Dostawa, wdrożenie oraz zapewnienie gwarancji systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD)

W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami (w szczególności składanie oświadczeń, dokumentów, zawiadomień, zapytań do SWZ), z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt 13.1 IDW odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem formularza Wyślij wiadomość dostępnego na platformie (po wybraniu postępowania).
W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód), jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód).
Niezbędne wymagania techniczne umożliwiające pracę na platformie zakupowej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 256 kbit/s,
2) przeglądarka internetowa EDGE, Chrome lub FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript,
akceptująca pliki typu „cookies”.
Szczegółowe informacje techniczne w zakresie korzystania z platformy znajdują się w Instrukcjach dla Wykonawców
udostępnionych na platformie (po wybraniu postępowania) w zakładce „Instrukcje” (na dole strony).
Oferta, oświadczenia i dokumenty powinny być sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tj. określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zalecane formaty sporządzania oświadczeń i dokumentów to: pdf, doc, docx, txt, xls, xlsx, jpg, natomiast zalecane formaty podające dane kompresji to: zip, 7Z.

1. 4.1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie, wdrożenie, oraz zapewnienie gwarancji aplikacji (systemu) elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), w tym administracja, utrzymanie, w ramach projektu InnoCUW GDN współfinansowanego ze środków Funduszy Europejskich dla Pomorza 2021–2027, działanie FEPM.05.06.;
2. Szczegółowy zakres zamówienia oraz warunki realizacji zostały określone w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do Rozdziału IV SWZ. Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 1 do Rozdziału V SWZ.

1. Zdolność zawodowa Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (dwa) zamówienia, z których każda obejmuje łącznie:
• dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD),
• wdrożenie systemu EOD dla co najmniej 150 użytkowników,
Uwaga:
a) Zamawiający nie dopuszcza sumowania liczby użytkowników z kilku różnych zamówień (umów) w celu wykazania spełniania powyższego warunku. Każde z 2 wykazywanych zamówień musi samodzielnie spełniać wszystkie ww. parametry minimalne.
b) Przez zamówienie należy rozumieć jedną umowę / kontrakt.

2. Zdolność zawodowa personelu Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje (skieruje do realizacji zamówienia) osobą legitymującą się minimalnym doświadczeniem zawodowym, tj.:
dysponuje Kierownikiem Projektu: osobą posiadającą doświadczenie w pełnieniu funkcji Kierownika Projektu (lub równorzędnej, np. Dyrektora Projektu), która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert realizowała co najmniej 2 (dwa) wdrożenia systemu klasy EOD / EZD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów / Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją).
Kierownik projektu powinien posiadać doświadczenie w:
a) zarządzaniu zakresem i harmonogramem wdrożenia systemu,
b) koordynacją zespołu projektowego,
c) analizie przedwdrożeniowej,
d) nadzorze nad testami i szkoleniami,
e) nadzorze nad uruchomieniem produkcyjnym.
Warunek ten zostanie uznany za spełniony, jeśli wskazana osoba pełniła funkcję Kierownika Projektu od początku do pomyślnego zakończenia / odbioru końcowego wdrożenia systemu EOD/EZD.
Definicja wdrożenia: Za wdrożenie systemu EOD / EZD uznaje się zakończenie pełnego cyklu (ana-liza, instalacja, konfiguracja, szkolenia, uruchomienie produkcyjne) systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów / Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają tę część zamówienia, do realizacji której te zdolności są wymagane.
4. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
5. Poleganie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby
5.1. Zgodnie z art. 118 ustawy Pzp, Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
5.2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5.3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (w przypadku, gdy Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu), składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
5.4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępniania Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby, przy wykonaniu zamówienia publicznego;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wykazane zdolności dotyczą.
5.5. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.
5.6. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:
a) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo
b) wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
5.7. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składnia ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
5.8. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 8.2 IDW, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
5.9. Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.3 IDW podmiotu, na zasoby którego powołuje się w celu uzyskania zamówienia, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

a. zmiana terminu realizacji umowy – gdy zaistnieje inna, niemożliwa wcześniej do przewidzenia okoliczność prawna, ekonomiczna, techniczna, lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości wykonania przedmiotu umowy w pierwotnie określonym terminie, w tym również: wystąpienie stanu nadzwyczajnego (np. stan wyjątkowy, wojenny, klęski żywiołowej); przyczyny niezależne od Zamawiającego i/lub Wykonawcy; opóźnienia wynikające z konieczności zatwierdzenia zmian przez Instytucję Pośredniczącą; opóźnienia leżące po stronie Zamawiającego (np. w przygotowaniu miejsca dostawy, odbiorze, decyzjach, płatnościach); konieczność wykonania zamówień dodatkowych niezbędnych do realizacji umowy, b. zmiana osób odpowiedzialnych za kontakty i nadzór nad realizacją przedmiotu umowy, c. wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy, d. zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana nr rachunku bankowego); e. zmiana nazw stron lub ich formy prawnej (przy zachowaniu ciągłości podmiotowości prawnej) danych teleadresowych lub osób wskazanych do kontaktów między Stronami; f. konieczność dostosowania realizacji przedmiotu umowy do zmian wynikających z rozporządzeń, dokumentów programowych, umowy o dofinansowanie, decyzji instytucji zarządzających lub przepisów prawa, g. konieczność dokonania uzasadnionych zmian w zakresie sposobu realizacji zamówienia, w tym zastosowania innych rozwiązań technicznych lub technologicznych, gdy pierwotne groziłyby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem umowy, h. pojawienie się nowych technologii pozwalających na zaoszczędzenie czasu, kosztów realizacji lub eksploatacji przedmiotu umowy, i. zmiana strony umowy – w przypadku wstąpienia innego podmiotu w prawa i obowiązki Wykonawcy, j. zmiana warunków i terminów płatności – w szczególności wynikających z rozliczeń projektów unijnych, k. konieczność usunięcia rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana umożliwi jednoznaczną interpretację postanowień przez strony, 2. Wartość wynagrodzenia określonego w umowie może ulec zmianie w przypadku: a. zmiany stawki podatku VAT lub innych podatków i opłat mających wpływ na koszt realizacji zamówienia – w zakresie, który na dzień zmiany nie został jeszcze rozliczony, b. ograniczenia zakresu rzeczowego przedmiotu umowy przez Zamawiającego ze względu na czynniki, których nie mógł przewidzieć – w takim przypadku wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie obniżone, c. zmiany przepisów prawa w sposób powodujący, że realizacja umowy na dotychczasowych zasadach groziłaby nadmierną stratą dla Wykonawcy. 3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony – pod rygorem nieważności. 4. Zmiany dotyczące umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, listy podwykonawców, lokalizacji przetwarzania danych, transferów poza EOG, zakresu dostępu serwisowego lub środków technicznych i organizacyjnych wymagają uprzedniej akceptacji Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej, chyba że umowa powierzenia przewiduje surowszą formę., a przetwarzanie lub udostępnienie danych poza EOG wymaga uprzedniej wyraźnej zgody Administratora oraz spełnienia wymogów rozdziału V RODO.