Świadczenie usługi ochrony osób i mienia w budynku Polskiej Akademii Nauk w Pałacu Staszica przy ul. Nowy Świat 72 w Warszawie

1. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę wyłącznie poprzez Platformę przetargową – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
2. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału SWZ.
3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem:
https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html
4. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 800 - 1600.
5. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.
Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się w języku polskim, wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2024 r. poz. 1513), tj. poprzez Platformę przetargową pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html (zwanej dalej zamiennie Platformą przetargową), w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem niniejszego postępowania`
Ofertę składa się pod rygorem nieważności, zgodnie z wyborem Wykonawcy:
a) w formie elektronicznej (oznacza to postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub
b) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wyłącznie poprzez Platformę przetargową.
Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na platformie. Wykonawca posiadający konto na Platformie przetargowej https://pan.logintrade.net ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKiN, zp@pan.pl.
2. Kontakt do inspektora ochrony danych w Polskiej Akademii Nauk: iod@pan.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usługi ochrony osób i mienia w budynku Polskiej Akademii Nauk w Pałacu Staszica przy ul. Nowy Świat 72 w Warszawie” – znak sprawy BZP.26.5.2026, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej lub inne przepisy prawa lub umowy zawarte przez Zamawiającego. Ponadto dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom świadczącym obsługę administracyjno-organizacyjną administratora.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (a jeżeli czas trwania umowy przekracza cztery lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy) oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9. Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawarł umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
− zgodnie z art. 75 ustawy Pzp - w przypadku korzystania przez osobę z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1 - 3 RODO Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem, nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
− zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy Pzp skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp, ani naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
− zgodnie z art. 19 ust. 3 i art. 74 ust. 3 ustawy Pzp, wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. W przypadku gdy wniesienie takiego żądania spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
− w myśl art. 74 ust. 4 ustawy Pzp zasada jawności, o której mowa w art. 74 ust. 1 ustawy Pzp, ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w art. 74 ust. 3 i art. 18 ust. 3-6 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio:
• w odniesieniu do danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych jego pracowników, reprezentantów, współpracowników, podwykonawców, osób, którymi posługuje się przy realizacji zamówienia, osób, które udostępniają mu zasoby na potrzeby udziału w postępowaniu itp.).

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi ochrony fizycznej osób i mienia obiektu Polskiej Akademii Nauk, tj. „Pałacu Staszica” mieszczącego się przy ul. Nowy Świat 72 w Warszawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Zamawiający wymaga, aby osoby wykonujące czynności objęte Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, które zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2025 r., poz. 532) wymagają wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony, posiadały taki wpis. W szczególności, z uwagi na zakres obowiązków określony w szczegółowym Opisie przedmiotu zamówienia, koordynator/kierownik ochrony powinien posiadać wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej. Wymóg ten obejmuje także osoby wchodzące w skład grupy interwencyjnej oraz kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego. Każda osoba wpisana na listę kwalifikowanych pracowników ochrony lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie oraz psychologiczne potwierdzające zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania powierzonych zadań do pracy.
3. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.
4. Zamawiający, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy co najmniej dwóch osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca lub jego podwykonawca zatrudniał na umowę o pracę osoby wykonujące usługi ochrony, polegające na wykonywaniu czynności w zakresie bezpośredniej ochrony fizycznej osób i mienia (określone w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiący Załącznik nr 9 do SWZ), o ile nie są wykonywane przez osoby w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Wymóg ten nie dotyczy grup interwencyjnych.
5. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz w Projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 9 do SWZ).
6. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp.
7. Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest budynek Polskiej Akademii Nauk, tj. Pałac Staszica znajdujący się przy ul. Nowy Świat 72 w Warszawie.

