Usługa konferencyjna „Soja w Polsce – potencjał i perspektywy”

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 Ustawy PZP, za pośrednictwem elektronicznej platformy zakupowej pod adresem: https://ihar.eb2b.com.pl/ która spełnia wymagania opisane w art. 64 ustawy Pzp.
Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wy-danych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla reje-strów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247, z późn.zm.) Szczegóły określa SWZ rozdział 13-14.

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodne go przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi. Szczegółowe zapisy zawarto w załączniku nr 9 do SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowo-gastronomiczna z wynajmem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji konferencji naukowej pt. „Soja w Polsce – potencjał i perspektywy” w dniach 3-4 listopada 2026 r. Szacowana liczba uczestników 100 osób. 2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia został określony w Opisie Przedmiotu Zamówienia –
załącznik nr 1 do SWZ oraz w Projektowanych Postanowieniach Umowy – o załącznik nr 2 do SWZ.

1) nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 5 SWZ, 2) spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego na podstawie art. 112 ust. 2 ustawy Pzp. 2. Na dzień sporządzania SWZ dla danego przedmiotu zamówienia w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235) nie określono poziomów zdolności. 3. Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu: posiadanie zdolności technicznej lub zawodowej – warunek posiadania doświadczania: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 usługę konferencyjną polegającą na zapewnieniu miejsc noclegowych z wyżywieniem i zapewnieniem sal konferencyjnych dla co najmniej 50 osób.

a) oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 12 5 ust. 1 ustawy Pzp oraz o przynależności do grupy kapitałowej – wg załącznika nr 7 do SWZ, składa każdy z wykonawców występujących wspólnie oraz podmiot udostępniający zasoby, jeżeli dotyczy,

b) dokumenty w celu udowodnienia spełnienia przez Wykonawcę przesłanek, o których mowa w art. 110 ust. 2 ustawy Pzp (samooczyszczenie) – jeżeli dotyczy;

c) zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych Wykonawca (w tym wykonawca występujący wspólnie) lub podmiot udostępniający zasoby może złożyć – odpowiednio dla podmiotu, którego te środki dotyczą – certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.

wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; wymóg załączenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie nie dotyczy usług, dla których Zamawiającym był IHAR-PIB (wykaz usług wg załącznika nr 8 do SWZ).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale 7 ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje brak
podstaw do wykluczenia. 3. W odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale 7 ust. 4 pkt 1, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
4. Warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień i zdolności zawodowej (doświadczenia) winien spełniać jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wykonawcy łącznie (z zastrzeżeniem postanowień SWZ dotyczących udostępniania zasobów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp).
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o dzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp – zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ.

1)gdy dochowanie terminu realizacji obowiązku wynikającego z Umowy jest niemożliwe z uwagi na wystąpienie Siły wyższej określonej w § 11, która ma bezpośredni wpływ na terminowość wykonywania Przedmiotu Umowy; 2)w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć; 3)gdy konieczne okaże się przedłużenie terminu realizacji obowiązku wynikającego z Umowy, z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności w wypadku zmiany terminu Konferencji; - zakres zmiany: w oparciu o okoliczności określone w pkt 1 – 3 zmianie może ulec: (i) termin realizacji Konferencji poprzez jego wydłużenie jednak nie dłużej niż w przeciągu kolejnych 30 dni od pierwotnie oznaczonego ostatniego dnia Konferencji (za wyjątkiem pkt 1 powyżej gdy termin może być wydłużony o czas, w którym z uwagi na wystąpienie siły wyższej realizacja Umowa byłaby niemożliwa), (ii) Przedmiot Umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w pkt 1 – 3 powyżej i nie zmieniający ogólnego charakteru Umowy, (iii) sposób wykonania Przedmiotu Umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w pkt 1 – 3 powyżej (iv) wynagrodzenie poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie – zwiększenie nie więcej niż o 10% w stosunku do określonego w § 7 ust. 1; 4)w przypadku zmian obowiązujących w przepisach prawa, powodujących konieczność dokonania zmian w Umowie; 5)gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony; 6)konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawcą stroną, w tym instytucjami nadzorującymi lub finansującymi Zamawiającego, które mają bezpośredni wpływ na realizację Przedmiotu Umowy; 7)konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych, wymagań lub zaleceń, mających wpływ na Przedmiot Umowy, instytucji nadzorującej lub finansującej, w szczególności w zakresie sprawozdawczości; 8) zachowanie istniejących postanowień Umowy będzie niemożliwe wskutek decyzji lub innych rozstrzygnięć organów administracji; - zakres zmiany: w oparciu o okoliczności określone w pkt 4 – 8 zmianie może ulec: (i) termin realizacji Konferencji poprzez jego wydłużenie jednak nie dłużej niż w przeciągu kolejnych 30 dni od pierwotnie oznaczonego ostatniego dnia Konferencji (ii) Przedmiot Umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w pkt 4 – 8 powyżej i nie zmieniający ogólnego charakteru Umowy, (iii) sposób wykonania Przedmiotu Umowy w sposób dostosowujący go do zmian wynikających z okoliczności wskazanych w pkt 4 – 8 powyżej, (iv) wynagrodzenie poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie – zwiększenie nie więcej niż o 10 % w stosunku do określonego w § 7 ust. 1 (za wyjątkiem zmian w przepisach prawa w zakresie podatku VAT wówczas wynagrodzenie netto nie ulega zmianie, zmianie ulega wyłącznie wartość brutto umowy) ; 3. Strona wnioskująca o zmianę zobowiązana jest wskazać we wniosku wyczerpujące okoliczności uzasadniające zmianę oraz podstawę prawną zmiany. Wniosek wraz z uzasadnieniem winien być sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej. Niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 5 Dni roboczych od dnia otrzymania wniosku Strona otrzymująca zaakceptuje ... Ze względu na ograniczenie techniczne nie zamieszczono wszystkich informacji dotyczących zmiany umowy. Są one zawarte w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które są załącznikiem nr 2 SWZ.