Kompleksowa organizacja dwudniowego spotkania roboczego FEnIKS

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem: https://gunb.ezamawiajacy.pl, zwanej dalej „Platformą”.
2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawców w zakresie niniejszego postępowania jest bezpłatne, a w szczególności bezpłatne jest założenie i posiadanie konta oraz wykonywanie czynności Wykonawcy z zastosowaniem Platformy.
3. Wykonawca w celu złożenia oferty w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto na Platformie.
4. Zamawiający, na podstawie § 11 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, informuje że niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, określone zostały w Regulaminie, o którym mowa w ust. 5 pkt 3.
5. Ogólne zasady korzystania z platformy:
1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy pod adresem, o którym mowa w ust. 1, lub https://oneplace.marketplanet.pl,
2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony
o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta,
3) Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie dostępnym pod adresem internetowym:
https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin_ezamawiajacy oraz zobowiązuje się korzystając z Platformy przestrzegać postanowień tego Regulaminu,
4) Sposób korzystania z Platformy jest określony w Instrukcji dla Wykonawcy Platformy, dostępny pod adresem internetowym:
https://gunb.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=gunb&USER_MENU_HOVER=publicFilesList
Uwaga!
Wykonawca po raz pierwszy uczestniczący w postępowaniu/składający ofertę musi odpowiednio wcześniej dokonać rejestracji/rozpocząć proces składania i podpisywania oferty uwzględniając czas na rejestrację i jej weryfikację, proces złożenia oferty w tym konieczności ewentualnego uzyskania pomocy technicznej.
6. Do kompresji dokumentów Zamawiający dopuszcza formaty .zip i .7z. Rozmiar przesyłanego poprzez Platformę 1 pliku nie może przekroczyć 2 GB.
7. Do złożenia oferty wraz z załącznikami konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy aktualnego:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) podpisu zaufanego lub
3) podpisu osobistego .
8. Ofertę, oświadczenia, podmiotowe środki dowodowe oraz przedmiotowe środki dowodowe, sporządza się w postaci elektronicznej. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, .rtf, .jpg, .jpeg, ze szczególnym wskazaniem na .pdf; formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).

1. W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO , w związku z art. 88 ustawy wdrożeniowej , informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych.
2. Odrębnymi administratorami danych osobowych są:
1) Minister Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR), w zakresie w jakim pełni funkcję Instytucji Zarządzającej (IZ) Funduszami Europejskimi na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021-2027 (FEnIKS 2021-2027), z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa.
2) Centrum Unijnych Projektów Transportowych (CUPT), w zakresie w jakim pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej (IP) Funduszami Europejskimi na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021-2027 (FEnIKS 2021-2027) w ramach priorytetów/działań: Priorytet VIII Pomoc Techniczna, Działania FENX.8.01 Pomoc techniczna, z siedzibą Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa. Z administratorem można skontaktować się drogą elektroniczną poprzez adres e-mail cupt@cupt.gov.pl lub kierując korespondencję pisemną na adres: CUPT, Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa.
3) Beneficjent - Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, z siedzibą: ul. Krucza 38/42, 00-926 Warszawa,
4) Simplifae Poland S.A.. z siedzibą w Warszawie (02-672) przy ul. Domaniewskiej 49, jako Administrator Danych Osobowych Użytkowników Platformy eZamawiający, na której Główny Urząd Nadzoru Budowlanego prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działając pod adresem https://gunb.ezamawiajacy.pl.
3. Dane osobowe będziemy przetwarzać w związku z realizacją FEnIKS 2021-2027, w szczególności w celach związanych z realizacją projektu pn. Pomoc techniczna FEnIKS w ramach FNLC dla Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego na lata 2025-2029,
w tym: naboru, oceny, rozliczania, kontroli, realizacji obowiązków informacyjnych i promocyjnych oraz na potrzeby badań ewaluacyjnych, zarządzania, kontroli, audytu, sprawozdawczości i raportowania w ramach FEnIKS oraz spotkań organizowanych
w związku z realizacją projektu.
4. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji ww. celu. Odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań.
5. Będziemy przetwarzać dane osobowe w związku z tym, że:
1) zobowiązuje nas do tego prawo (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub wykonujemy zadania w interesie publicznym albo sprawujemy powierzoną nam władzę publiczną (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), a wszystkie te zobowiązania wynikają z poniższych przepisów prawa:
a) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej,
b) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1058 z 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności,
c) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012,
d) ustawa z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (ustawa wdrożeniowa)
e) ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego,
f) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

