Kompleksowa obsługa informacyjna,promocyjna i komunikacyjna GMT w kanałach komunikacji tradycyjnej i cyfrowej,z uwzględnieniem mediów społecznościowych i organizacja wydarzeń promocyjno-informacyjnych

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej obsłudze informacyjnej, promocyjnej i komunikacyjnej Gminy Miasta Toruń w kanałach komunikacji tradycyjnej oraz cyfrowej, ze szczególnym uwzględnieniem mediów społecznościowych oraz organizacji wydarzeń promocyjno-informacyjnych.
2. W ramach przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 1.1. SWZ, Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania na rzecz Zamawiającego:
1) działań komunikacyjnych i medialnych, w tym:
a) redakcja i przygotowywanie treści przeznaczonych do publikacji w serwisie miejskim www.torun.pl , mediach społecznościowych,
b) realizacja produkcji materiałów: tekstowych i graficznych, wideo HD,
c) gromadzenie i przetwarzanie informacji pozyskanych od Zamawiającego oraz od miejskich jednostek organizacyjnych, spółek z udziałem Gminy Miasta Toruń oraz podmiotów współpracujących z Gminą Miasta Toruń tylko i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotowej umowy,
d) opracowywanie i redagowanie materiałów prasowych (artykuły, komunikaty, wywiady, reportaże, itp.),
e) wsparcie władz Miasta w zakresie współpracy z mediami – doradcze i operacyjne,
f) monitoring oraz dokumentowanie obecności Torunia w mediach tradycyjnych i cyfrowych. Sprawne reagowanie na zmiany istniejących trendów i zasad funkcjonowania poszczególnych kanałów;
2) obsługi cyfrowej i mediów społecznościowych, w tym:
a) administrowanie oficjalnymi kanałami Miasta Torunia w mediach społecznościowych:
 Facebook: https://www.facebook.com/MiastoTorun
 Instagram: https://www.instagram.com/torunpl/
 TikTok: https://www.tiktok.com/@miasto_torun
 YouTube https://www.youtube.com/mojTorun
b) prowadzenie kampanii informacyjnych i promocyjnych na kanałach społecznościowych w wymiarze:
 Facebook: 60 do 90 postów miesięcznie,
 Instagram: min. 20 postów miesięcznie,
 TikTok: min. 10 tiktoków + 2 influencerskie publikacje miesięcznie,
 YouTube: jedna wideorelacja miesięcznie z wydarzeń oraz 1–2 filmy turystyczno-promocyjne miesięcznie przygotowane w jakości UHD, o proporcjach 16:9, długości do 3 minut z napisami,
c) publikowanie codzienne postów (w tym w weekendy i święta) w godz. 7:00–21:00 (możliwość zmiany w sytuacjach kryzysowych). Samodzielne przygotowywanie i publikowanie postów (grafika+tekst), zróżnicowanych w zależności od platformy, w języku polskim, a w przypadku zapotrzebowania Zamawiającego, również w języku angielskim,
d) przygotowanie grafik/multimediów związanych z bieżącym prowadzeniem kanałów z zachowaniem spójnej, jednolitej linii graficznej zgodniej z wytycznymi Zamawiającego,
e) przygotowanie cotygodniowego harmonogramu publikacji z wyprzedzeniem m.in. 3 dni roboczych. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów. Zamawiający ma prawo do wniesienia poprawek w terminie 2 dni roboczych od otrzymania. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić uwagi Zamawiającego i dokonać poprawek w terminie 1 dnia roboczego, o ile Zamawiający nie wskaże dłuższego terminu lub strony nie ustalą innego terminu. Procedura będzie powtarzana do momentu uzyskania efektu, który będzie satysfakcjonował Zamawiającego i zostanie przez niego zaakceptowany. Materiały powinny być przedstawione do akceptacji Zamawiającego z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem lub w innym ustalonym przez Strony terminie,
f) przygotowanie i publikowanie treści nie uwzględnionych wcześniej w harmonogramie w przypadku powstania nagłego, wyjątkowego zapotrzebowania Zamawiającego. Treści powinny być przygotowane w mniej niż 4 godziny i po akceptacji Zamawiającego zamieszczone niezwłocznie lub w terminie ustalonym z Zamawiającym. W przypadku pojawienia się treści, o których mowa w zdaniu poprzednim, Wykonawca dokona odpowiedniej modyfikacji harmonogramu.
