wyżywienie uczestników konferencji,
− zapewnienie bezpłatnego parkingu,
− zapewnienie odpowiedniej liczby sal konferencyjnych i pomieszczeń organizacyjnych, wyposażonych w sprzęt audiowizualny i umeblowanie.