6. Przygotowujemy i realizujemy umowy, których stroną są osoby, których dane dotyczą, a przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do ich zawarcia i wykonania (art. 6 lit. 1 ust. b RODO).
7. Możemy przetwarzać następujące rodzaje danych:
1) dane identyfikacyjne, wskazane w art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej, w tym: imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej, firma i adres, login, numer telefonu, numer faksu, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) lub inne identyfikatory funkcjonujące w danym państwie, forma prawna prowadzonej działalności, wykształcenie, identyfikatory internetowe,
2) dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w projekcie, wskazane w art. 87 ust. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej, w tym: wynagrodzenie, formę i okres zaangażowania w projekcie, wymiar czasu pracy, stanowisko, data rozpoczęcia udziału w projekcie lub wsparciu, data zakończenia udziału w projekcie lub wsparciu, data założenia działalności gospodarczej, kod w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) założonej działalności gospodarczej, planowana data zakończenia edukacji
w placówce edukacyjnej, w której skorzystano ze wsparcia,
3) dane osób fizycznych widniejące na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków, wskazane w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy wdrożeniowej, m.in. kwota wynagrodzenia, numer rachunku bankowego, numer działki, gmina, obręb, numer księgi wieczystej, numer przyłącza gazowego, numer uprawnień budowlanych,
4) dane dotyczące wizerunku i głosu osób uczestniczących w realizacji FEnIKS
2021- 2027 lub biorących udział w wydarzeniach z nim związanych.
8. Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których one dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację FEnIKS 2021-2027, w tym w szczególności od podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków, partnerów, wykonawców.
9. Ponadto dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:
1) innym podmiotom, w tym ekspertom o których mowa w art. 80 ustawy wdrożeniowej, którym zleciliśmy wykonywanie zadań w FEnIKS 2021-2027,
2) Instytucji Audytowej, o której mowa w art. 71 rozporządzenia 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. którą w przypadku FEnIKS 2021-2027 jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej ,
3) instytucjom Unii Europejskiej (UE) lub podmiotom, którym UE powierzyła zadania dotyczące wdrażania FEnIKS 2021-2027,
4) podmiotom, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, np. dostawcom rozwiązań IT
i operatorom telekomunikacyjnym,
5) Ministrowi Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie jakim pełni funkcję Instytucji Zarządzającej FEnIKS 2021-2027,
6) Centrum Unijnych Projektów Transportowych w zakresie jakim pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej FEnIKS 2021-2027.
10. Będziemy przechowywać dane osobowe zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres realizacji umowy o dofinansowanie, w tym co najmniej przez okres 5 lat od 31 grudnia roku, w którym IP/IW dokona ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta z zastrzeżeniem postanowień umowy o dofinansowanie, które mogą przewidywać dłuższy termin przeprowadzania kontroli, a ponadto przepisów dotyczących pomocy publicznej i pomocy de minimis oraz przepisów dotyczących podatku od towarów i usług.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowego spotkania roboczego FEnIKS, zwanego dalej „spotkaniem”, dla 100 osób – pracowników Zamawiającego, Wojewódzkich Inspektoratów Nadzoru Budowlanego, Centrum Unijnych Projektów Transportowych, Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej oraz przedstawicieli innych Beneficjentów analogicznych projektów PT FEnIKS.
2. Na przedmiot zamówienia składa się zamówienie podstawowe, o którym mowa w ust. 3, oraz zamówienie objęte opcją, o którym mowa w ust. 4.
3. Realizacja zamówienia podstawowego, obejmuje realizację następujących zadań:
1) sala konferencyjna i dodatkowe powierzchnie na potrzeby organizowanego spotkania,
2) wyposażenie sali konferencyjnej i sprzętu technicznego wraz z niezbędną obsługą,
3) catering dla wszystkich uczestników spotkania wraz z niezbędną obsługą i infrastrukturą gastronomiczną,
4) noclegi,
5) oprawa muzyczna.
4. Zamówienie objęte opcją obejmuje tłumaczenie wszystkich sesji spotkania w dniach 29-30 września 2026 r. na język migowy PJM przez tłumacza/tłumaczy PJM.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym opis lokalizacji i wymagań obiektu, w którym zorganizowane zostanie spotkanie, znajduje się w:
1) Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ,
2) Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.
6. Do wykonania zamówienia Zamawiający wymaga w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy – zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), co najmniej jednej osoby, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2, w związku z § 7 ust. 2 pkt 2 Projektowanych postanowień umowy (Załącznik nr 1 do SWZ), tj. pełniącej funkcję koordynatora umowy, nieprzerwanie przez cały okres realizacji umowy.
7. Zamawiający, stosownie do art. 96 ustawy, wymaga:
1) w zakresie aspektów społecznych, aby Wykonawca lub podwykonawca w trakcie obowiązywania umowy przestrzegał zasad godnej pracy, tj. równego traktowania, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną,
2) w zakresie aspektów środowiskowych, w celu zminimalizowania negatywnego wpływu realizacji przedmiotu zamówienia na środowisko naturalne, aby wszystkie wykonane przez Wykonawcę lub podwykonawcę dokumenty przekazywane w formie papierowej spełniały warunki certyfikatu FSC lub innego równoważnego certyfikatu, tj. dokumentu wystawionego przez organizację niezależną od Wykonawcy lub podwykonawcy, upoważnioną do wystawiania dokumentu w kraju pochodzenia surowca
i potwierdzającego takie same warunki, jak określone w wymienionym certyfikacie FSC.

1. Zamówienie objęte opcją obejmuje tłumaczenie wszystkich sesji spotkania w dniach 29-30 września 2026 r. na język
migowy PJM przez tłumacza/tłumaczy PJM.
2. Zasady świadczenia zamówienia realizowanego w ramach opcji, będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji
całego zamówienia.
3. Zamawiający o skorzystaniu z opcji powiadomi Wykonawcę na piśmie, poprzez złożenie stosownego oświadczenia,
najpóźniej 5 dni przed rozpoczęciem spotkania.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta, zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w Rozdziale XXI SWZ, została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia w postępowaniu, tj.: oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych w art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 5 ustawy oraz w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy
w sprawie zamówienia publicznego.
2. Wspólników spółki cywilnej należy uznać za Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, każdy z Wykonawców składa odrębnie:
1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 1 SWZ,
2) podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale XI ust. 4 SWZ.

1. Szczegółowe warunki, na których Zamawiający zawrze umowę określone zostały w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian warunków zawartej umowy, w przypadkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.