Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie kaliskim - wyjazd kolonijny dla dzieci z pieczy zastępczej

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja wyjazdu kolonijnego dla 16 dzieci
w wieku od 8 do 15 lat, przebywających w pieczy zastępczej na terenie powiatu kaliskiego. Wyjazd ma trwać 7 dni i odbywa się w ramach projektu
nr FEWP.06.15-IZ.00-0003/23 pt.: „Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie kaliskim” w ramach Działania 6.15 Wsparcie rodziny i systemu pieczy zastępczej Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW).
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1) w koloniach uczestniczyć będzie 16 osób – dzieci przebywające w pieczy zastępczej na terenie powiatu kaliskiego.
2) Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia liczby uczestników
o maksymalnie 2 osoby.
3) czas trwania kolonii: 7 dni pobytowych (6 noclegów) w okresie między
06.07.2026 r. a 31.07.2026 r.
4) zamówienie obejmuje zapewnienie transportu uczestników z trzech lokalizacji: siedziby Zamawiającego, Domu Dziecka w Liskowie oraz Placówki Opiekuńczo-Wychowawczej im. Aniołów Stróżów w Ostrowie Kaliskim do miejsca odbywania się kolonii, a następnie ich powrót z miejsca kolonii do wskazanych punktów wyjazdu.
5) Miejsce odbywania kolonii: hotel/ośrodek wypoczynkowy położony
w miejscowości nadmorskiej lub nad jeziorem na terytorium Polski.
3. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zapewni uczestnikom:
1) wyjazd z pierwszego punktu do miejsca kolonii nie później niż po godzinie 8:00, a wyjazd z miejsca kolonii nie wcześniej niż przed godziną 14:00, autokarem lub busem z miejscami siedzącymi dla każdego uczestnika, klimatyzacją, pasami bezpieczeństwa oraz z aktualnymi badaniami technicznymi pojazdu;
2) transportu zastępczego o takim samym lub wyższym standardzie w ciągu nie dłuższym niż 4h od stwierdzenia awarii w przypadku jej wystąpienia;
3) zorganizowania pomocy przy rozładunku bagaży wychowanków z autokarów i przeniesienia ich do pokoi oraz załadunku tych bagaży na drogę powrotną;
4) pobyt w hotelu lub ośrodku wypoczynkowym dostosowanym do pobytu dzieci i młodzieży o standardzie odpowiadającym minimum wymogom określonym dla hoteli o kategoryzacji trzygwiazdkowej, zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r.
w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). Zamawiający wymaga, aby wszyscy uczestnicy zostali zakwaterowani w jednym budynku. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w formularzu oferty hotelu lub ośrodka wypoczynkowego przeznaczonego do realizacji usługi. Zmiana miejsca realizacji usługi po złożeniu oferty nie jest dopuszczalna.
5) Zamawiający wymaga, aby zaoferowany hotel/ośrodek wypoczynkowy spełniał następujące warunki:
a) obiekt położony nie dalej niż 700 m od plaży z kąpieliskiem strzeżonym,
b) budynek ogrodzony, monitorowany całodobowo;
c) wszystkie pokoje, sala świetlicowa mieszczą się w jednym budynku lub na terenie jednego ośrodka;
d) własna kuchnia i stołówka/restauracja na miejscu;
e) sala świetlicowa mogąca pomieścić wszystkich uczestników wyjazdu dostępna przez cały okres realizacji usługi;
f) możliwość korzystania bezpłatnie przez uczestników z gier typu tenis stołowy, bilard, „piłkarzyki”;
g) w każdym pokoju do dyspozycji uczestników musi zostać zapewniony komplet ręczników;
h) uczestnicy kolonii będą zakwaterowani w pokojach 2, 3 lub 4 osobowych
z podziałem na dziewczynki i chłopców.
i) każdy z pokoi musi posiadać powierzchnię jak w hotelach o kategorii min. 3*, własną łazienkę wyposażoną w toaletę, natrysk, umywalkę, lustro, kosz na śmieci, mydło;
j) pokój musi być wyposażony w jednoosobowe łóżka (nie dopuszcza się dostawek w postaci łóżek polowych, łóżek dwuosobowych, łóżek piętrowych), zestaw mebli: szafę, szafki lub stoliki nocne, stół/biurko, krzesła, lampki nocne, dostęp do co najmniej jednego wolnego gniazdka elektrycznego, lustro;
k) na terenie obiektu musi znajdować się miejsce na wspólne ognisko, teren zielony z ławkami, boisko.
4. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom całodziennego wyżywienia w trakcie pobytu, przy czym liczba i rodzaj posiłków w dniu przyjazdu oraz wyjazdu powinny być odpowiednio dostosowane do godzin przyjazdu i odjazdu.
5. Wyżywienie powinno obejmować trzy posiłki dziennie:
a) śniadanie: minimum jedno danie ciepłe; przekąski zimne; pieczywo jasne
i ciemne; napoje gorące; soki; owoce; warzywa;
b) obiad: dwudaniowy z deserem;
c) kolacja: minimum jedno danie ciepłe; przekąski zimne; pieczywo jasne
i ciemne, napoje gorące, soki, owoce, warzywa;
d) suchy prowiant na drogę powrotną.
6. Wykonawca zrealizuje program rekreacyjno-kulturalny, który będzie składał się z co najmniej:
a) wspólnego ogniska z pieczeniem kiełbasek, połączonego z zabawami integracyjnymi;
b) organizacji dyskoteki i karaoke;
c) wycieczki autokarowej do innej atrakcyjnej turystycznie miejscowości, organizowanej autokarem o standardzie co najmniej takim samym jak autokar zapewniony na przejazd uczestników na kolonie i z kolonii;
d) ponoszenia opłat za bilety wstępu do atrakcji przewidzianych w programie;
e) sportów drużynowych;
f) gier zespołowych;
g) zajęć profilaktycznych, dotyczących tematyki „Współdziałanie, komunikacja
i asertywność”. Zajęcia prowadzone będą przez osoby posiadające wykształcenie wyższe pedagogiczne, psychologiczne lub pokrewne;
h) organizacji konkursów i turniejów (np. sportowych, wiedzy, talentów);
i) zajęć na świeżym powietrzu;
j) wieczornych zajęć integracyjnych (np. quizy, kalambury, gry towarzyskie);
k) zajęć edukacyjnych o charakterze prozdrowotnym lub ekologicznym;
l) zabaw i animacji integrujących grupę oraz wspierających aktywne spędzanie czasu wolnego;
m) plażowania nad strzeżonym kąpieliskiem.
7. Zamawiający wymaga, aby program rekreacyjno-kulturalny miał charakter intensywny, zorganizowany i zróżnicowany oraz zapewniał uczestnikom aktywne zagospodarowanie czasu w ciągu każdego dnia trwania pobytu.
8. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy ubezpieczenia dla uczestników kolonii od następstw nieszczęśliwych wypadków na co najmniej 15 000,00 zł na osobę na czas trwania kolonii.
9. Wykonawca zobowiązany jest posiadać ważne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności przez cały okres realizacji zamówienia.
10. Wykonawca pokryje koszty opłaty klimatycznej.
11. Wykonawca zapewni kierownika kolonii oraz co najmniej dwóch opiekunów, zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży (Dz. U. z 2021 r. poz. 1548).
12. Przed podpisaniem umowy Zamawiający dokona weryfikacji osób wskazanych do pełnienia funkcji kierownika kolonii, opiekunów kolonii oraz osoby skierowanej do prowadzenia zajęć profilaktycznych w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich danych niezbędnych do przeprowadzenia tej weryfikacji.
13. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji usługi oraz do przekazywania jej Zamawiającemu nie później niż do ostatniego dnia lipca, przy czym dokumentacja ta obejmuje w szczególności listę obecności oraz sprawozdanie z przebiegu wyjazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedłożenia dodatkowych dokumentów w przypadku uzyskania stosownych wytycznych lub instrukcji od Instytucji Zarządzającej.
14. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji obowiązku informacyjno-promocyjnego oraz do oznaczania dokumentacji właściwymi logotypami unijnymi dotyczącymi programu, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji, przy czym wzory oznaczeń Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do 14 dni od dnia zawarcia umowy.
15. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego przekazywania koordynatorowi projektu, wskazanego w ust. I pkt 4 ppkt 2 SWZ informacji o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach oraz problemach związanych z realizacją projektu.
16. Wykonawca w oferowanej cenie uwzględnia wszelkie koszty niezbędne do realizacji przedmiotowego zamówienia.
17. Zamawiający nie określa wymagań związanych z realizacją zamówienia
w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy w okolicznościach,
o których mowa w art. 95 ustawy Pzp przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia.
18. Wspólny Słownik zamówień CPV:
55241000-1 - Usługi w zakresie ośrodków wypoczynkowych
55243000-5 - Usługi w zakresie obozowisk dla dzieci
55100000-1 - Usługi hotelarskie
55320000-9 – Usługi podawania posiłków
60130000-8 – Usługi w zakresie specjalistycznego transportu drogowego osób