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2025 r., poz. 532); 2) zdolności technicznej lub zawodowej: a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał lub wykonuje przez okres co najmniej 12 miesięcy co najmniej dwie usługi (dwie Umowy) ochrony osób i mienia w obiektach biurowych lub w obiektach użyteczności publicznej, o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto każdą z usług (Umów). W przypadku usług nadal wykonywanych, faktycznie zrealizowany zakres zamówienia na dzień składania ofert musi spełniać wymagania określone powyżej. Wykonawca musi potwierdzić ich należyte wykonanie umowy, poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów wystawionych przez Zamawiającego lub odbiorcę usługi. b) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się dysponowaniem lub będzie dysponował zespołem, co najmniej dwóch osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia jako pracownicy ochrony fizycznej, a każda z osób: • jest nieskazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne i posiadającymi zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań objętych zamówieniem, potwierdzoną odpowiednim zaświadczeniem lekarskim. UWAGA: Ze względu na konieczność sprawnego przemieszczania się po chronionym budynku Zamawiający wymaga aby osoby zatrudnione do bezpośredniej ochrony były w pełni sprawne fizycznie. • posiada przeszkolenie z zakresu stosowania przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2025 r., poz. 532) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681); • posiada zaświadczenie o przeszkoleniu BHP i ppoż.; • posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w ochronie w obiektach biurowych lub użyteczności publicznej; oraz dysponuje lub będzie dysponował jedną osobą – koordynatorem przewidzianym do organizacji i kierowania ww. pracownikami bezpośredniej ochrony, który musi posiadać: • wpis na prowadzoną przez Komendanta Głównego Policji Listę Kwalifikowanych Pracowników Ochrony Fizycznej; • posiadającymi zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań objętych zamówieniem, potwierdzoną odpowiednim zaświadczeniem lekarskim; • przeszkolenie z zakresu stosowania przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2025 r., poz. 532) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681); • posiada zaświadczenie o przeszkoleniu BHP i ppoż.; • posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w ochronie w obiektach biurowych lub użyteczności publicznej. c) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się: • dysponowaniem urządzeniami technicznymi (potencjałem technicznym) tj. posiadaniem stacji monitorowania alarmów, a także • posiadaniem co najmniej dwóch zmotoryzowanych grup interwencyjnych na terenie m.st. Warszawy.

2) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający żąda:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

1) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający żąda:
a) aktualną koncesję na działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób imienia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób imienia (Dz.U. z 2025 r., poz.532) potwierdzającą spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdz.VI ust.1 pkt 1 SWZ;
b) wykaz usług ochrony wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, przedmiotu, dat i miejsce wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawiane w okresie ostatnich 3 miesięcy. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 lit. a) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik Nr 4 do SWZ;
c) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 lit. b) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik Nr 5 do SWZ;
d) wykaz narzędzi i urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami - na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 lit. c) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik Nr 6 do SWZ.

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego (spółki cywilne/konsorcja) składają:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1 SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);
3) dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. a) SWZ składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;
4) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. b) SWZ składa wykonawca, który wykazuje spełnienie warunku udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę;
5) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 lit. c) i d) SWZ składa dowolny wykonawca/dowolni wykonawcy wykazujących spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę.
6) dokument, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 2 składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;
7) dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny wykonawca /dowolni wykonawcy, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
2. Działając na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach:
1) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia w ten sposób, że czynią wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z wymaganiami lub niemożliwym, przy czym zmiany umowy dokonane mogą być tylko w zakresie niezbędnym do dostosowania postanowień umowy do wprowadzonych przepisów prawa;
2) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony, przy czym zmiana umowy może polegać na wyeliminowaniu rozbieżności lub niejasności w umowie lub jednoznacznym sprecyzowaniu postanowień umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami;
3) zmiana terminów cząstkowych związanych z realizacją zamówienia:
a) gdy dochowanie terminu nie jest możliwe z uwagi na siłę wyższą, która ma bezpośredni wpływ na terminowość wykonania zamówienia (termin może ulec przedłużeniu o czas trwania siły wyższej);
b) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć (termin może zostać wydłużony o czas trwania tych okoliczności).
4) zmiana (przedłużenie) terminu końcowego umowy, w razie niewykorzystania pełnej kwoty, o której mowa w § 8 ust. 1 w okresie 24 miesięcy, nie dłużej jednak niż o 3 miesiące;
5) zmiana sposobu wykonania umowy w przypadku wystąpienia uzasadnionych przyczyn organizacyjnych lub technicznych;
6) w razie zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego, w tym zmiany lokalizacji lub godzin pracy Zamawiającego;
7) zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację Umowy:
a) w przypadku zaistnienia którejkolwiek z przesłanek wskazanych powyżej, jeżeli zmiana umowy będzie wiązała się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów przez Wykonawcę lub zaistnieniem oszczędności;
b) w przypadkach określonych w § 15 umowy.