Usługa organizacji i kompleksowej obsługi konferencji pn. „Forum rolnicze” składajacej się z trzech części

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert,
wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym
a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy do elektronicznej obsługi
zamówień publicznych zamawiającego (dalej Platforma), dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.logintrade.net/

1.Wymagania techniczne i
organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy opisane
zostały w instrukcji użytkowników pn. „Wymagania techniczne”, „Rejestracja wykonawcy na platformie” oraz „Udział w trybie
podstawowym bez negocjacji” na stronie: https://sejmik-kielce.logintrade. net/rejestracja/instrukcje.html
2.Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.
3.Złożenie oferty przez wykonawcę następuje poprzez prawidłowe jej złożenie na Platformie dostępnej pod adresem: https://sejmik-kielce.
logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html - w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym
postępowaniem. Złożenie oferty na nośniku danych lub w innej formie niż przewidziana powyżej (np. e-mail) jest niedopuszczalne. 4.
Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych
określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r.
w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz
środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020r. poz. 2452),
tj. formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9
listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram
Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych.
5.Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf.
W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatu .zip, .7Z.
6. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.
7.Wsparcie techniczne dla wykonawców zapewnia dział Helpdesk Logintrade:
tel.: 71 7873534; e-mail: helpdesk@logintrade.net.
8.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa
Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych
dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursie (dalej „rozporządzenie”) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie
podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
9.Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy,
pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt. 4 i 5, z uwzględnieniem
rodzaju przekazywanych danych.
10. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt. 9, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci
elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt. 4 i 5 lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej
przy użyciu Platformy.
11. Oferty, w tym, oświadczenia o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy,, składa się w formie elektronicznej (w postaci
elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w
postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 12. Pełna informacja dotycząca wymagań
technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawarta została w rozdz. VI
SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja, rekrutacja grupy docelowej, kompleksowa obsługa i realizacja konferencji pn. „Forum rolnicze” składającej się z trzech części.
2. Miejsce konferencji: I część – Staszów, II część – Jędrzejów, III część – Włoszczowa.
3. Liczba uczestników: 450 osób – po 150 osób na każdą część. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmniejszenia ilości uczestników.
4. W ramach usługi do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.:
rekrutacja grupy docelowej (uczestników konferencji w ilości 450 osób – po 150 dla każdej części).
- zarezerwowanie i opłacenie sal konferencyjnych;
- zapewnienie usługi cateringowej podczas każdej części konferencji;
- zapewnienie prelegentów/wykładowców na każdą część (część II i III, z uwagi na tą samą tematykę, może prowadzić ten sam prelegent/wykładowca);
- zapewnienie materiałów dydaktycznych.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.

1) Wypełniony i podpisany przez wykonawcę Formularz oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ. 2. Do oferty należy dołączyć: a) Wypełnione i podpisane Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w Dodatku nr 2 do SWZ. b) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. c) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. d) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

3 000,00 złotych (słownie złotych: trzy tysiące 00/100). 2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) gwarancjach bankowych; c) gwarancjach ubezpieczeniowych; d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j. Dz.U. 2025r., poz. 98). 3. Wadium musi być wniesione przez wykonawców przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert. 4. W przypadku wnoszenia wadium w formie pieniądza liczy się termin wpływu środków na konto zamawiającego (moment uznania konta zamawiającego). 5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy zamawiającego wg danych: Nazwa banku i nr konta zamawiającego: PKO Bank Polski SA - 09 1020 2629 0000 9002 0342 7002 Nazwa i adres zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie – Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce Tytuł wpłaty: Wadium – postępowanie na usługę organizacji konferencji pn. „Forum rolnicze”. Szczegółowe informacje zawarte są w rozdziale IX SWZ.

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają
pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj.
każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
4) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może
żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

umowy, w przypadku:
1) zmiany stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadkach strony mogą dokonać
niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami;
2) wystąpienia siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy,
a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawierania lub przewidziane, a niemożliwe do uniknięcia, np.
działania sił natury, epidemie, strajki, mobilizacja powszechna, wojna itp., których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają
wykonanie umowy zgodnie z jej treścią, Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę o
jej zaistnieniu oraz o ile będzie to możliwe, przedstawi niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające jej wystąpienie.
Obie Strony niezwłocznie od dnia otrzymania powyższej informacji uzgodnią tryb dalszego postępowania. Zmianie może
ulec termin wykonania umowy
o czas niezbędny na uwzględnienie powyższych zmian oraz sposób realizacji przedmiotu umowy.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Wykonawca lub Zamawiający wystąpi z wnioskiem o
dokonanie zmiany umowy, zawierającym stosowne uzasadnienie. Wniosek winien być złożony niezwłocznie i w formie
pisemnej.
3. Zamawiający lub Wykonawca po zapoznaniu się z uzasadnieniem i przy uwzględnieniu okoliczności sprawy dokona
oceny zasadności zmiany umowy.
4. Zmiany umowy mogą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.