g) moderacja dyskusji oraz zapewnienie kontaktu w formule „help desk”, w porozumieniu z Zamawiającym, tj. wsparcie informacyjne dotyczące funkcjonowania miasta oraz Urzędu Miasta Torunia tak, aby użytkownik uzyskał pomoc lub otrzymał odpowiedź na zadane pytanie,
h) monitoring reakcji użytkowników oraz wzmianek na temat Zamawiającego i dyspozycyjność w sytuacjach kryzysowych (alerty, rekomendacje działań, publikacje kryzysowe po uzgodnieniu z Zamawiającym),
i) przygotowywanie i prowadzenie konkursów organizowanych w kanałach społecznościowych (koszt nagród w konkursach pokrywa Zamawiający),
j) stałe doradztwo w zakresie trendów i funkcjonowania kanałów social media;
3) płatnych działań informacyjnych (kampanii reklamowych), w tym:
a) realizacja miesięcznych kampanii reklamowych (liczba prowadzonych kampanii reklamowych będzie zależała od bieżących potrzeb Zamawiającego):
 Meta Ads, TikTok Ads, Google Ads (YouTube),
 minimalny czas trwania kampanii reklamowej (emisji i publikacji formatów reklamowych) będzie wynosił 1 dzień, a maksymalny 30 dni;
b) przygotowanie strategii, dobór formatów kampanii reklamowych,
c) przygotowanie kreacji oraz zaplanowanie kampanii reklamowych oraz jej ustawienie, a następnie przeprowadzenie na wybranym kanale Zamawiającego. Strony będą każdorazowo ustalały szczegóły kampanii reklamowych do 5. dnia każdego miesiąca za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w trakcie spotkania (ustalenia potwierdzane mailowo tego samego dnia lub kolejnego),
d) monitoring działań, optymalizacji kampanii reklamowych, raportowania ilościowe i jakościowe, poprzez przygotowanie raportów miesięcznych oraz doraźnie na żądanie Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany dostarczać Zamawiającemu raport w formie elektronicznej, do dnia 10 każdego miesiąca. Raporty powinny zawierać:
 liczbę postów na poszczególnych kanałach,
 statystyki zasięgów i reakcji na poszczególnych kanałach wraz z analizą,
 ewentualne wyjaśnienia w przypadku niezrealizowanych działań;
4) monitoringu i analizy, w tym:
a) codzienne monitorowanie mediów społecznościowych z użyciem dedykowanych narzędzi do analizy mediów społecznościowych,
b) przekazywanie „na bieżąco” Zamawiającemu informacji o wzmiankach i trendach istotnych z punktu widzenia miasta,
c) opracowanie kwartalnych raportów merytorycznych, statystycznych i rekomendacyjnych;
5) pozyskiwania treści i współpracy z Zamawiającym, w tym:
a) samodzielne wyszukiwanie informacji, przygotowywanie treści i materiałów, publikacja i udostępnianie każdorazowo po akceptacji Zamawiającego,
b) korzystanie z informacji udostępnianych przez Urząd Miasta oraz miejskie jednostki organizacyjne i spółki z udziałem Gminy Miasta Toruń oraz podmioty współpracujące z Gminą Miasta Toruń,
c) współpraca przy tworzeniu materiałów graficznych, multimedialnych, scenariuszy wydarzeń;
6) organizacji wydarzeń promocyjno-informacyjnych, tj. organizacji wydarzeń na żywo, w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach na terenie miasta Torunia, wspierających bieżącą działalność komunikacyjną Gminy Miasta Toruń, w tym:
a) konferencji prasowych, briefingów, spotkań informacyjnych w liczbie nie większej niż 5 razy w miesiącu – Wykonawca zobowiązuje się zorganizować wydarzenie w terminie od 2 do 5 dni od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego w zależności od rodzaju wydarzenia lub w innym ustalonym przez Strony terminie a w wyjątkowych sytuacjach w terminie nie dłuższym 3 godz. od zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego,
b) wydarzeń okolicznościowych z udziałem Prezydenta Miasta Torunia (np. rocznice, uroczystości miejskie, akcje społeczne, wydarzenia tematyczne) w liczbie nie większej niż 1 raz w miesiącu – Wykonawca zobowiązuje się zorganizować wydarzenie w terminie od 2 do 5 dni od zgłoszenia zapotrzebowania w zależności od rodzaju wydarzenia lub w innym ustalonym przez Strony terminie,
c) przygotowania i koordynacji wydarzeń, wskazanych w lit. a i b, w zakresie organizacyjnym i technicznym, tj. branding sali konferencyjnej (wystawienie roll-upów, ścianki promocyjnej itp. materiałów dostarczonych przez Zamawiającego), zapewnienie wsparcia w obsłudze multimedialnej (obsługa prezentacji, projektora itp.),
d) współpracy z innymi podmiotami pracującymi przy organizacji wydarzeń, wskazanych w lit. a i b, jeśli jest to konieczne, o czym Zamawiający będzie informował Wykonawcę z chwilą zgłoszenia zapotrzebowania na dane wydarzenie,
e) bieżący kontakt z uczestnikami wydarzeń oraz z mediami.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania stawiane Wykonawcy określają wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 6 do SWZ oraz OPZ stanowiący Załącznik Nr 7 do SWZ.
4. Termin wykonania zamówienia: 9 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.10.2025 r.